Zwolnienie z PIT: zasady rozliczania podróży służbowych zleceniobiorców

Zdarza się także, że umowy-zlecenia są zawierane przez zleceniobiorców jako osoby prowadzące działalność gospodarczą. Wtedy odpowiedzialność za odpowiednie ustalenie przychodu z tytułu diet i innych należności za czas podróży (oraz za prawidłowe zastosowanie ewentualnego zwolnienia z PIT) spoczywa na samym zleceniobiorcy.

Bez umowy ?– również przychód

W praktyce rynkowej występują również sytuacje, w których następuje zwrot (lub pokrycie z góry) określonych kosztów podróży odbywanych przez osoby, które nie są ani pracownikami, ani zleceniobiorcami. Przykładowo może tu chodzić np. o osoby zaproszone do udziału w różnego rodzaju wydarzeniach naukowych, promocyjnych itp., którym organizator lub sponsor wydarzenia zapewnia zwrot lub pokrycie kosztów noclegu, przejazdu itp. Zasadniczo zarówno zakres zwolnienia z PIT, jak i warunki jego zastosowania są w takich przypadkach analogiczne jak dla zleceniobiorców (z tej perspektywy obie te kategorie to po prostu „niepracownicy").

W standardowej sytuacji wartość należności za czas podróży, które nie korzystają ze zwolnienia z PIT, jest dla osoby podróżującej przychodem z innych źródeł. Podmiot wypłacający należność powinien w związku z tym sporządzić informację PIT-8C, wykazać w niej odpowiednie wartości, a następnie przesłać zainteresowanej osobie i właściwemu urzędowi skarbowemu. Formalnie odpowiedzialność za prawidłowe rozliczenie PIT z tego tytułu spoczywa na osobie podróżującej, która powinna uwzględnić omawiany przychód w swoim rozliczeniu rocznym (PIT-37).

Stosunkowo rzadziej zdarzają się sytuacje, w których zwrot kosztów podróży następuje na rzecz osoby występującej ?w ramach prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej (ale nie w charakterze zleceniobiorcy). W takich przypadkach przychody związane? z podróżą są dla osoby podróżującej przychodami z działalności gospodarczej i podlegają samorozliczeniu przez tę osobę.

Zdaniem autora

Adam ?Stułka ?menedżer w dziale doradztwa podatkowego BDO

Warto stworzyć wewnątrzfirmowe reguły postępowania

Prawidłowe ustalenie, które ze świadczeń związanych z podróżami pracowników, zleceniobiorców i innych osób korzystają ze zwolnienia ?z PIT, a które powinny być uwzględnione jako dodatkowy przychód ?dla celów podatku dochodowego, nie jest łatwe. Trudności wynikają głównie z tego, że przepisy podatkowe odwołują się jedynie ogólnie ?do pewnego limitu zwolnienia z PIT wynikającego z przepisów szczególnych (rozporządzenia). Tymczasem przepisy rozporządzenia są skomplikowane i nie zawsze operują konkretnymi, łatwymi do uchwycenia wartościami, które mogłyby zostać przyjęte jako taki limit. Dlatego też – z perspektywy każdej firmy, w której podróże są codziennością – warto tej sprawie poświęcić uwagę i pokusić się ?o wypracowanie w tym zakresie czytelnych i spójnych zasad ?postępowania, które będą następnie konsekwentnie stosowane.