Jednym z licznych obowiązków o charakterze sprawozdawczym nałożonych na osoby prowadzące działalność gospodarczą, które są płatnikami, jest sporządzenie i przekazanie organom podatkowym na początku każdego roku deklaracji o podatkach pobranych za poprzedni rok podatkowy. Chodzi tu przede wszystkim o sporządzenie:
- deklaracji rocznej o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy (PIT-4R), którą składa się w terminie do końca stycznia, oraz
- informacji o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy, a także rocznego obliczenia podatku od dochodu uzyskanego przez podatnika (PIT-11 i PIT-40), które sporządza się w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym.
Od 2015 roku zmienione zostały zasady składania tych dokumentów. Przy czym zmiana ta dotyczy już dokumentów sporządzanych i przekazywanych przez płatników za rok 2014. Zgodnie bowiem z wprowadzonym do ustawy o PIT nowym art. 45ba ust. 1 deklaracje oraz roczne obliczenie podatku (wskazane w tym przepisie) składa się urzędowi skarbowemu za pomocą środków komunikacji elektronicznej zgodnie z przepisami ordynacji podatkowej. Takie dokumenty jak m.in. PIT-11, PIT-4R czy PIT-40 (roczne obliczenie podatku od dochodu uzyskanego przez płatnika) muszą być zatem przekazane elektronicznie.
Z obowiązku tego ustawodawca wyłączył jednak drobnych płatników. Osobom tym pozostawiono wybór. Mogą oni złożyć deklaracje i informacje drogą elektroniczną, ale nie muszą. Mianowicie zgodnie z art. 45ba ust. 2 ustawy o PIT deklaracje, informacje oraz roczne obliczenie podatku, w stosunku do których ustalony został elektroniczny obowiązek ich przesyłu, mogą zostać sporządzone i złożone w urzędzie skarbowym w formie papierowej, ale wyłącznie przez takich płatników, którzy są obowiązani sporządzić te dokumenty za dany rok dla nie więcej niż pięciu podatników. Możliwość pisemnego złożenia dokumentów zarezerwowana została dla płatników wskazanych w tym przepisie, wśród którym znaleźli się także płatnicy sporządzający druki PIT-11, PIT-4R czy też PIT-40.
