Podatnikom nie udaje się czasami dotrzymać terminu złożenia deklaracji (np. VAT-7 lub przy rozliczeniu rocznym PIT-28, PIT-36 czy PIT-36L). W takim wypadku spóźnioną deklarację składają osobiście lub przesyłają za pośrednictwem poczty w pierwszych dniach po upływie terminu. Mogą również przesłać ją elektronicznie.

Gdy podatnik spóźnia się z deklaracją podatkową, nawet jeśli wcześniej zapłacił wynikające z niej zobowiązanie podatkowe, naraża się na zarzut popełnienia wykroczenia lub przestępstwa skarbowego, za co przewidziana jest odpowiedzialność. Poniesie ją wtedy, gdy można przypisać mu winę umyślną.

Między niezłożeniem deklaracji a winą nie można jednak postawić znaku równości, bo w praktyce mogą wchodzić w grę przeróżne okoliczności, które podatnika usprawiedliwiają i wyłączają winę. Aby jednak nie mieć problemów z fiskusem, lepiej – nawet gdy wiemy, że nie ponosimy winy za spóźnienie – dopełnić pewnych formalności. Pozwoli nam to w przyszłości uniknąć stresu i męczących procedur.

Aby zatem nie odpowiadać na podstawie kodeksu karnego skarbowego (k.k.s.) za niezłożenie w terminie deklaracji podatkowej, trzeba we właściwym czasie skorzystać z instytucji tzw. czynnego żalu (art. 16 k.k.s.). Przepis ten mówi, że nie podlega karze za przestępstwo lub wykroczenie skarbowe ten, kto po popełnieniu czynu zabronionego (czyli np. niezłożeniu na czas rocznego zeznania podatkowego albo miesięcznej deklaracji VAT-7) zawiadomił o tym organ ścigania.

Takie zawiadomienie powinno poza informacją o niezłożeniu na czas deklaracji dodatkowo wyjaśniać przyczyny i okoliczności niezłożenia jej w terminie. Powinno być złożone na piśmie albo przekazane ustnie do protokołu.

Krok 1.

Ustal, ?czy fiskus wiedział

W praktyce czasami dochodzi do nieporozumień. Biorą się one stąd, że zdaniem fiskusa czynny żal nie jest skuteczny, jeśli przed jego złożeniem organ ścigania miał udokumentowaną wiadomość o popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia skarbowego. Ponieważ termin złożenia deklaracji wynika bezpośrednio z przepisów ustaw podatkowych, zdaniem organów podatkowych dysponują one informacją o tym, że deklaracja nie została złożona (jest to odnotowywane w systemie POLTAX).

Wydaje się jednak, że brak notyfikacji w systemie o wpłynięciu deklaracji nie może być traktowany jako udokumentowana wiedza o tym, że podatnik spóźnił się ze złożeniem formularza. Aby bowiem czynny żal rzeczywiście był bezskuteczny, organy powołane do ścigania muszą dysponować odpowiednią (i udokumentowaną) wiedzą jeszcze przed jego złożeniem.

Sam fakt niezłożenia deklaracji w terminie nie oznacza jeszcze, że podatnik nie może skutecznie skorzystać z czynnego żalu. To dlatego, że organy podatkowe w pierwszych dniach po 25. danego miesiąca, gdy chodzi o deklaracje VAT-7 (albo ?w pierwszych dniach maja każdego roku – gdy chodzi o PIT-36 i PIT-36L lub pierwsze dnia lutego – jeśli chodzi o PIT-28) zasypywane są deklaracjami podatników. Jeśli w tych dniach nie trafia do urzędu deklaracja, fiskus nie ma jeszcze pewności, że przedsiębiorca nie złożył jej w terminie.

Dopiero wtedy, gdy deklaracja trafi do urzędu i na kopercie będzie pieczątka np. nie z 30 kwietnia lecz np. z 5 maja albo deklaracja wysłana elektronicznie trafi dopiero 2 maja (zamiast 30 kwietnia), urząd skarbowy będzie miał wyraźnie udokumentowaną wiadomość o popełnieniu wykroczenia skarbowego. Tym dokumentem będzie np. koperta zawierająca zeznanie roczne oraz pieczątka z datą późniejszą niż 30 kwietnia.

