Ewidencja sprzedaży przy zleceniu biuru rachunkowemu prowadzenia pkpir

Zamierzam od grudnia 2014 r. rozpocząć działalność gospodarczą w zakresie projektowania wnętrz (jedno biuro). Chciałabym świadczyć usługi na rzecz firm (projektowanie wnętrz biur, sklepów itd.) oraz na rzecz ludności (projektowanie wnętrz mieszkań). Prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów planuję zlecić biuru rachunkowemu. Czy muszę w swoim biurze prowadzić jakieś ewidencje? – pyta czytelniczka.

Szczegółowe zasady prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów określa rozporządzenie ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (tekst jedn. DzU z 2014, poz. 1037), zwane dalej rozporządzeniem.

Zgodnie z § 8 ust. 1 rozporządzenia, jeżeli na zlecenie podatnika prowadzenie księgi zostało powierzone biuru rachunkowemu, to podatnik jest obowiązany:

1) w terminie siedmiu dni od dnia zawarcia umowy z biurem rachunkowym zawiadomić o tym naczelnika urzędu skarbowego, któremu zostało złożone zawiadomienie o prowadzeniu księgi, wskazując nazwę i adres biura, miejsce (adres) prowadzenia oraz przechowywania księgi i dowodów związanych z jej prowadzeniem;

2) prowadzić w miejscu wykonywania działalności ewidencję sprzedaży, z zastrzeżeniem § 8 ust. 3 rozporządzenia, a w razie wykonywania działalności określonej w § 6 rozporządzenia (tj. działalności kantorowej lub prowadzenia lombardów) – także ewidencje, o których mowa w tym przepisie.

Biuro rachunkowe oznacza przedsiębiorcę uprawnionego na podstawie odrębnych przepisów do prowadzenia ksiąg, który na podstawie umowy zawartej z podatnikiem świadczy usługi w tym zakresie (zob. § 3 pkt 5 rozporządzenia).

Niezbędne dane

Zlecając prowadzenie księgi przychodów i rozchodów biuru rachunkowemu, czytelnik powinien prowadzić w miejscu wykonywania działalności ewidencję sprzedaży (interpretacja Urzędu Skarbowego w Płocku z 25 lipca 2006 r., 1419/UPO-415-126/06/AS). Jest obowiązany ją zbroszurować i kolejno ponumerować jej karty. Ewidencja powinna zawierać co najmniej następujące dane: numer kolejny wpisu, datę uzyskania przychodu nieudokumentowanego fakturami, rachunkami oraz kwotę tego przychodu (§ 8 ust. 2 rozporządzenia).

Inaczej dla stosujących kasy fiskalne

Obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży nie dotyczy podatników, którzy ewidencjonują obrót przy zastosowaniu kas rejestrujących w rozumieniu przepisów ustawy o VAT (§ 8 ust. 3 rozporządzenia).

Podatnicy realizujący sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz na rzecz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących (art. 111 ust. 1 ustawy o VAT). Niektórzy podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz ludności mogą korzystać ze zwolnienia z obowiązku stosowania kas rejestrujących. To zagadnienie nie jest tematem artykułu, więc wskażę jedynie, że w latach 2013–2014 r. zasady i warunki korzystania ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania obrotu za pomocą kas fiskalnych określa rozporządzenie ministra finansów z 29 listopada 2012 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (DzU z 2012 r., poz. 1382).

Jeżeli zatem podatnik rejestruje obrót za pomocą kasy fiskalnej, to nie musi prowadzić ewidencji sprzedaży, mimo że zlecił prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów biuru rachunkowemu (interpretacja Drugiego Urzędu Skarbowego w Opolu z 16 czerwca 2005 r., PD-I/415-06/KS/05).

