E-faktury: szybciej i taniej

Eliminacja tradycyjnych, papierowych faktur z obrotu gospodarczego i zastąpienie ich fakturami elektronicznymi to proces, którego nie da się odwrócić. Oczywiście, zmiana następowała będzie stopniowo. Na razie żaden z krajów unijnych nie zamierza obligatoryjnie zmuszać przedsiębiorców do przejścia na e-faktury. Niemniej jednak Unia Europejska oczekuje, że do 2020 r. e-faktura stanie się główną formą fakturowania w krajach wchodzących w jej skład.

Nieracjonalny opór

Polska zajmuje odległe miejsca w rankingu państw wspólnoty, jeśli chodzi o korzystanie z elektronicznych faktur. Stanowią nie więcej niż kilkanaście procent wszystkich faktur krążących w gospodarce. Niski wskaźnik wynika z faktu, że firmy nie posługują się nimi, bo nie robią tego też ich partnerzy biznesowi. Przedsiębiorstwa są też przyzwyczajone do korzystania z papierowej dokumentacji. Boją się też, że przejście na nowy system będzie od nich wymagało dodatkowych inwestycji w oprogramowanie.

Szczególnie ostatni z argumentów jest łatwy do obalenia. Nawet jeśli firma będzie musiała ponieść pewne wydatki na zmiany w systemie IT, to szybko zwrócą się one dzięki mniejszym kosztom obsługi faktur. Szacuje się, że średni koszt wystawienia i przesłania kontrahentowi papierowej faktury, wynosi ok. 4 zł. Dla małej firmy, która miesięcznie wystawia 10 rachunków (czyli 120 rocznie) wydatki z tym związane nie są duże, nie przekraczają 500 zł. Jednak dla średniej czy dużej firmy, która wystawia setki albo tysiące faktur, koszty z tym związane liczone są w setkach tysięcy lub nawet milionach złotych.

Tymczasem wdrożenie e-faktury pozwala zredukować ogólne koszty całego procesu o ok. 80 proc. (odpadają koszty druku, znaczków pocztowych itp.). To oznacza, że przedsiębiorstwo, które miesięcznie wystawia 10 tys. faktur, co kosztuje je rocznie 0,48 mln zł, przechodząc na e-fakturę, może zaoszczędzić sporo powyżej 0,4 mln zł. To kwota, która z nawiązką pokryje wszystkie wydatki na modernizację oprogramowania. Do tego należy doliczyć oszczędności związane z eliminacją procesów przetwarzania faktur papierowych, ich księgowania i sprawdzania danych, a także przechowywania.

Stosowanie e-faktur to również duże oszczędności czasu. Proces wystawiania papierowej faktury i jej przesłania do klienta zajmuje do kilkunastu dni. Drugie tyle potrafi zająć oczekiwanie na płatność. To wymaga od firmy posiadania sporych kapitałów obrotowych. Skrócenie czasu spływu należności jest bardzo korzystne szczególnie, jeśli w bieżącej działalności spółka posiłkuje się finansowaniem zewnętrznym.

Przejście na e-fakturę to także znaczne uproszczenie procesów związanych z przetwarzaniem dokumentów. Ich stosowanie znakomicie poprawia efektywność całej firmy i optymalizuje procesy biznesowe.

Wśród plusów na przedsiębiorców, którzy zdecydowali się przejść na elektroniczne faktury, warto też wymienić ograniczenie ryzyka związanego z popełnieniem błędów przy jej wystawianiu i wysyłaniu (niewłaściwe dane klienta). Również klient, który może łatwo przekopiować zarówno kwotę z faktury, jak i numer rachunku bankowego usługodawcy, ma nikłe szanse na popełnienie pomyłki, o którą niełatwo przy ręcznym wypełnianiu formularzy bankowych.

