Zgodnie z art. 151 ordynacji podatkowej (dalej: o.p.) osobom prawnym oraz jednostkom organizacyjnym niemającym osobowości prawnej organ podatkowy doręcza pisma w lokalu ich siedziby lub w miejscu prowadzenia działalności – osobie upoważnionej do odbioru korespondencji.

Zgodnie zatem z wolą ustawodawcy, aby uznać doręczenie za prawidłowe, muszą zostać spełnione łącznie dwie przesłanki:

- właściwe miejsce doręczenia przesyłki, przy czym siedziba podmiotu oraz miejsce prowadzonej działalności traktowane są równorzędnie co do skutków doręczenia, ze względu na występującą między nimi alternatywę łączną; oraz

- doręczenie jej do rąk osoby uprawionej (wyrok WSA w Rzeszowie z 18 marca 2014 r., I SA/Rz 84/14).

Organ podatkowy doręcza pisma za pokwitowaniem przez pocztę, swoich pracowników lub przez osoby uprawnione. Jeśli jednak podany przez osobę prawną lub jednostkę organizacyjną niemającą osobowości prawnej adres jej siedziby nie istnieje lub jest niezgodny z odpowiednim rejestrem i nie można ustalić miejsca prowadzenia działalności, to pismo pozostawia się w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia.

Przechowywanie trwa 14 dni

Gdy danego pisma nie można doręczyć osobie upoważnionej do odbioru korespondencji w lokalu siedziby osoby prawnej lub w miejscu prowadzenia działalności, to zgodnie z art. 150 o.p. – operator pocztowy (w rozumieniu ustawy z 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe) przechowuje pismo przez 14 dni w swojej placówce pocztowej – w przypadku doręczania pisma przez operatora pocztowego lub też – w przypadku doręczania pisma przez pracownika organu podatkowego lub przez inną upoważnioną osobę – pismo składa się na okres 14 dni w urzędzie gminy (miasta). Adresata zawiadamia się dwukrotnie o pozostawaniu pisma w placówce pocztowej (gdy pismo doręcza operator pocztowy) albo w urzędzie gminy/miasta (gdy pismo doręcza pracownik organu podatkowego lub inna upoważniona osoba). Powtórne zawiadomienie następuje w razie niepodjęcia pisma w terminie siedmiu dni.

Nie każdy ma prawo

Operator pocztowy czy pracownik organu podatkowego, który doręcza pismo, nie może oddać tego pisma komukolwiek, kogo zastanie w firmie, ale tylko osobie do tego upoważnionej.

W interesie firmy jest zatem wyznaczenie osób, które będą odbierały wszelką korespondencję od organów podatkowych.

Gdy pismo zostało doręczone w firmie, to trudno jest udowadniać, że firma nie odebrała go w terminie. Tym bardziej że zaniedbanie ze strony pracownika firmy, który odebrał korespondencję od organu podatkowego (i wskutek tego zaniedbania nie złożono odwołania w ustawowo wskazanym terminie), nie jest okolicznością uzasadniającą brak winy ze strony firmy (wyrok WSA w Warszawie z 27 lipca 2011 r., III SA/Wa 610/11). To w gestii firmy leży kwestia uregulowania spraw związanych z odbiorem korespondencji i upoważnień dla konkretnych pracowników. Zgodnie z orzecznictwem sądowo-administracyjnym w przypadku doręczenia pisma pracownikowi firmy przyjmuje się domniemanie, że osoba, która dysponuje pieczęcią osobistą pracodawcy i która potwierdza odbiór korespondencji, jest osobą upoważnioną do odbioru pisma (wyrok WSA w Warszawie z 30 czerwca 2011 r., III SA/Wa 194/11). Kwestia doręczenia jest istotna, gdyż w przypadku np. doręczenia decyzji osobie nieuprawnionej decyzja ta nie może skutecznie wejść do obrotu prawnego.

Przykład

Zgodnie z art. 137 § 3 ordynacji podatkowej pełnomocnik zostaje skutecznie ustanowiony w danej sprawie, jeżeli złoży do akt sprawy pełnomocnictwo lub zgłosi swój udział w sprawie. Od tego momentu organ prowadzący postępowanie kieruje wszelkie pisma do strony za pośrednictwem pełnomocnika.

W toku czynności sprawdzających prowadzonych przez wójta gminy pełnomocnictwo dla Andrzeja Kowalskiego zostało złożone przez firmę X 2 stycznia 2015 r. podczas przeprowadzania tych czynności. Następnie organ podatkowy wszczął 12 stycznia 2015 r. postępowanie podatkowe w sprawie określenia podatnikowi wysokości zobowiązania podatkowego w podatku od nieruchomości za rok 2013. Po wszczęciu tego postępowania nie było składane żadne pełnomocnictwo, pełnomocnik nie zgłaszał udziału w sprawie. Oznacza to, że pełnomocnik ustanowiony w toku czynności sprawdzających nie jest pełnomocnikiem w postępowaniu podatkowym. Jest to odrębne postępowanie, w trakcie którego podatnik może ustanowić pełnomocnika. Decyzja organu podatkowego określająca wysokość zobowiązania podatkowego została doręczona tylko pełnomocnikowi. Pełnomocnik ten nie jest ustanowiony w sprawie. Decyzja nie została zatem doręczona stronie, a więc nie mogła skutecznie wejść do obrotu prawnego.

Bez pieczątki ani rusz

Korespondencję, która została odebrana w firmie przez osobę posiadającą firmową pieczątkę, uważa się za doręczoną w sposób prawidłowy (wyrok NSA z 17 maja 2006 r., I FSK 890/05). Jeśli zatem w firmie jest osoba, która podejmuje się odebrać pismo, a co więcej, potwierdza to dostępem do firmowych pieczęci, to doręczyciel nie powinien mieć zastrzeżeń co do jej upoważnienia do odbioru korespondencji (postanowienie NSA z 27 maja 2010 r., I FZ 179/10).

Doręczyciel powinien zatem sprawdzić, czy wystąpiły łącznie następujące przesłanki:

- znajduje się pod właściwym adresem,

- w firmie jest osoba upoważniona do odbioru korespondencji,

- osoba ta podjęła się oddania korespondencji,

- osoba ta potwierdziła odbiór korespondencji poprzez ostemplowanie pokwitowania odbioru i podpisanie wraz z datą odbioru.

Nie ma przeszkód, aby – w celu uniknięcia sytuacji problematycznych związanych z kwestią doręczenia firmie korespondencji od organów podatkowych – wskazać doręczycielowi listę osób upoważnionych do odbioru korespondencji. Takie pismo należy złożyć w urzędzie operatora pocztowego, wskazując imiennie osoby upoważnione do odbioru korespondencji w imieniu firmy.