Rz: Od nowego roku firmy będące płatnikami PIT dla więcej niż pięciu podatników będą musiały wysyłać deklaracje podatkowe wyłącznie w formie elektronicznej. O czym powinny pomyśleć w pierwszej kolejności, szykując się do tej elektronicznej rewolucji?
Marcin Sidelnik: Samo wypełnianie i wysyłanie deklaracji elektronicznych nie będzie się wiele różniło od tego, co się upowszechniło w ostatnich latach, czyli wysyłania np. rocznego zeznania PIT w formie interaktywnego formularza PDF czy też poprzez plik XML w systemie e-deklaracje. Jednak, o ile przeciętny podatnik zwykle dla swojej identyfikacji używa kwoty przychodu z rozliczania za poprzedni rok, o tyle płatnicy będą musieli używać tzw. kwalifikowanego podpisu elektronicznego, nabytego od właściwej instytucji certyfikującej. Takich instytucji jest w Polsce pięć. Oprogramowanie i oprzyrządowanie do używania takiego podpisu można zamówić elektronicznie, wypełniając specjalne formularze na stronach internetowych tych instytucji. Aby sfinalizować transakcję, trzeba się pojawić osobiście w punkcie obsługi klienta instytucji certyfikującej. To może być uciążliwe, ale jest konieczne w celu stwierdzenia tożsamości nabywającego. Po nabyciu podpisu i instalacji na komputerze należy też przesłać do urzędu skarbowego pełnomocnictwo dla osoby w firmie, która będzie podpisywała deklaracje podpisem elektronicznym. W praktyce może to być np. główny księgowy firmy. Takiego zgłoszenia dokonuje się na formularzu UPL-1.
Jak wygląda sytuacja firm, które są rozliczane przez zewnętrzne biura rachunkowe albo przez doradców podatkowych?
Tu sytuacja jest o wiele prostsza, bo w praktyce już od dawna większość takich biur czy doradców jest wyposażona w kwalifikowany podpis elektroniczny, którego używa, wysyłając rozmaite deklaracje podatkowe w imieniu swoich klientów. Upoważnienie dla takiego podmiotu również składa się w urzędzie skarbowym na formularzu UPL-1.
Nowe „elektroniczne" obowiązki dotyczą m.in. deklaracji PIT-4R, PIT-8AR, IFT-3/IFT-3R, które należy złożyć do końca stycznia. Czy zatem wystarczy zaopatrzyć się w oprogramowanie i odpowiednie urządzenia tuż przed tą datą? Czy trzeba być gotowym na 1 stycznia?
Na elektroniczny system wysyłania deklaracji przechodzi teraz wiele firm, należy się więc liczyć z wolniejszym niż zwykle załatwianiem zarówno podpisu elektronicznego, jak też wprowadzaniem zgłoszeń UPL-1 do odpowiednich systemów w urzędach skarbowych. Dlatego, choć nie trzeba być gotowym już na 1 stycznia, warto rozpocząć przygotowania wcześniej. Niestety, na razie nie ma możliwości sprawdzenia przez system e-podatki, czy upoważnienie już zostało wprowadzone do systemu, a więc czy osoba wskazana do podpisywania elektronicznym podpisem deklaracji u płatnika zaistniała w systemie e-deklaracje. Zwykle trwa to od jednego do maksymalnie trzech–czterech dni od złożenia UPL-1 i można to sprawdzić w lokalnym urzędzie skarbowym jedynie telefonicznie lub osobiście.
—rozm. Paweł Rochowicz
