W przypadku zwrotu towaru czy uznania reklamacji podatnik musi utrwalić takie zdarzenie w formie pisemnej.
Zgodnie z § 3 ust. 3 rozporządzenia ministra finansów ?z 14 marca 2013 roku w sprawie kas rejestrujących (DzU ?z 2013 r., poz. 363) podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy użyciu kas fiskalnych nie ewidencjonują zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług. Przy czym takie zwroty, które skutkują oddaniem nabywcy całości lub części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży, ujmuje się w odrębnej ewidencji. Ewidencja taka powinna zawierać nie tylko podstawowe informacje w zakresie rodzaju, ilości czy wartości towaru, ale również dokument potwierdzający przyjęcie takiego zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi. Takim dokumentem jest protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi, który musi być podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.
W sytuacji zwrotu towarów ?i uznania reklamacji towarów ?i usług skutkujących zwrotem całości lub części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży, podatnik ma obowiązek sporządzić protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi. Dokument taki musi zostać podpisany zarówno przez sprzedawcę, jak i nabywcę. Jest to bowiem potwierdzenie, że nastąpiło takie zdarzenie, które spowodowało korektę.
Zgodnie bowiem z § 3 ust. 4 pkt 7 ww. rozporządzenia zwroty towarów i uznane reklamacje ujmuje się w ewidencji, która zawiera m.in. protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.
