Coraz więcej firm decyduje się na przesyłanie faktur drogą elektroniczną. Jest to wygodne, tańsze, ekologiczne i, co najważniejsze, w pełni akceptowane przez ustawodawcę. W wielu wypadkach pokutują jednak stare przyzwyczajenia i zdarza się, że w ślad za e-fakturą idzie dokument papierowy.

Tymczasem takie sytuacje nie są obojętne podatkowo. W skrajnych wypadkach mogą wywołać negatywne skutki zarówno dla wystawcy, jak i odbiorcy.

E-mailem i listem

Jak wyjaśnia Dawid Milczarek, menedżer w kancelarii Martini i Wspólnicy, wyrażenie przez nabywcę zgody na otrzymywanie faktur elektronicznych samo w sobie nie rodzi po stronie sprzedawcy obowiązku wystawiania ich tylko w takiej formie.

– Podatnik zatem może posługiwać się w kontaktach z kontrahentami zarówno formą elektroniczną, jak i papierową – tłumaczy ekspert.

Nie oznacza to jednak, że tę samą fakturę można bez konsekwencji przesyłać dwa razy.

– Wystawca, który tę samą fakturę wyśle do odbiorcy raz np. e-mailem, a potem jeszcze pocztą, naraża się na zarzut wystawienia tzw. pustej faktury z art. 108 ustawy o VAT  – wyjaśnia Roman Namysłowski, doradca podatkowy, partner w Crido Taxand.

Sankcją za wystawienie takiego dokumentu jest konieczność zapłaty ujętego na nim podatku, co oznacza, że wystawca będzie go musiał zapłacić jeszcze raz.

Bardzo często do podwójnego fakturowania dochodzi w sytuacji, gdy dostawa jest realizowana po doręczeniu jednego z takich dokumentów.

– Zdarza się, że przed dostawą towaru kontrahent wysyła fakturę e-mailem. Na jej podstawie odbiorca płaci sprzedawcy. Potem następuje dostawa, z którą przesyłana jest faktura papierowa – mówi Krzysztof Musiał, doradca podatkowy, partner w kancelarii Musiał i Partnerzy.

W takiej sytuacji pierwsza faktura nie może dać prawa do odliczenia, bo przed dostawą nie powstał jeszcze obowiązek podatkowy. Prawo do odliczenia da dopiero druga faktura, wysłana razem z towarem.

Prawo do odliczenia

– Zasadniczo, jeśli odbiorca faktury papierowej, która została doręczona razem z towarem, odpowiednio ją opisze, podepnie pod nią dokument przesłany drogą elektroniczną i będzie je przechowywał w jednym miejscu, nie powinno być kłopotów z odliczeniem – uważa Krzysztof Musiał.

W przeciwnym razie podatnik w ogóle straci prawo do odliczenia. Fiskus może bowiem uznać, że pierwsza faktura nie dawała prawa do odliczenia, bo została wystawiona przed powstaniem obowiązku podatkowego, tj. przed dostawą. Druga zaś może być potraktowana jako faktura pusta, w wypadku której jest zakaz odliczenia.

– Podwójne faktury to zjawisko dość powszechne. Ich odbiorcy muszą się pilnować i nie wprowadzać obydwu dokumentów do ewidencji. Trzeba bowiem pamiętać, że w żadnym wypadku nie ma prawa do podwójnego odliczenia VAT. Takie prawo przysługuje tylko raz – przypomina Roman Namysłowski.

Nabywca decyduje

W ocenie Dawida Milczarka, jeżeli nabywca otrzyma fakturę zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, przy czym poza formą nie będą się one od siebie różniły, to od jego decyzji zależy, którą potraktuje jako właściwą.

W celu uniknięcia wątpliwości warto w porozumieniu dotyczącym e-faktur uregulować sposób oznaczania i traktowania dokumentów przez kontrahentów.

masz pytanie, wyślij e-mail do autorki a.tarka@rp.pl

Faktura w rozumieniu ustawy

Zgodnie z ustawą o VAT faktura to dokument w formie papierowej lub elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Przez fakturę elektroniczną rozumie się dokument wystawiony i otrzymany w dowolnym formacie elektronicznym. Ustawodawca przewidział również sankcję za wystawienie tzw. pustej faktury. Zgodnie z art. 108 ustawy o VAT, jeżeli osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej lub osoba fizyczna wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku, jest obowiązana do jego zapłaty. Zasadę tę stosuje się odpowiednio wówczas, gdy podatnik wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku wyższą od kwoty podatku należnego.