PKPiR: jak rozliczyć składki na własne ubezpieczenie społeczne

W najbliższych tygodniach zamierzam otworzyć działalność gospodarczą w ramach tzw. samozatrudnienia. Nie będę zatrudniać pracowników ani osób na podstawie umów cywilnoprawnych. Zamierzam prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów. Z tego, co słyszałem, będę zobowiązany odprowadzać za siebie do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych:

- składki na ubezpieczenie społeczne,

- składki na ubezpieczenie zdrowotne,

- składki na Fundusz Pracy.

W jaki sposób ujmuje się składki na własne ubezpieczenie społeczne w podatkowej księdze przychodów i rozchodów? – pyta czytelnik.

Składki na własne ubezpieczenie społeczne samozatrudniony ujmuje w podatkowej księdze przychodów i rozchodów na podstawie dowodu wewnętrznego, do którego powinien być dołączony dowód zapłaty tych składek. Ale tylko wtedy, gdy zdecyduje się zaliczyć je w ciężar kosztów uzyskania przychodów. Jeżeli będzie odliczać składki od dochodu, to nie ujmuje ich w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Samozatrudnienie oznacza prowadzenie działalności gospodarczej przez osobę fizyczną (zgodnie z przepisami ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej) we własnym imieniu i na własny rachunek. W praktyce przedmiotem takiej działalności jest świadczenie określonych usług na rzecz jednego odbiorcy. Często odbiorcą usług jest dotychczasowy pracodawca lub podmiot z nim powiązany. Samozatrudniony nie zatrudnia pracowników ani innych osób na podstawie umów cywilnoprawnych, chyba że chodzi o czynności specjalistyczne (np. prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów). Od strony formalnej samozatrudniony jest traktowany jako osoba prowadząca pozarolniczą działalność gospodarczą.

Samozatrudnieni, tak jak pozostałe osoby prowadzące pozarolniczą działalność gospodarczą na obszarze Polski, podlegają

- obowiązkowo ubezpieczeniom: emerytalnemu , rentowemu i wypadkowemu,

- dobrowolnie ubezpieczeniu chorobowemu (art. 6 ust. 1 pkt 5, art. 8 ust. 6 art. 11 ust. 2, art. 12 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).

Uwaga! Jeżeli poza prowadzeniem pozarolniczej działalności gospodarczej samozatrudniony jest także pracownikiem (np. w innej firmie niż ta, na rzecz której świadczy usługi), to nie podlega obowiązkowo objęciu ubezpieczeniami: emerytalnym, rentowym i wypadkowym, z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej. Może się ubezpieczyć dobrowolnie na swój wniosek. Jeżeli jednak podstawa wymiaru składek na te ubezpieczenia z tytułu stosunku pracy jest niższa od kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę, tj. w 2015 r. od kwoty 1750 zł (np. osoba pracuje na pół etatu, a zarabia np. 1000 zł), to osoba taka podlega ubezpieczeniom także z tytułu samozatrudnienia (zob. art. 9 ust. 1 i 1a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych).

Przy minimalnej podstawie...

Wartości z tabeli (>patrz tabela) dotyczą sytuacji, gdy samozatrudniony przyjął minimalną podstawę wymiaru tych składek, tj. 60 proc. prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego przyjętego do ustalenia kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na rok 2015, czyli kwotę 2375,40 zł. W praktyce przedsiębiorcy, w tym samozatrudnieni, nie deklarują wyższej podstawy tych składek, dlatego w dalszej części artykułu będę się posługiwał tymi kwotami.

...a czasem jeszcze niższej

Pod pewnymi warunkami samozatrudniony może przez pierwsze lata prowadzenia działalności płacić niższe składki na ubezpieczenie społeczne.

