Pkpir: zakupy na aukcjach internetowych bez faktury

Skarbówka jak mantrę powtarza, że aby wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, musi być właściwie udokumentowany. To podstawowy warunek obok poniesienia tego wydatku w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła i braku wyraźnego wyłączenia danego wydatku z kosztów.

Kwestię prawidłowej dokumentacji szczególnie powinni rozważyć przedsiębiorcy robiący zakupy online, rozliczający się z urzędem skarbowym na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów (pkpir).

Kto, komu, kiedy, ?co i za ile...

Z pytaniem o możliwość potrącenia kosztów zwrócił się do Izby Skarbowej w Katowicach wspólnik spółki cywilnej prowadzącej pkpir (interpretacja ?z 3 października 2013 r., IBPBI/1/415-652/13/BK). Działalność firmy polega na skupie telefonów komórkowych od nieprowadzących działalności gospodarczej osób fizycznych i odsprzedaży tych komórek. Część zakupów odbywa się na aukcjach internetowych, ?a transakcje dotyczą prywatnego sprzętu, więc spółka nie ma faktur ani rachunków.

Spółka otrzymuje natomiast wszelkie dane na temat zrealizowanego zakupu, w tym:

Od firmy pośredniczącej ?w przekazaniu pieniędzy sprzedawcy spółka otrzymuje z kolei kartę płatności potwierdzającą, jakiej transakcji dotyczyła zapłata, komu i w jakiej kwocie przekazano pieniądze, wraz z podaniem daty oraz godziny, minuty i sekundy, ?w której sprzedający je otrzymał.

We wniosku o interpretację podatnik wyjaśnił, że potwierdzenie zawarcia transakcji, generowane i dostarczane ?w formie elektronicznej poprzez e-mail lub możliwe do pobrania z historii transakcji wprost z portalu aukcyjnego, jest umową sprzedaży wiążącą sprzedającego i spółkę jako kupującego. Umowa ta zobowiązuje strony do zrealizowania transakcji na warunkach określonych w aukcji. Na podstawie tych dokumentów, jak wyjaśniał wspólnik, sporządza się dowód wewnętrzny, który on podpisuje.

... to nadal za mało

Mimo ewidentnego związku zakupu z przychodami ze sprzedaży i bardzo skrupulatnego – wydawałoby się – udokumentowania izba skarbowa uznała, że wydatku nie można rozliczyć w podatkowej księdze.

Odpowiedziała, że zgodnie z rozporządzeniem ministra finansów w sprawie prowadzenia pkpir (DzU z 2003 r. ?nr 152, poz. 1475 ze zm.) podstawowymi dokumentami uprawniającymi do dokonywania zapisów w księdze są faktury i rachunki.

Natomiast jeżeli zakup na potrzeby działalności gospodarczej dokonywany jest od osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej, to dokumentami będącymi podstawą wpisu mogą być inne dokumenty, w tym umowy zawierające dane wymienione w § 12 ust. 3 pkt 2 ww. rozporządzenia.

Przepis ten mówi, że dowód przeprowadzenia operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem musi zawierać co najmniej:

a) ?wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

b) ?datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, to wystarcza podanie jednej daty,

c) ?przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

d) ?podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

– oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Organ zauważył, że ze względu na brak podpisów zebrane dokumenty nie spełniają tych wymogów.

Dowód wewnętrzny nie wystarczy

W zamkniętym katalogu wydatków, które mogą być udokumentowane dowodem wewnętrznym, nie ma zakupu towarów handlowych na aukcjach internetowych. Sporządzenie na podstawie posiadanych informacji dowodu wewnętrznego jest zatem nieprawidłowe.

Takie stanowisko zajęła Izba Skarbowa w Poznaniu w sprawie lekarza, który nabył czytnik e-booków za pośrednictwem zagranicznego portalu aukcyjnego (interpretacja z 25 marca 2013 r., ILPB1/415-37/13-2/AA). W piśmie czytamy: ?„Z uwagi na fakt, że dokument, o którym mowa we wniosku, nie zawiera wszystkich elementów zawartych w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia pkpir, niezbędnych do uznania go za dowód księgowy, tj. podpisów osób uprawnionych do prawidłowego dokumentowania operacji gospodarczej, nie może stanowić podstawy zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów".

Z tym problemem spotkał się też nabywca saksofonu, handlujący instrumentami muzycznymi (interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 1 kwietnia 2014 r., IBPBI/1/415-37/ 14/AP).

Umowa tylko na piśmie

Nigdy nie następuje kontakt osobisty ze sprzedającym. Transakcja zawarta jest poprzez stronę internetową – wyjaśniał izbie skarbowej jeden z podatników. To standardowa sytuacja, ale nieprawidłowa – jak wynika ze stanowiska organów podatkowych.

Z odpowiedzi Ministerstwa Finansów na interpelację poselską nr 8337 wynika, że fałszywe jest stwierdzenie, iż tylko umowa podpisana przez obie strony jest akceptowana jako dowód poniesienia wydatku (koszt). W piśmie tym czytamy: „W przypadku dokonywania zakupów na aukcjach internetowych przez przedsiębiorcę obowiązanego do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów wydatek może być udokumentowany – w zależności od sytuacji prawnopodatkowej kontrahentów transakcji – fakturą VAT, rachunkiem, jak również innym dowodem księgowym zawierającym dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia w sprawie prowadzenia pkpir". Odpowiedź sprowadza się więc do uznania, że trzeba mieć rachunek, fakturę lub inny dowód, ale koniecznie podpisany.

WNIOSEK

By uniknąć zakwestionowania kosztu i podwyższenia przez urząd podatku do zapłaty, warto skontaktować się ze sprzedawcą i poprosić o włożenie podpisanej przez niego umowy do przesyłki.