CIT: Koszty a dojazdy i noclegi członka rady nadzorczej

W związku z odbywającymi się posiedzeniami rady nadzorczej spółka może finansować jej członkom także dojazd, czy nocleg. Zobowiązanie do ponoszenia tych wydatków często wynika z treści powołania członka rady nadzorczej, zatem w niektórych przypadkach spółka musi ponieść ten wydatek. Od oceny, czy wydatek ten będzie poniesiony na rzecz członka rady nadzorczej, czy w związku z funkcjonowaniem samej rady nadzorczej, zależy możliwość zaliczenia go do kosztów uzyskania przychodów spółki.

Do prawidłowego funkcjonowania rady jako organu zasadniczo nie jest niezbędne, aby spółka pokrywała koszty przyjazdu i noclegu jej członków. Jeżeli spółka zawarła takie ustalenia z członkami rady i w wyniku tego ponosi te wydatki, to ciężko jest jednoznacznie zaprzeczyć, aby wydatki te były wydatkami innymi niż ponoszone na rzecz członków rady nadzorczej. Członkowie rady nadzorczej mają bowiem obowiązek uczestnictwa w posiedzeniach rady, a powstające przy tym dodatkowe koszty zasadniczo nie powinny obciążać spółki. Taka kwalifikacja podatkowa wyklucza możliwość zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów ze względu na brzmienie art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy o CIT.

Wypłacone czy w formie niepieniężnej

W tym przypadku należy zwrócić uwagę na to, że w związku z zawarciem przez spółkę zobowiązania do ponoszenia tych wydatków, mogą one zostać uznane za element wynagrodzenia członka rady nadzorczej. W takiej sytuacji wydatek ten mógłby stanowić koszty uzyskania przychodów spółki jako składnik wynagrodzenia członka rady nadzorczej niepodlegający wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów. Odrębną kwestią pozostaje, czy art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy o CIT, z którego wynika, że wypłacone wynagrodzenie członka rady nie jest objęte wyłączeniem z kosztów uzyskania przychodów, będzie dotyczył świadczeń w formie niepieniężnej w postaci noclegów, czy pokrycia kosztów dojazdu na posiedzenia rady nadzorczej np. w formie nabytych przez spółkę i przekazanych członkowi rady biletów lotniczych.

Warto zmodyfikować zasady współpracy

Może się zdarzyć również tak, że członek rady nadzorczej będzie podróżował na koszt spółki w związku z wykonywaniem czynności związanych z działalnością rady nadzorczej. Wydatki te, jeżeli są związane z działalnością spółki, a nie stanowią wydatku ponoszonego wyłącznie na rzecz członka rady nadzorczej, zasadniczo mogą zostać ujęte jako koszty uzyskania przychodów. Należy mieć jednak na uwadze, że pomimo odbywania przez członka rady nadzorczej podróży w związku z działaniem na rzecz spółki, z czego wynika np. konieczność nabycia biletu lotniczego, czy noclegu w hotelu oddalonym od miejsca zamieszkania członka rady, faktem jest, że wydatek ten jest ponoszony na rzecz członka rady, a tym samym spełnia przesłankę wyłączenia go z kosztów uzyskania przychodów. Organy podatkowe i sądy administracyjne negatywnie odnoszą się do zaliczenia tego typu wydatków do kosztów uzyskania przychodów. Powołują się na brzmienie art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy o CIT.

Przykładem jest wyrok WSA w Warszawie z 4 marca 2009 r. (VIII SA/Wa 439/08), w którym sąd podtrzymał stanowisko organów podatkowych dotyczące wyłączenia z kosztów uzyskania przychodów wydatków na podróże wykonywane przez członków rady nadzorczej. Niemniej ciężko odmówić spółce tego prawa biorąc pod uwagę zasady ogólne wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Ekonomicznie wydatek ten nie miał na celu przekazania członkowi rady nadzorczej jakiegoś przysporzenia, a umożliwienie mu wykonywania powierzonych mu zadań związanych z działalnością spółki. Pomimo tego jest to niewątpliwie wydatek poniesiony na rzecz członka rady nadzorczej. Aby zatem bez ryzyka ująć go w kosztach uzyskania przychodów, można rozważyć modyfikację zasad współpracy z członkiem rady nadzorczej poprzez powierzenie mu niektórych czynności do wykonania na podstawie innego stosunku prawnego.

Do korzystania dla wszystkich

Spółka może ponosić także wydatki w postaci udostępnienia radzie nadzorczej do używania samochodu służbowego lub telefonu służbowego. W tym przypadku konsekwencje podatkowe w postaci prawa do zaliczenia ponoszonych w związku z utrzymaniem samochodu czy telefonu wydatków będą zależały od ustalonych przez spółkę zasad używania tych przedmiotów. Zapewnienie samochodu służbowego, czy telefonu służbowego każdemu członkowi rady nadzorczej spowoduje, że wydatki te, chociaż spełniające warunek ogólny, nie będą mogły stanowić kosztu uzyskania przychodów, będą bowiem objęte wyłączeniem z art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy o CIT.

Odmiennie traktuje się natomiast postawienie do dyspozycji rady nadzorczej samochodu służbowego bez przypisywania go poszczególnym członkom rady. Jeżeli samochód ten byłby wykorzystywany przez członków rady dla celów związanych z działalnością rady, to wydatki związane z jego utrzymaniem, w tym także koszt paliwa, mogłyby stanowić koszty uzyskania przychodów. Potwierdza to warszawska Izba Skarbowa w przytoczonej już interpretacji z 30 maja 2011 r. W kwestii samochodów służbowych trudno o jednolite podejście organów podatkowych, bowiem istnieją również stanowiska, zgodnie z którymi żaden przypadek udostępnienia samochodu służbowego dla potrzeb rady nadzorczej nie będzie uzasadniał zaliczenia ponoszonych na niego nakładów do kosztów uzyskania przychodów.

Zdaniem autorki

Katarzyna Gajda, doradca podatkowy w Rödl & Partner

Świadczenie można przekazać na podstawie innej umowy

Wydatki ponoszone w związku z posiadaniem rady nadzorczej zasadniczo powinny stanowić koszty uzyskania przychodów, ponieważ rada nadzorcza, podobnie jak zarząd, jest w pewnych sytuacja obligatoryjnym organem spółki. Z przeprowadzonej analizy wynika, że nie wszystkie wydatki będą kosztem uzyskania przychodów ze względu na zawarte w ustawie o CIT ograniczenie dotyczące wydatków ponoszonych na rzecz członków rady nadzorczej. Dodatkową trudność sprawia jednoznaczne odróżnienie wydatków ponoszonych na rzecz rady nadzorczej jako organu od wydatków na rzecz jej poszczególnych członków, a rozbieżne stanowiska organów podatkowych w tym zakresie nie ułatwiają podatnikom podejmowania decyzji. Wartym uwagi rozwiązaniem wydaje się być w tej sytuacji przekazywanie członkom rady nadzorczej świadczeń, których charakter budzi wątpliwości w kontekście art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy o CIT, na podstawie innych tytułów prawnych, w przypadku których nie ma wątpliwości co do prawa do zaliczania ich do kosztów uzyskania przychodów. Świadczenia te mogą być przekazywane członkom rady nadzorczej np. na podstawie umów cywilnoprawnych. Wybór odpowiedniej podstawy do przyznania tych świadczeń powinien być poprzedzony analizą danej sytuacji w zależności od rodzaju świadczenia, jakie ma być przyznane.