Dla osób prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą na podstawie przepisów o działalności gospodarczej lub innych przepisów szczególnych, które:

- nie prowadzą lub w okresie ostatnich 60 miesięcy kalendarzowych przed dniem rozpoczęcia wykonywania działalności gospodarczej nie prowadziły pozarolniczej działalności,

- nie wykonują działalności gospodarczej na rzecz byłego pracodawcy, na rzecz którego przed dniem rozpoczęcia działalności gospodarczej w bieżącym lub poprzednim roku kalendarzowym wykonywały w ramach stosunku pracy lub spółdzielczego stosunku pracy czynności wchodzące w zakres wykonywanej działalności gospodarczej

– podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne dla tych osób w okresie pierwszych 24 miesięcy kalendarzowych od dnia rozpoczęcia wykonywania działalności gospodarczej może być obniżona do 30 proc. minimalnego wynagrodzenia (zob. art. 18a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).

Samozatrudniony, jeśli opłaca składki na ubezpieczenie społeczne wyłącznie za siebie, robi to nie później niż do dziesiątego dnia następnego miesiąca.

Jak rozliczyć

Podstawową formą rozliczenia składek opłaconych przez samozatrudnionego na własne ubezpieczenie społeczne jest odliczenie ich od dochodu. W ten sposób zmniejsza się podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym.

Z możliwości skorzystania z odliczenia od dochodu stanowiącego podstawę opodatkowania składek na ubezpieczenie społeczne mogą skorzystać zarówno samozatrudnieni opłacający podatek dochodowy według zasad ogólnych (skali podatkowej), jak i samozatrudnieni, którzy wybrali opodatkowanie podatkiem liniowym. Jednak różne przepisy ustawy o PIT regulują zasady tego odliczenia.

Czytelnik wybrał opodatkowanie według skali podatkowej. Podstawą obliczenia podatku jest w tym przypadku dochód po odliczeniu kwot składek określonych w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych zapłaconych w roku podatkowym bezpośrednio na własne ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe oraz wypadkowe podatnika oraz osób z nim współpracujących. Odliczenie nie dotyczy składek, których podstawę wymiaru stanowi dochód (przychód) zwolniony od podatku, oraz składek, których podstawę wymiaru stanowi dochód, od którego na podstawie przepisów ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku. Bez posiadania dokumentów potwierdzających opłacenie składek na ubezpieczenie społeczne nie jest możliwe ich odliczenie od dochodu. Trzeba tutaj mieć na uwadze, że sposób opłacenia tych składek określa ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych (patrz dalej).

Wydatki poniesione na składki na ubezpieczenia społeczne zapłacone w roku podatkowym bezpośrednio na własne ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe oraz wypadkowe podatnika może on odliczyć od dochodu, jeżeli nie zaliczył ich do kosztów uzyskania przychodów lub nie odliczył od przychodu na podstawie ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym albo nie zostały mu zwrócone w jakiejkolwiek formie (zob. 26 ust. 13a ustawy o PIT).

Nie da się przy stracie

Samozatrudniony musi pamiętać, że warunkiem odliczenia składek jest wystąpienie dochodu. Jeżeli dochód nie wystąpi (podatnik poniesie stratę), to odliczenie składek na ubezpieczenie społeczne nie będzie możliwe. Z kolei, jeżeli dochód będzie niższy niż kwota składek, to podatnik będzie mógł je odliczyć tylko do wysokości dochodu.

Przykład

Samozatrudniony prowadzi działalność gospodarczą od grudnia 2014 r. opodatkowaną na zasadach ogólnych (skala podatkowa). Nie uzyskuje żadnych innych dochodów opodatkowanych według skali podatkowej. W 2015 r. opłaca składki na ubezpieczenie społeczne w wysokości 166,79 zł miesięcznie (w wysokości właściwej dla nowych firm). Łącznie za 2015 r. opłacił składki w wysokości 2001,48 zł (166,79 zł x 12 m-cy).

Wariant I

Podatnik w 2015 r. poniósł stratę w wysokości 4700 zł.

Opłacone w 2015 r. składki na ubezpieczenie społeczne nie podlegają odliczeniu, gdyż nie wystąpił dochód.

Wariant II

Podatnik w 2015 r. uzyskał dochód w wysokości 1000 zł.

Odliczeniu od dochodu podlegają składki na ubezpieczenie społeczne do wysokości 1000 zł (podstawa opodatkowania wyniesie zatem zero zł), pozostała część opłaconych składek, tj. kwota 1 001,48 zł, nie podlega odliczeniu.

Wariant III