Zwolnienie z PIT: zasady rozliczania podróży służbowych zleceniobiorców

Odbywanie podróży w celu wykonania konkretnych zadań czy obowiązków nie jest wyłącznie domeną pracowników. W praktyce coraz częściej podróżują osoby wykonujące określone czynności na podstawie typowych umów cywilnoprawnych (np. zlecenia, o dzieło). Osoby te również mogą ponosić koszty związane z podróżują (analogiczne do tych ponoszonych przez pracowników). Tych osób również może dotyczyć kwestia zwrotu tych kosztów oraz ujęcia zwracanych wydatków na gruncie PIT.

Liczy się cel poniesienia

Zgodnie z ustawą o PIT zwolnienie z podatku odnosi się także do diet oraz innych należności za czas podróży (już bez przymiotnika „służbowa") osoby niebędącej pracownikiem i stosuje się  je do wysokości określonej ?w odrębnych ustawach lub przepisach rozporządzenia ?o podróżach służbowych. ?W tym sensie zwolnienie z podatku dla zleceniobiorców ma taki sam (limitowany) charakter jak w przypadku pracowników, przy czym limity (zakres) zwolnienia są takie same.

Inaczej jednak niż przy podróżach służbowych zwolnienie to jest dodatkowo uzależnione od spełnienia określonych warunków. Warunki zastosowania zwolnienia to – w najczęściej spotykanej sytuacji – poniesienie kosztów podróży w celu osiągnięcia przychodów oraz niezaliczenie tych kosztów do kosztów uzyskania przychodów. Przepisy nie wskazują przy tym jednoznacznie, o czyje przychody i koszty uzyskania przychodów chodzi (zleceniodawcy czy zleceniobiorcy). Kwestia ta była w przeszłości przedmiotem dyskusji i rozbieżnych stanowisk organów podatkowych i sądów.

W wydawanych ostatnio interpretacjach organy akceptują pogląd, zgodnie z którym warunkiem zastosowania zwolnienia z PIT jest, aby omawiane koszty były ponoszone w celu osiągnięcia przychodów przez zleceniodawcę oraz aby nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów przez zleceniobiorcę.

Ważne! W przypadku podróży zleceniobiorców nieprowadzących działalności gospodarczej kwoty diet i należności za czas podróży – w zakresie, w jakim nie są zwolnione z PIT – są dla zleceniobiorcy przychodem z działalności wykonywanej osobiście. Odpowiednie rozliczenie PIT z tego tytułu należy do płatnika, czyli zleceniodawcy.

Zdarza się także, że umowy-zlecenia są zawierane przez zleceniobiorców jako osoby prowadzące działalność gospodarczą. Wtedy odpowiedzialność za odpowiednie ustalenie przychodu z tytułu diet i innych należności za czas podróży (oraz za prawidłowe zastosowanie ewentualnego zwolnienia z PIT) spoczywa na samym zleceniobiorcy.

Bez umowy ?– również przychód

W praktyce rynkowej występują również sytuacje, w których następuje zwrot (lub pokrycie z góry) określonych kosztów podróży odbywanych przez osoby, które nie są ani pracownikami, ani zleceniobiorcami. Przykładowo może tu chodzić np. o osoby zaproszone do udziału w różnego rodzaju wydarzeniach naukowych, promocyjnych itp., którym organizator lub sponsor wydarzenia zapewnia zwrot lub pokrycie kosztów noclegu, przejazdu itp. Zasadniczo zarówno zakres zwolnienia z PIT, jak i warunki jego zastosowania są w takich przypadkach analogiczne jak dla zleceniobiorców (z tej perspektywy obie te kategorie to po prostu „niepracownicy").

W standardowej sytuacji wartość należności za czas podróży, które nie korzystają ze zwolnienia z PIT, jest dla osoby podróżującej przychodem z innych źródeł. Podmiot wypłacający należność powinien w związku z tym sporządzić informację PIT-8C, wykazać w niej odpowiednie wartości, a następnie przesłać zainteresowanej osobie i właściwemu urzędowi skarbowemu. Formalnie odpowiedzialność za prawidłowe rozliczenie PIT z tego tytułu spoczywa na osobie podróżującej, która powinna uwzględnić omawiany przychód w swoim rozliczeniu rocznym (PIT-37).

Stosunkowo rzadziej zdarzają się sytuacje, w których zwrot kosztów podróży następuje na rzecz osoby występującej ?w ramach prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej (ale nie w charakterze zleceniobiorcy). W takich przypadkach przychody związane? z podróżą są dla osoby podróżującej przychodami z działalności gospodarczej i podlegają samorozliczeniu przez tę osobę.

Zdaniem autora

Adam ?Stułka ?menedżer w dziale doradztwa podatkowego BDO

Warto stworzyć wewnątrzfirmowe reguły postępowania

Prawidłowe ustalenie, które ze świadczeń związanych z podróżami pracowników, zleceniobiorców i innych osób korzystają ze zwolnienia ?z PIT, a które powinny być uwzględnione jako dodatkowy przychód ?dla celów podatku dochodowego, nie jest łatwe. Trudności wynikają głównie z tego, że przepisy podatkowe odwołują się jedynie ogólnie ?do pewnego limitu zwolnienia z PIT wynikającego z przepisów szczególnych (rozporządzenia). Tymczasem przepisy rozporządzenia są skomplikowane i nie zawsze operują konkretnymi, łatwymi do uchwycenia wartościami, które mogłyby zostać przyjęte jako taki limit. Dlatego też – z perspektywy każdej firmy, w której podróże są codziennością – warto tej sprawie poświęcić uwagę i pokusić się ?o wypracowanie w tym zakresie czytelnych i spójnych zasad ?postępowania, które będą następnie konsekwentnie stosowane.