Czy na refakturze sprzedawca ma prawo naliczyć sobie marżę?

– pyta czytelnik.

Refakturowanie nie zostało zdefiniowane w prawie podatkowym. Jednak zgodnie ?z orzecznictwem jest to taka sytuacja, w której niektóre koszty, których odbiorcą jest podmiot inny niż podmiot, na którego wykonawca wystawił fakturę, mogą być stosownie do zawartych umów przenoszone na rzeczywistego odbiorcę. Dzieje się tak wskutek wystawienia tzw. refaktury.

Istotą instytucji refakturowania jest bowiem zakup przez podatnika usługi/towaru, ?a następnie jej odprzedanie ?w stanie nieprzetworzonym kontrahentowi podatnika, bez jakiejkolwiek marży. Ten kontrahent jest ostatecznym beneficjentem usługi/towaru.

Wystawia podmiot pośredniczący

Warunkiem stosowania refaktury jest m.in. to, że usługa powinna mieć niezmieniony charakter i powinna być zastosowana ta sama stawka lub zwolnienie od podatku, które były określone na fakturze wystawionej przez sprzedawcę. Refaktura jest zwykłą fakturą VAT, tyle że wystawioną przez podmiot pośredniczący pomiędzy właściwym usługodawcą a rzeczywistym nabywcą tej usługi. ?W efekcie ostateczne obciążenie spoczywa nie na pierwotnym nabywcy usługi, lecz na jej rzeczywistym użytkowniku (wyrok WSA w Gliwicach z 5 lipca 2013 r., III SA/Gl 414/13). W orzecznictwie wskazuje się, że refakturowanie jest pewnego rodzaju odsprzedażą usług w sytuacji, gdy jeden z podmiotów nabywa daną usługę i następnie ją sprzedaje, przy czym sprzedawca nie jest bezpośrednim usługodawcą (wyrok NSA z 30 czerwca 2006 r., I FSK 810/05).

Regulacje przeniesione z dyrektywy

Regulację prawną będącą wyznacznikiem refakturowania jest art. 28 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (DzUrz UE L 347 s. 1 ze zm.). Przepis ten stanowi, że w przypadku gdy podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział ?w świadczeniu usług, przyjmuje się, że podatnik ten sam otrzymał i wyświadczył te usługi.

Przepis ten został wprost przeniesiony do polskiej ustawy podatkowej i znalazł swoje miejsce w regulacji art. 8 ?ust. 2a ustawy o VAT. Jego uzupełnieniem jest art. 30 ?ust. 3 ustawy, wskazujący, że ?w przypadku gdy podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, podstawą opodatkowania jest kwota należna z tytułu świadczenia usług, pomniejszona o kwotę podatku.

Wynika z tego, że podmiot świadczący (sprzedający) daną usługę nabytą we własnym imieniu, lecz na rzecz osoby trzeciej, traktowany jest najpierw jako usługobiorca, ?a następnie jako usługodawca tej samej usługi. Przeniesienie ciężaru kosztów na inną osobę jest świadczeniem usługi ?w tym samym zakresie. Z kolei konsekwencją uznania podatnika biorącego udział w odsprzedaży usługi za świadczącego, jest wystawienie przez niego faktury dokumentującej wyświadczenie tej usługi ?(wyrok WSA w Krakowie ?z 23 października 2013 r., I SA/Kr 970/13).

Marża wykluczona

W wyniku refakturowania danej usługi/towaru następuje przeniesienie ciężaru poniesionych kosztów na podmiot, który faktycznie korzysta z danych usług. Należy jednak zastosować tę samą cenę i stawkę VAT, jaka jest wskazana na fakturze pierwotnej. Innymi słowy, ?w sytuacji refakturowania dane (cena, stawka VAT) nie mogą ulec zmianie. W przypadku refakturowania nie ma mowy ?o naliczeniu jakiejkolwiek marży.

Przykład:

Spółka A zawarła umowę ze spółką B na refakturowanie kosztów usługi dostarczania energii, gdyż spółka B korzysta ?z pomieszczeń spółki A w jednym z magazynów należących do spółki A. Co miesiąc, po otrzymaniu faktury przez spółkę A, wystawia ona tzw. refakturę na spółkę B. Zarówno usługa wskazana na refakturze, jak ?i cena oraz wartość są identyczne jak na fakturze pierwotnie wystawionej dla spółki A przez dystrybutora energii.

W tym samym miesiącu

Co prawda nie ma przepisu, który nakazywałby refakturowanie w tym samym miesiącu, w którym wykonano usługę ?i poniesiono z tego tytułu wydatki (otrzymano fakturę), jednak mając na uwadze rzetelność prowadzenia ksiąg, należy wskazać na konieczność wystawiania refaktur na bieżąco, tj. w miesiącu otrzymania faktury podstawowej.

Dodatkowo, do refaktury można dołączyć kserokopię pierwotnie wystawionej faktury, co pozwoli ostatecznemu nabywcy usługi na sprawdzenie, że sprzedający–pośrednik nie naliczył jakiejkolwiek marży z tego tytułu.