E-faktury to również spora wygoda i ułatwienie dla klientów. Dokumenty trafiają na skrzynkę e-mailową. Dostęp do niej jest możliwy z dowolnego komputera podłączonego do Internetu. Papierową fakturę można odebrać tylko za pośrednictwem skrzynki pocztowej lub bezpośrednio na poczcie. To wymaga krótkiej wycieczki. Co jednak, jeśli odbiorca faktury jest akurat na dłuższych wakacjach? Naraża się na ryzyko, że będzie musiał uiścić płatność z odsetkami. Elektroniczne faktury nie zabierają też niepotrzebnie miejsca w firmie czy mieszkaniu. Łatwo je archiwizować na dysku komputera lub dowolnym innym nośniku. Ryzyko zagubienia czy utraty jest zatem pomijalne.

Miękkie korzyści

Krajowe przedsiębiorstwa, według szacunków, wystawiają co roku ok. 1,5 mld faktur. Każda z nich powinna być wydrukowana w dwóch egzemplarzach, dla wystawcy i odbiorcy. To oznacza konieczność zużycia aż 3 mld kartek papieru. Do ich produkcji potrzeba aż 15 tys. ton papieru. Tymczasem, żeby wyprodukować jedną tonę papieru, trzeba wyciąć aż 17 drzew. To oznacza, że żeby wyprodukować papier niezbędny do wystawienia 1,5 mld faktur, trzeba zniszczyć aż 255 tys. drzew. Biorąc pod uwagę, że na jednym hektarze lasu rośnie ok. 2 tys. drzew, na zaspokojenie popytu na papier do faktur trzeba przeznaczyć, każdego roku, 127,5 hektarów lasu.

Liczby mogą budzić przerażenie. Jeszcze kilkadziesiąt czy nawet kilkanaście lat temu nikt nie przejmował się takimi rzeczami. Jednak rosnąca świadomość ekologiczna społeczeństwa powoduje, że coraz więcej z nas nie zgadza się na marnotrawstwo dóbr naturalnych czy niszczenie przyrody. Skoro prawie wszyscy od niedawna segregujemy śmieci, to dlaczego mamy zgadzać się na wycinanie drzew, żeby produkować tony papieru, na którym drukowane są faktury?

Dlatego ochrona środowiska czy wizerunek firmy przyjaznej środowisku to jedne z najczęściej wskazywanych czynników, które zachęcają przedsiębiorstwa do porzucenia papierowych faktur. Oszczędzanie drzew to tylko jedna z ekologicznych korzyści z przejścia na e-faktury. Wytworzenie papieru wymaga ogromnych ilości energii elektrycznej, która w Polsce w większości wciąż powstaje ze spalania węgla kamiennego lub brunatnego. Szacuje się, że do produkcji jednej tony papieru potrzeba ok. 8 tys. kWh energii. Biorąc pod uwagę, że rocznie aż 15 tys. ton papieru jest przeznaczanych na faktury, łączne zużycie energii na ten cel można szacować na aż ok. 120 mln kWh rocznie. Tyle samo prądu konsumuje rocznie ok. 60 tys. gospodarstw domowych.

Produkcja papieru wymaga też olbrzymich ilości wody, której deficyt w naszym kraju jest coraz bardziej odczuwalny. Tymczasem, żeby wyprodukować jedną tonę papieru, potrzeba aż 440 tys. litrów wody. Zatem, żeby wyprodukować papier na 1,5 mld faktur, trzeba jej zużyć (czyli tak naprawdę zanieczyścić) aż 6,6 mld litrów.

Żeby w pełni ująć wszystkie ekologicznych kosztów związane z korzystaniem z tradycyjnych faktur, należałoby też ująć koszty zanieczyszczenia środowiska przez spaliny towarzyszące przewożeniu dokumentów samochodami lub innymi środkami transportu. Na samym końcu warto byłoby też uwzględnić zatruwanie środowiska przez tonery i kartridże z atramentem do drukarek. Zarówno ich produkcja, jak i późniejsza utylizacja, z uwagi na to, że zawierają silnie toksyczne substancje (żywice akrylowe czy związki węgla) jest wyjątkowo nieprzyjazna dla środowiska naturalnego.

