Przechowywanie trwa 14 dni
Gdy danego pisma nie można doręczyć osobie upoważnionej do odbioru korespondencji w lokalu siedziby osoby prawnej lub w miejscu prowadzenia działalności, to zgodnie z art. 150 o.p. – operator pocztowy (w rozumieniu ustawy z 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe) przechowuje pismo przez 14 dni w swojej placówce pocztowej – w przypadku doręczania pisma przez operatora pocztowego lub też – w przypadku doręczania pisma przez pracownika organu podatkowego lub przez inną upoważnioną osobę – pismo składa się na okres 14 dni w urzędzie gminy (miasta). Adresata zawiadamia się dwukrotnie o pozostawaniu pisma w placówce pocztowej (gdy pismo doręcza operator pocztowy) albo w urzędzie gminy/miasta (gdy pismo doręcza pracownik organu podatkowego lub inna upoważniona osoba). Powtórne zawiadomienie następuje w razie niepodjęcia pisma w terminie siedmiu dni.
Nie każdy ma prawo
Operator pocztowy czy pracownik organu podatkowego, który doręcza pismo, nie może oddać tego pisma komukolwiek, kogo zastanie w firmie, ale tylko osobie do tego upoważnionej.
W interesie firmy jest zatem wyznaczenie osób, które będą odbierały wszelką korespondencję od organów podatkowych.
Gdy pismo zostało doręczone w firmie, to trudno jest udowadniać, że firma nie odebrała go w terminie. Tym bardziej że zaniedbanie ze strony pracownika firmy, który odebrał korespondencję od organu podatkowego (i wskutek tego zaniedbania nie złożono odwołania w ustawowo wskazanym terminie), nie jest okolicznością uzasadniającą brak winy ze strony firmy (wyrok WSA w Warszawie z 27 lipca 2011 r., III SA/Wa 610/11). To w gestii firmy leży kwestia uregulowania spraw związanych z odbiorem korespondencji i upoważnień dla konkretnych pracowników. Zgodnie z orzecznictwem sądowo-administracyjnym w przypadku doręczenia pisma pracownikowi firmy przyjmuje się domniemanie, że osoba, która dysponuje pieczęcią osobistą pracodawcy i która potwierdza odbiór korespondencji, jest osobą upoważnioną do odbioru pisma (wyrok WSA w Warszawie z 30 czerwca 2011 r., III SA/Wa 194/11). Kwestia doręczenia jest istotna, gdyż w przypadku np. doręczenia decyzji osobie nieuprawnionej decyzja ta nie może skutecznie wejść do obrotu prawnego.
Przykład
Zgodnie z art. 137 § 3 ordynacji podatkowej pełnomocnik zostaje skutecznie ustanowiony w danej sprawie, jeżeli złoży do akt sprawy pełnomocnictwo lub zgłosi swój udział w sprawie. Od tego momentu organ prowadzący postępowanie kieruje wszelkie pisma do strony za pośrednictwem pełnomocnika.
W toku czynności sprawdzających prowadzonych przez wójta gminy pełnomocnictwo dla Andrzeja Kowalskiego zostało złożone przez firmę X 2 stycznia 2015 r. podczas przeprowadzania tych czynności. Następnie organ podatkowy wszczął 12 stycznia 2015 r. postępowanie podatkowe w sprawie określenia podatnikowi wysokości zobowiązania podatkowego w podatku od nieruchomości za rok 2013. Po wszczęciu tego postępowania nie było składane żadne pełnomocnictwo, pełnomocnik nie zgłaszał udziału w sprawie. Oznacza to, że pełnomocnik ustanowiony w toku czynności sprawdzających nie jest pełnomocnikiem w postępowaniu podatkowym. Jest to odrębne postępowanie, w trakcie którego podatnik może ustanowić pełnomocnika. Decyzja organu podatkowego określająca wysokość zobowiązania podatkowego została doręczona tylko pełnomocnikowi. Pełnomocnik ten nie jest ustanowiony w sprawie. Decyzja nie została zatem doręczona stronie, a więc nie mogła skutecznie wejść do obrotu prawnego.