Przychody podlegające VAT w odrębnej kolumnie

Podatnicy korzystający ze zwolnienia od podatku od towarów i usług, jeżeli nie prowadzą odrębnej ewidencji sprzedaży, o której mowa w art. 109 ust. 1 ustawy o VAT, mogą w ewidencji sprzedaży w odrębnej kolumnie wykazywać przychody podlegające opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług oraz łączną kwotę dziennej sprzedaży wynikającą z faktur, nie później jednak niż przed zrealizowaniem sprzedaży w dniu następnym (§ 8 ust. 4 rozporządzenia).

Przykład

Adam Kwiatkowski rozpoczyna działalność gospodarczą 1 grudnia 2014 r. Będzie świadczyć usługi zarówno na rzecz firm, jak i dla ludności. Prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów zleci biuru rachunkowemu.

Wariant I: Pan Adam korzysta ze zwolnienia z obowiązku stosowania kas fiskalnych i nie założył kasy fiskalnej. Powinien więc założyć w miejscu prowadzenia działalności gospodarczej ewidencję sprzedaży.

Wariant II: Pan Adam od 1 grudnia 2014 r. zainstalował i zafiskalizował kasę rejestrującą. Oznacza to, że nie musi zakładać ewidencji sprzedaży w miejscu prowadzenia działalności gospodarczej.

Jeżeli zatem czytelnik chciałby uniknąć obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży, to powinien od początku działalności rejestrować sprzedaż za pomocą kasy fiskalnej. Powinien to jednak dobrze przemyśleć, gdyż prowadzenie ewidencji sprzedaży, jeżeli czytelnik nie musi instalować kasy fiskalnej, może okazać się korzystniejsze niż rejestracja obrotu za pomocą kasy fiskalnej.

Wyłączenie dla wystawiających faktury

Podatnicy mogą wprowadzać wpisy do księgi na zasadach określonych w § 30 ust. 1 rozporządzenia pod warunkiem prowadzenia równocześnie ewidencji sprzedaży. Warunek ten nie dotyczy podatników, u których sprzedaż jest dokumentowana wyłącznie fakturami (§ 30 ust. 3 rozporządzenia).

Konieczność prowadzenia ewidencji sprzedaży wyłączona jest zatem również w sytuacji, gdy podatnik dokumentuje sprzedaż wyłącznie fakturami. Wyłączenie to ma jednak zastosowanie tylko do sytuacji, gdy podatnik samodzielnie prowadzi księgę, a jedynie zapisów w niej dokonuje na zasadach przewidzianych dla biur rachunkowych (interpretacja Urzędu Skarbowego w Płocku z 25 lipca 2006 r., 1419/UPO-415-126/06/AS). Zastosowanie ścisłej wykładni tego przepisu oznacza, że nie znajdzie on zastosowania do czytelnika, jeżeli powierzy on prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów biuru rachunkowemu.

Na podstawie dostarczonych dowodów

W razie prowadzenia księgi przez biuro rachunkowe zapisy są dokonywane w porządku chronologicznym na podstawie dowodów, o których mowa w § 12–16 rozporządzenia (m.in. faktury, faktury VAT RR, rachunki, dokumenty celne, noty księgowe, dowody opłat pocztowych i bankowych, dowody wewnętrzne), oraz sum miesięcznych przychodów wynikających z ewidencji sprzedaży lub danych wynikających z zestawień miesięcznych. Dokumenty te muszą być przekazywane przez podatnika zgodnie z postanowieniami umowy łączącej go z biurem rachunkowym, w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do 20. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni (§ 30 ust. 1 rozporządzenia).

Przykład

Znany nam z poprzedniego przykładu pan Adam Kwiatkowski powinien przekazywać do biura rachunkowego dowody, o których mowa w § 12–16 rozporządzenia (m.in. faktury, faktury VAT RR, rachunki, dokumenty celne, noty księgowe, dowody opłat pocztowych i bankowych, dowody wewnętrzne), a także:

Wariant I: w sytuacji, gdy korzysta ze zwolnienia z obowiązku stosowania kas fiskalnych i nie założył kasy fiskalnej – prowadzoną w miejscu prowadzenia działalności gospodarczej ewidencję sprzedaży za poszczególne miesiące prowadzenia działalności,