Podwójne fakturowanie grozi sankcją dla wystawcy

Coraz więcej firm decyduje się na przesyłanie faktur drogą elektroniczną. Jest to wygodne, tańsze, ekologiczne i, co najważniejsze, w pełni akceptowane przez ustawodawcę. W wielu wypadkach pokutują jednak stare przyzwyczajenia i zdarza się, że w ślad za e-fakturą idzie dokument papierowy.

Tymczasem takie sytuacje nie są obojętne podatkowo. W skrajnych wypadkach mogą wywołać negatywne skutki zarówno dla wystawcy, jak i odbiorcy.

E-mailem i listem

Jak wyjaśnia Dawid Milczarek, menedżer w kancelarii Martini i Wspólnicy, wyrażenie przez nabywcę zgody na otrzymywanie faktur elektronicznych samo w sobie nie rodzi po stronie sprzedawcy obowiązku wystawiania ich tylko w takiej formie.

– Podatnik zatem może posługiwać się w kontaktach z kontrahentami zarówno formą elektroniczną, jak i papierową – tłumaczy ekspert.

Nie oznacza to jednak, że tę samą fakturę można bez konsekwencji przesyłać dwa razy.

– Wystawca, który tę samą fakturę wyśle do odbiorcy raz np. e-mailem, a potem jeszcze pocztą, naraża się na zarzut wystawienia tzw. pustej faktury z art. 108 ustawy o VAT  – wyjaśnia Roman Namysłowski, doradca podatkowy, partner w Crido Taxand.

Sankcją za wystawienie takiego dokumentu jest konieczność zapłaty ujętego na nim podatku, co oznacza, że wystawca będzie go musiał zapłacić jeszcze raz.

Bardzo często do podwójnego fakturowania dochodzi w sytuacji, gdy dostawa jest realizowana po doręczeniu jednego z takich dokumentów.

– Zdarza się, że przed dostawą towaru kontrahent wysyła fakturę e-mailem. Na jej podstawie odbiorca płaci sprzedawcy. Potem następuje dostawa, z którą przesyłana jest faktura papierowa – mówi Krzysztof Musiał, doradca podatkowy, partner w kancelarii Musiał i Partnerzy.

W takiej sytuacji pierwsza faktura nie może dać prawa do odliczenia, bo przed dostawą nie powstał jeszcze obowiązek podatkowy. Prawo do odliczenia da dopiero druga faktura, wysłana razem z towarem.

Prawo do odliczenia

– Zasadniczo, jeśli odbiorca faktury papierowej, która została doręczona razem z towarem, odpowiednio ją opisze, podepnie pod nią dokument przesłany drogą elektroniczną i będzie je przechowywał w jednym miejscu, nie powinno być kłopotów z odliczeniem – uważa Krzysztof Musiał.