Rz: Regulując należność za przejazd taksówką, klient odbiera dowód zapłaty w postaci paragonu lub faktury. Jakie, z podatkowego punktu widzenia, są różnice między nimi?
Stefan Batory
: Obydwa dokumenty stanowią potwierdzenie płatności za usługę, jednak różnica jest między nimi zasadnicza. ?Na podstawie paragonu przedsiębiorca nie może dokonać zapisu kosztu ?w księdze przychodów ?i rozchodów.
Wielu podatników uważa, że skoro ponieśli taki koszt i są ?w stanie go udokumentować, ?to mają prawo pomniejszyć przychód o ten wydatek...
Częściowo mają rację, bo ustawa o PIT definiuje koszty uzyskania przychodu jako te, które są poniesione w celu osiągnięcia lub zabezpieczenia źródła przychodów, ?z wyjątkiem wydatków wymienionych w art. 23 ustawy.
Aby taki przejazd został uznany za koszt przychodu, musi więc istnieć bezpośredni związek między nim ?a prowadzoną działalnością. Jednocześnie wydatek ?nie może być wymieniony ?w przepisie zawierającym katalog wyjątków, które choć mieszczą się w ogólnej definicji kosztów, nie mogą być tak rozliczane. Odnośnie do przejazdów taksówkami, sytuacja nie jest skomplikowana, bo większość przedsiębiorców jest ?w stanie powiązać taki wydatek z działalnością firmową. Jednocześnie wydatki na takie przejazdy znajdują się w katalogu wyjątków.
Kluczowa jest więc kwestia odpowiedniej formy pokwitowania dokumentującego zakupioną usługę.
Czy przedsiębiorca może posłużyć się paragonem ?jako jednym z dowodów, ?np. uzupełniając go podpisem?
Niestety, dowodem w tym przypadku nie może być paragon fiskalny, nawet opatrzony podpisem nabywcy usługi. Kwestia ta uregulowana jest w rozporządzeniu ministra w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów ?i rozchodów. W przepisach zaznaczono, że podstawą do rozliczeń mogą być faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne. ?Jest to katalog zamknięty, ?w którym paragon nie został uwzględniony.
Pewne kontrowersje mogą wynikać z paragrafu 14. rozporządzenia, który mówi, że udokumentowaniem zapisów w księdze mogą być również potwierdzenia ?w postaci dowodu wewnętrznego.
Ten sposób dokumentacji dotyczy jednak ściśle określonych kosztów, m.in. na: zakup produktów roślinnych i zwierzęcych, kosztów związanych z prowadzeniem działalności ?w miejscu zamieszkania, ?tj. wydatków związanych ?z opłatami za czynsz, energię elektryczną czy gaz, opłaty sądowe i notarialne oraz kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników. ?Do tych kategorii nie jest natomiast zaliczany przejazd taksówką.
Warto więc albo zawsze pamiętać o poproszeniu taksówkarza o fakturę, albo postawić na coraz bardziej popularne przejazdy bezgotówkowe. ?To ostatnie rozwiązanie pozwala też na ominięcie papierowego obiegu dokumentów i rozliczenie ?na podstawie jednej, zbiorczej faktury.
—rozmawiał Mateusz Maj
