Fiskus wymaga nie tylko płacenia podatków punktualnie. Przedsiębiorcy często zużywają sporo czasu na dokumentację. Z sygnałów od naszych czytelników wynika, że jedne z bardziej problematycznych obowiązków dotyczą stosowania kas fiskalnych.

Odczyt końcowy kasy zabiera pięć godzin i wymaga zużycia dużej ilości papieru.

Wielokrotnie już pisaliśmy na łamach „Rz" o obowiązujących od kilku miesięcy niejasnych przepisach wymagających dokładnego oznaczania sprzedawanych towarów na paragonach z kasy fiskalnej. Są  jednak i inne kłopoty z kasami – zdawałoby się już wcześniej rozwiązane. Tak jest z obowiązkiem przechowywania kopii paragonów przez sprzedawcę. Już kilka lat temu, m.in. za sprawą działań Sejmowej Komisji „Przyjazne państwo" skrócono okres przechowywania tych kopii z pięciu do dwóch lat i umożliwiono przechowywanie danych o dokonanej sprzedaży na nośnikach elektronicznych. To ostatnie rozwiązanie bywa  jednak droższe i nie wszyscy z niego korzystają.

Co gorsza, od początku 2013 r. papierowe kopie paragonów znów trzeba przechowywać pięć lat. Wynika to z § 19 rozporządzenia ministra finansów w sprawie kas, z ustawy o VAT i ustawy o rachunkowości. Wymagają przechowywania takich druczków do końca przedawnienia zobowiązań podatkowych w VAT.

Efekt?

– Kopie paragonów za ostatnie lata zajmują mi przestrzeń od podłogi do sufitu pomieszczenia wielkości 5 na 10 metrów. Mógłbym je komuś wynająć, ale używam na cele  „podatkowe" – mówi zastrzegający anonimowość pan Jan, prezes spółdzielni ze Śląska, zajmującej się wypiekiem pieczywa i handlem detalicznym. Zaznacza, że tej powierzchni trzeba będzie jeszcze więcej, jeśli przepis o pięcioletnim okresie przechowywania się utrzyma. A wydruki na paragonach blakną i po roku, dwóch trudno z nich cokolwiek odczytać.

Są i inne uciążliwości związane z tzw. odczytem końcowym kasy po wyczerpaniu jej pamięci.

– Trzeba  wydrukować wszystkie zapisy w kasie z całego okresu jej użytkowania, czyli sześciu, siedmiu lat. Zajmuje to około pięciu godzin i wymaga mnóstwa papieru – opowiada pan Jan.

Taki wydruk zasadniczo   dostarcza się urzędowi skarbowemu, który na ogół nie jest w stanie nawet pobieżnie go sprawdzić.

– Administracja różnie do tego podchodzi, ale co rozsądniejsi urzędnicy widzą ten absurd i nie zapychają sobie tym szaf. Proszą tylko o końcówkę wydruku z podsumowaniem – opowiada śląski spółdzielca.

Jak rozwiązać ten problem?

– Pewien formalizm związany z dokumentowaniem obrotu za pomocą kas rejestrujących jest zrozumiały, bo wiele oszustw podatkowych polega właśnie na naruszaniu obowiązków związanych z kasami – przyznaje doradca podatkowy Joanna Rudzka. Zauważa jednak, że z orzecznictwa Trybunału Sprawiedliwości UE w sprawie VAT wynika reguła, że władze skarbowe powinny stosować tylko tyle biurokracji, ile potrzeba do skutecznego egzekwowania należności podatkowych.

Trudno jednak uznać za umiarkowaną biurokrację ponowne wydłużenie czasu składowania kopii paragonów czy uciążliwości z odczytem końcowym. Wydaje się zatem, że zmiana stosownych przepisów o VAT i o rachunkowości jest konieczna. Dziś bowiem kopie paragonów są traktowane tak jak inne dokumenty księgowe (np. faktury), których przechowywanie przez pięć lat trudno kwestionować. Problem mógłby zniknąć, gdyby wyraźnie stwierdzono, że kopie paragonów nie są dokumentami księgowymi.

Dobry początek już jest. Organy skarbowe pozwalają wykorzystywać kasy z elektronicznymi nośnikami danych i   możliwością zapisu kopii drukowanych dokumentów w postaci elektronicznej, a także wydruku na żądanie.

– Trzeba pozytywnie ocenić taką praktykę – mówi Joanna Rudzka.