Nie warto się śpieszyć z wystawieniem faktury za najem

Nasza firma świadczy usługi najmu lokali użytkowych. Zgodnie ?z większością umów najmu termin płatności przypada na 10 dzień danego miesiąca. Faktury dokumentujące najem wystawiamy na życzenie klientów i wysyłamy w ostatnich dniach poprzedniego miesiąca, gdyż nasi klienci chcą otrzymywać faktury co najmniej na 10 dni przed upływem terminu płatności. W zeszłym roku obowiązek podatkowy rozpoznawaliśmy w dacie zapłaty, nie później niż z upływem terminu płatności. Zazwyczaj zapłatę otrzymujemy na początku danego miesiąca. Przed 1 stycznia wystawienie faktury w zasadzie nie powodowało powstania obowiązku podatkowego w VAT (termin płatności upływa dopiero w następnym miesiącu, ?a prawie nigdy nie zdarza się otrzymanie zapłaty w miesiącu wystawienia faktury). Obecnie natomiast, zgodnie z przepisami obowiązującymi od 1 stycznia, już w chwili wystawienia faktury powstanie u nas obowiązek podatkowy z tytułu usług najmu. Chcielibyśmy jednak uniknąć sytuacji, że obowiązek podatkowy ?w VAT od świadczonych usług najmu powstaje w miesiącu poprzedzającym termin płatności i faktycznego otrzymania zapłaty z większości świadczonych usług najmu. Co powinniśmy zrobić? – pyta czytelnik.

Do 31 grudnia 2013 r., stosownie do art. 19 ust. 13 pkt 4 ustawy o VAT, obowiązek podatkowy powstawał z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty, nie później jednak niż z upływem terminu płatności określonego w umowie lub fakturze – z tytułu świadczenia na terytorium kraju m.in. usług najmu, dzierżawy, leasingu lub usług ?o podobnym charakterze.

Tak było...

W stanie prawnym obowiązującym do końca 2013 r. wystawienie faktury nie powodowało zatem powstania obowiązku podatkowego z tytułu świadczonych przez czytelnika usług najmu lokali użytkowych. Wystawiając fakturę pod koniec poprzedniego miesiąca nie musieli się więc liczyć z koniecznością rozpoznania VAT. Wyjątkiem były przypadki, gdy w miesiącu wystawienia faktury podatnik otrzymał już zapłatę za świadczoną usługę w całości lub w części.

Do końca ub.r. w przypadkach określonych m.in. ?w art. 19 ust. 13 pkt 4 ustawy ?o VAT fakturę wystawiało się nie później niż z chwilą powstania obowiązku podatkowego (§ 11 ust. 1 rozporządzenia w sprawie faktur). Faktury nie mogły być wystawione wcześniej niż 30. dnia przed powstaniem obowiązku podatkowego (§ 11 ust. 2 rozporządzenia w sprawie faktur).

... a tak jest teraz

Obecnie wystawienie faktury w przypadku świadczenia usług najmu skutkuje powstaniem obowiązku podatkowego. Obowiązek ten powstaje ?z chwilą wystawienia faktury ?z tytułu świadczenia usług najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze, z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b ustawy o VAT, stanowiących import usług (art. 19a ust. 5 ?pkt 4 lit. b tiret trzecie ustawy ?o VAT, dodany od 1 stycznia 2014 r.).

W przypadkach, o których mowa m.in. w art. 19a w ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT, gdy podatnik nie wystawił faktury lub wystawił ją z opóźnieniem, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą upływu terminów wystawienia faktury określonych w art. 106i ust. 3 ?i 4 ustawy o VAT, a w przypadku gdy nie określono takiego terminu – z chwilą upływu terminu płatności.

Z kolei otrzymanie zapłaty na poczet usług najmu przed wykonaniem usług, terminem płatności, czy dniem wystawienia faktury nie powoduje powstania obowiązku podatkowego. Wynika to z art. 19a ust. 8 ustawy o VAT. Zgodnie ?z tym przepisem, jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, wkład budowlany lub mieszkaniowy przed ustanowieniem spółdzielczego prawa do lokalu mieszkalnego lub lokalu o innym przeznaczeniu, to obowiązek podatkowy powstaje ?z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty, z zastrzeżeniem art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT.