Aby bowiem w ogóle mówić o wyraźnie udokumentowanej wiadomości popełnienia konkretnego wykroczenia skarbowego, organ musi dysponować jakimś materiałem dowodowym, który wskazywałby wyraźnie, kto jest sprawcą wykroczenia i czy są podstawy, by przyjąć, że przy jego popełnieniu osoba ta działała z rozmysłem (czyli czy można przypisać jej winę umyślną). Jeśli spóźnienie ze złożeniem deklaracji jest następstwem zaniedbania podatnika, a nie celowego działania – teoretycznie, aby uniknąć odpowiedzialności karnej skarbowej, nie musi on nawet składać zawiadomienia o czynnym żalu, bo w ogóle nie popełnia w takiej sytuacji wykroczenia z art. 56 par. 4 k.k.s., właśnie poprzez to, że działa nieumyślnie. W praktyce jednak taki czynny żal lepiej złożyć.

Krok 2.

Prześlij zawiadomienie, ?a potem deklarację

Gdy chcemy skorzystać z czynnego żalu, pamiętajmy, aby przesłać do urzędu skarbowego najpierw zawiadomienie o spóźnieniu, a dopiero potem deklarację. Możemy też złożyć je jednocześnie. Nie postępujmy jednak odwrotnie: czyli nie wysyłajmy najpierw deklaracji, a dopiero potem czynnego żalu, bo wtedy będzie nieskuteczny.

To dlatego, że organ podatkowy, otrzymując naszą deklarację, dostanie informację o popełnieniu przewinienia i złożony choćby dzień później czynny żal nie będzie skuteczny, bo organ podatkowy  będzie posiadał udokumentowaną wiedzę na temat popełnionego czynu.

Zawiadomienie o fakcie popełnienia przestępstwa lub wykroczenia skarbowego można też złożyć ustnie do protokołu. Nie jest przy tym istotne, czy protokół będzie spisywany w związku ze zgłoszeniem się sprawcy przestępstwa do organu w tym właśnie celu. Wystarczy sam fakt jego złożenia. Warto dopilnować, by oświadczenie zostało właściwie zamieszczone w protokole, tylko to umożliwi skorzystanie z instytucji czynnego żalu.

Odpowiedzialności karnej mogą uniknąć także osoby przebywające poza granicami kraju. Oświadczenie zawierające czynny żal może być bowiem złożone również za pośrednictwem upoważnionego pełnomocnika.

Krok 3.

Przygotuj ?dobre usprawiedliwienie

Składając czynny żal, podatnik powinien podać w nim powody spóźnienia i przygotować usprawiedliwienie (np. nagły wypadek itp.). Powody zawarte w zawiadomieniu urzędu skarbowego o złożeniu deklaracji po terminie muszą być naprawdę ważne i przekonujące. Tylko wtedy mamy szansę, że fiskus odstąpi od wymierzenia nam kary za opieszałość przy rozliczeniu.

Przykład

Pan Marek powinien do 31 stycznia złożyć PIT-28 (roczne zeznanie ?o wysokości ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych). ?Pod koniec stycznia wybierał się jednak na targi. Ponieważ ?miał dużo pracy, nie wypełnił PIT i nie przesłał go do urzędu ?przed wyjazdem. Postanowił, że zrobi to po powrocie. 27 stycznia poleciał do Helsinek. Do Warszawy miał wrócić 30 stycznia. ?Niestety, z powodu złej pogody wszystkie loty tego dnia ?z Helsinek zostały odwołane. Do kraju pan Marek wrócił dopiero wieczorem 31 stycznia. Nie zdążył już przesłać PIT-28. ?Składając czynny żal, powinien podać w nim powód swojego spóźnienia.

Krok 4.

Zapłać podatek

Aby czynny żal był skuteczny, konieczne jest dopełnienie kolejnych warunków. Podatnik musi zapłacić w całości uszczuploną należność (lub narażoną na uszczuplenie popełnionym czynem zabronionym). Nie musi jednak robić tego jednocześnie ze złożeniem zawiadomienia. Może zapłacić później w terminie wyznaczonym przez organ podatkowy.

Jeżeli czyn zabroniony nie polega na uszczupleniu lub narażeniu na uszczuplenie tej należności, natomiast orzeczenie przepadku przedmiotów jest obowiązkowe, sprawca powinien złożyć te przedmioty, a w razie niemożności ich złożenia uiścić ich równowartość pieniężną.

Krok 5.