Poradnik „Rzeczpospolitej"

Korzyści z wdrożenia e-faktur można podzielić na trzy główne kategorie

1. Zyski dla przedsiębiorstw

Korzystanie z elektronicznych dokumentów jest, według szacunków, o ok. 80 proc. tańsze niż z papierowych. W przypadku dużych firm oznacza to oszczędności rzędu kilkuset tysięcy złotych rocznie. Do tego należy dodać duże oszczędności czasu związane z wystawianiem i obsługą papierowych faktur.

2. Zadowoleni klienci

Elektroniczne dokumenty trafiają na skrzynkę e-mailową. Są zatem dostępne od ręki z dowolnego komputera z dostępem do Internetu. E-faktury są łatwe do archiwizowania na dysku komputera lub dowolnym innym nośniku. Nie można ich zgubić.

3. Ekologia też się liczy

Produkcja papieru niezbędnego do druku faktur tradycyjnych wymaga wycięcia wielu drzew. Powoduje też zanieczyszczenie olbrzymich ilości wody. Również produkcja i utylizacja tonerów i kartridży, jest wyjątkowo nieprzyjazna dla środowiska naturalnego.

Okazja do redukcji kosztów

Aneta Jarczyńska online business development manager Sage

Z naszych codziennych doświadczeń wynika, że jest co najmniej kilka ważnych korzyści, dla których przedsiębiorcy korzystają lub chcą zacząć korzystać z elektronicznej formy fakturowania. Warto się odwołać do badań statystycznych, zrealizowanych przez OBOP dla Konfederacji Lewiatan, pod koniec pierwszej połowy br. Wynika z nich, że w gronie tych, którzy wystawiają lub otrzymują e-faktury, zdecydowana większość przedsiębiorców (92 proc. jest z tego powodu zadowolona. Główne wskazywane korzyści to wygoda, oszczędność czasu oraz ochrona środowiska. Przedsiębiorcy postrzegają aspekt wygody z różnych perspektyw. Pierwsza to logistyka: e-faktury nie trzeba drukować, pakować w kopertę ani wysyłać pocztą. Można to zrobić wyłącznie korzystając z oprogramowania, bez odchodzenia od biurka. Druga perspektywa to ułatwienie obiegu dokumentów oraz rozliczenia e-faktury – np. zapłaty przez Internet.

Wspomniane badania potwierdzają nasze doświadczenia współpracy z firmami. Widzimy, że dla przedsiębiorców najistot- niejszą korzyścią jest redukcja kosztów. Zarówno wygoda, jak i oszczędność czasu przekładają się przecież na ich obniżenie. Brak potrzeby drukowania, kupowania papieru, tonerów i znaczków oraz fakt, że można wykonać operacje biurowe znacznie szybciej – to są kon- kretne oszczędności. Ważna jest także szybkość doręczenia dokumentu do kontrahenta. E-faktura jest odbierana natych- miast, w momencie wysłania jej przez Internet. Przyspiesza to zapłatę należności, co także stanowi ewidentną korzyść.

Co ciekawe, wraz z upowszechnianiem się e-faktury w obrocie gospodarczym, firmy zaczynają dostrzegać także inne korzyści w aspektach, które wcześniej paradoksalnie wiązały się z obawami. Dla przykładu: coraz więcej firm uznaje e-faktury za bezpieczniejszą formę fakturowania, przyznając, że e-dokumenty łatwiej archiwizować, wyszukiwać i zabezpieczać, np. przed utratą czy niepowołanym dostępem. Wcześniej kwestie bezpieczeństwa były wskazywane jako jedna z głównych obaw – w połowie tego roku jeszcze przez 18 proc. badanych. W naszej opinii odsetek ten jednak ciągle maleje.     —dwol

E-dokumenty wypierają papierowe

Jacek Wysocki dyrektor linii biznesowej zarządzanie dokumentacją, KIR