Co nagle, to po diable

Fakturę wystawia się nie później niż z upływem terminu płatności - w przypadku, o którym mowa w art. 19a ?ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT ?(art. 106i ust. 3 pkt 4 ustawy o VAT). Faktury nie mogą być wystawione wcześniej niż ?30. dnia przed wykonaniem usługi. Nie dotyczy to wystawiania faktur w zakresie m.in. świadczenia usług, o których mowa w art. 19a ust. 3, 4 ?i ust. 5 pkt 4, jeżeli faktura zawiera informację, jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy (zob. art. 106i ust. 7 pkt 1 i ust. 8 ustawy o VAT). ?W przypadku usług najmu faktury mogą być wystawiane najpóźniej z chwilą upływu terminu płatności. Termin początkowy na wystawienie faktury potwierdzającej świadczenie tych usług nie jest określony, jeśli faktura będzie zawierać informację, jakiego okresu dotyczy.

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że termin płatności w przypadku większości umów najmu lokali użytkowych zawieranych przez czytelnika określony jest z góry na 10 dzień danego miesiąca.

Zmiana daty ?jest wskazana...

Jeśli zatem podatnik ten chce uniknąć sytuacji, w której obowiązek podatkowy związany z wystawieniem faktury powstanie w miesiącu poprzedzającym miesiąc, na który przypada termin płatności i w którym otrzymuje zazwyczaj zapłatę za wykonaną usługę, to fakturę za dany miesiąc powinien wystawić najwcześniej w pierwszym dniu (dniu roboczym) danego miesiąca. Na przykład faktura za styczeń 2014 r. powinna była zostać wystawiona 2 stycznia 2014 r., za luty 2014 r. – 3 lutego 2014 r. itd. Pozwoli to zoptymalizować rozliczenia VAT. Podatek ten będzie należny za miesiąc, na który przypada termin płatności, a to oznacza, że w tym miesiącu czytelnik powinien już dysponować zapłatą za świadczone usługi (a przynajmniej za większość wykonanych usług).

...ale opłaca się także zmienić ustalenia

Jednak w sytuacji, gdy ?z kontrahentami uzgodnione jest, że będą oni otrzymywać faktury np. na co najmniej ?10 dni przed upływem terminu płatności, to wystawienie faktury w pierwszym dniu roboczym danego miesiąca, w sytuacji gdy termin płatności zgodnie z umową przypada z góry na 10 dnia danego miesiąca, naruszy te ustalenia.

W takim przypadku podatnik powinien w drodze zmian umów przesunąć termin płatności, w ten sposób, aby zachowany był uzgodniony termin. Przesunięcie terminu płatności z 10 na 20 danego miesiąca powinno wystarczyć. Od strony rozliczeń VAT przesunięcie to pozostaje i tak korzystne, gdyż wystawiając fakturę na końcu poprzedniego miesiąca, podatnik musiałby o miesiąc wcześniej zapłacić VAT od usług najmu, niż w sytuacji, gdyby fakturę wystawił na początku danego miesiąca.

Oczywiście dotyczy to przede wszystkim podatników składających deklarację VAT-7. U podatników rozliczających się kwartalnie to przesunięcie dotyczy tylko ostatniego miesiąca z kwartału, z tym że termin zapłaty podatku jest wtedy przesunięty o cały kwartał.

Przykład

Firma A świadcząca usługi najmu lokali rozlicza się ?za okresy miesięczne.

Jeżeli za luty 2014 r. ?wystawi fakturę 31 stycznia 2014 r., to termin zapłaty ?VAT przypadnie na 25 lutego 2014 r.

Jeżeli wystawi ją 3 lutego ?2014 r., to termin zapłaty ?VAT przypadnie na 25 marca 2014 r.