Nie składaj dokumentu ?przez internet

Duża część podatników składa deklaracje podatkowe ?w formie elektronicznej. Nie trzeba stać w kolejce na poczcie czy w urzędzie. To duże ułatwienie zwłaszcza dla przedsiębiorców. Jeśli jednak spóźnią się z deklaracją albo niepowodzeniem zakończy się przesłanie deklaracji elektronicznie, czego przedsiębiorca od razu nie zauważy, też będzie trzeba złożyć czynny żal. Tyle że nie da się tego zrobić elektronicznie. Naczelnik Dolnośląskiego Urzędu Skarbowego we Wrocławiu wyjaśnił na stronie internetowej urzędu, że w postępowaniu karnym skarbowym nie ma przepisów dotyczących wnoszenia pism procesowych drogą elektroniczną. Wnoszenie w formie elektronicznej zawiadomienia o popełnieniu wykroczenia/przestępstwa skarbowego (tzw. czynnego żalu) nie wywołuje zatem skutków prawnych. Oznacza to, że nie ma możliwości skutecznego wniesienia tzw. czynnego żalu drogą elektroniczną, w szczególności w treści deklaracji podatkowej bądź informacji podsumowującej składanej drogą elektroniczną.

W takim zatem przypadku najlepiej, by podatnik najpierw przekazał do urzędu skarbowego czynny żal, a dopiero potem wysłał deklarację (elektronicznie lub w formie papierowej).

Przykład

27 stycznia pan Marek wypełnił deklaracje VAT i wysłał elektronicznie, ale z powodu awarii komputera nie odebrał Urzędowego Powiadomienia Odbioru (UPO). Komputer zaczął sprawnie działać dopiero następnego dnia, pan Marek chciał więc pobrać potwierdzenie i wydrukować wraz z deklaracją, ale okazało się, że w ogóle nie poszła. Wysłał ją więc od razu odruchowo. Powinien jednak, przed jej wysłaniem, dostarczyć czynny żal do urzędu skarbowego osobiście lub wysłać listem poleconym za pośrednictwem poczty.

Nie zawsze i nie wszyscy

Z dobrodziejstw czynnego żalu nie skorzystają wszyscy podatnicy. Kodeks karny skarbowy mówi, że nie stosuje się go wobec sprawcy, który nakłonił inną osobę do popełnienia przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego w celu skierowania przeciwko niej postępowania o ten czyn zabroniony, a także wobec osoby, która zorganizowała grupę albo związek mający na celu popełnienie przestępstwa skarbowego lub wykroczeń skarbowych albo taką grupą lub związkiem kierowała. W tym ostatnim wypadku czynny żal będzie jednak wyjątkowo możliwy, jeśli osoba ta złoży zawiadomienie o popełnieniu czynu i ujawni istotne jego okoliczności ze wszystkimi członkami grupy lub związku.

Kiedy przestępstwo, a kiedy wykroczenie

O tym, czy podatnik popełnił wykroczenie czy przestępstwo skarbowe, decyduje kwota uszczuplonego lub narażonego na uszczuplenie podatku. Zgodnie kodeksem karnym skarbowym, ?z wykroczeniem mamy do czynienia wówczas, gdy kwota uszczuplonego lub narażonego na uszczuplenie podatku nie przekracza 5-krotnej wysokości minimalnego wynagrodzenia ?w czasie popełnienia czynu zabronionego. W tym roku wynagrodzenie to wynosi 1680 zł, a to oznacza, że dopiero gdy kwota zaniżonego zobowiązania podatkowego przekroczy 8400 zł ?(1680 x 5), czyn zostanie zakwalifikowany jako przestępstwo skarbowe.

Przykładowy wzór czynnego żalu

Warszawa, 1 lutego 2014

Jan Kowalski

ul. Przykładowa 5

00-001 Warszawa

Urząd Skarbowy

Warszawa-Mokotów

Zawiadomienie o popełnieniu ?wykroczenia skarbowego

(czynny żal)

Stosownie do treści art. 16 par. 1 i 4 kodeksu karnego skarbowego zawiadamiam o popełnieniu przeze mnie czynu zabronionego polegającego na tym, że nie złożyłem w terminie zeznania ?o wysokości uzyskanego przychodu, wysokości dokonanych odliczeń i należnego ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych za 2013 rok (PIT-28) w terminie określonym w przepisach ?(czyli do 31 stycznia).

24 stycznia 2014 r. poleciałem do Tajlandii, by prowadzić rozmowy biznesowe z kontrahentem mojego usługobiorcy.

Do kraju miałem wrócić w czwartek 30 stycznia. Niestety, ?w drodze na lotnisko miałem wypadek, trafiłem na 3 dni ?do szpitala. Podróż powrotna do kraju była możliwa dopiero ?w poniedziałek 3 lutego. Z uwagi na różnicę czasu, w Warszawie wylądowałem dopiero rano we wtorek 4 lutego. Nie zdążyłem ?więc przesłać PIT-28 w terminie. Deklaracje złożę w dniu dzisiejszym, tj. 5 lutego.

Spóźnienie zdarzyło się pierwszy raz. Przy popełnieniu wykroczenia nie współdziałałem z innymi osobami.

Jan Kowalski