Prowadzę działalność gospodarczą opodatkowaną podatkiem liniowym. W czerwcu 2014 r. byłem w podróży służbowej na Słowacji samochodem osobowym (środek trwały mojej firmy). Wyjazd na Słowację miał związek z prowadzoną działalnością gospodarczą ?i uzyskiwanymi przychodami. Na Słowacji kupiłem benzynę do samochodu. Niestety nie otrzymałem faktury potwierdzającej zakup tej benzyny, a jedynie paragon. Czy zakup tego paliwa mogę zaewidencjonować w podatkowej księdze przychodów i rozchodów pomimo braku faktury potwierdzającej jej zakup? – pyta czytelnik.

Podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są m.in.:

- ?faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej „fakturami", wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami (§ 12 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów)

- ?inne dowody, wymienione w § 13 i 14 rozporządzenia, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

a) ?wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

b) ?datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres przeprowadzenia operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, to wystarcza podanie jednej daty,

c) ?przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny ?w jednostkach naturalnych,

d) ?podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

– oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie (§ 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia).

Wymagana treść

Dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim. Treść dowodu musi być pełna i zrozumiała. Dopuszczalne jest stosowanie skrótów ogólnie przyjętych. Jeżeli w dowodzie podane jest wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko w walucie obcej, to podatnik posiadający ten dowód jest obowiązany przeliczyć walutę obcą na złote, po kursie obowiązującym w dniu przeprowadzenia operacji, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym. Wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do dowodu sporządzonego w walucie obcej (§ 12 ?ust. 4 rozporządzenia)

Przepisy nie są rygorystyczne

Gdy na udokumentowanie zakupu paliwa służącego do napędu samochodu (środka trwałego w firmie), którym przedsiębiorca odbywa podróż służbową, posiada on faktury wystawione przez zagraniczne stacje paliw, to one są podstawą do zaewidencjonowania w podatkowej księdze pvrzychodów ?i rozchodów. Natomiast jeżeli podatnik dysponuje tylko paragonem na potwierdzenie zakupu paliwa na zagranicznej stacji paliw, to również ma prawo do ujęcia takiego wydatku w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Jak bowiem stanowi ?§ 14 ust. 5 zdanie pierwsze rozporządzenia, wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów mogą być dokumentowane paragonami lub dowodami kasowymi.

Musi być nazwisko, adres i opis towaru

Stosownie do § 14 ust. 5 zdanie drugie rozporządzenia, paragon powinien być zaopatrzony w datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon. Musi takżeokreślać ilość, cenę jednostkową oraz wartość, zakupu. Na odwrocie paragonu podatnik uzupełnia jego treść, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru.

Rozumiem, że w przypadku opisanym w pytaniu paragon dokumentujący nabycie paliwa na Słowacji zawiera te oznaczenia oraz dane. Zatem jeżeli na odwrocie paragonu przedsiębiorca uzupełni jego treść wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru, to na podstawie tego dokumentu będzie mógł zaewidencjonować wydatek po stronie kosztów uzyskania przychodów w podatkowej  księdze przychodów i rozchodów.

—Marcin Szymankiewicz, doradca podatkowy