Zgodnie z § 28 ust. 1 rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej: pkpir) spis z natury należy sporządzać w sposób staranny i trwały. Spis powinien być zakończony i zaopatrzony w podpisy osób w nim uczestniczących.
Spis z natury powinien zawierać co najmniej następujące dane:
Paragraf 28 ust. 4 tego rozporządzenia określa, że o zamiarze sporządzenia spisu z natury w innym terminie niż na dzień 1 stycznia, 31 grudnia oraz na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej, podatnik musi zawiadomić, w formie pisemnej, właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Musi to zrobić w terminie co najmniej siedmiu dni przed datą sporządzenia tego spisu.
Przykład
Podatnik Adam Kowalski prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów. Ma zamiar sporządzić spis z natury na dzień 26 listopada 2013 roku. O takim zamiarze ma obowiązek poinformować naczelnika urzędu skarbowego 7 dni wcześniej. Powinien więc złożyć takie zawiadomienie najpóźniej 18 listopada 2013 roku.
Nie ma wzoru pisma
Ustawodawca nie określił wzoru zawiadomienia o zamiarze przeprowadzenia spisu. Wskazał jedynie, że podatnik ma obowiązek sporządzić takie zawiadomienie na piśmie. Można więc przyjąć, że wystarczające będzie złożenie przez podatnika zawiadomienia/oświadczenia, w którym wskaże on, że ma zamiar przystąpić do sporządzenia spisu z natury.
Termin jest ważny
Zawiadomienie musi być złożone przed przystąpieniem do sporządzenia spisu, w terminie co najmniej 7 dni przed datą sporządzenia tego spisu. Jeśli podatnik złoży takie zawiadomienie po rozpoczęciu spisu (który może trwać np. tydzień), to należy to uznać za nieprawidłowe.
Brak obowiązku
Obowiązek zawiadomienia o zamiarze sporządzenia spisu z natury nie dotyczy spisów dokonywanych w terminach wskazanych w rozporządzeniu, a więc:
Wyłącznie od decyzji podatnika zależy, czy będzie sporządzał remanent w innym terminie, niż na dzień 1 stycznia, na koniec każdego roku podatkowego czy też na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego, jeżeli oczywiście nie doszło do zmiany wspólnika, zmiany proporcji udziałów wspólników lub likwidacji działalności oraz jeśli na podstawie odrębnych przepisów sporządzenia spisu z natury nie zarządził naczelnik urzędu skarbowego (wyrok WSA w Białymstoku z 10 kwietnia 2013 r., I SA/Bk 70/13).
