Jestem dyplomowanym psychologiem terapeutą. Zawód wykonuję od 4 lat. Poza przyjmowaniem pacjentów na terapie pisuję porady i artykuły dla pisma fachowego. W sumie rocznie osiągam przeciętne dochody 30–35 tysięcy złotych. W tym roku nie przyjęłam jeszcze żadnego pacjenta, skupiając się na pisaniu. Wydawnictwu wystawiam faktury za napisane w systemie miesięcznym porady i artykuły. Czy powinnam rejestrować sprzedaż na kasie fiskalnej?

– pyta czytelniczka.

Co do zasady, obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących dotyczy podatników, którzy prowadzą działalność określoną w art. 111 ust. 1 ustawy VAT, czyli sprzedają towary i świadczą usługi na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Każda sprzedaż towaru i usługi na rzecz takiej osoby powinna być ujęta na kasie fiskalnej, będącej formą ewidencji sprzedaży VAT.

Także transakcje zwolnione z VAT

Co istotne, ewidencjonowaniu na kasie powinna podlegać także co do zasady sprzedaż zwolniona z VAT, czy to podmiotowo czy też przedmiotowo. Jak stwierdził chociażby Wojewódzki Sąd Administra- cyjny w Bydgoszczy w prawomocnych wyrokach z 15 marca 2011 r. (I SA/Bd 19/11 oraz I SA/Bd 6/11), zamiarem ustawodawcy było objęcie obowiązkiem prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej wszystkich podatników dokonujących sprzedaży na rzecz konkretnych nabywców, bez względu na to, czy dokonywane transakcje podlegają opodatkowaniu. W przekonaniu WSA, obowiązek rejestracji obrotów przy pomocy kasy rejestrującej dotyczy nie tylko podatników czynnych (płacących VAT), ale również podatników zwolnionych od podatku od towarów i usług ze względu na przedmiot opodatkowania, jak i podatników zwolnionych podmiotowo na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy o VAT.

Należy zatem podkreślić, że sprzedaż na rzecz firm nie podlega obowiązkowemu ewidencjonowaniu za pomocą kasy rejestrującej – jest przez podatnika fakturowana i ujmowana w ewidencji sprzedaży.

Kiedy rozpocząć używanie

Przepisy przewidują jednak, że faktycznie rejestrowanie sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej podatnik musi rozpocząć dopiero po przekroczeniu kwotowo określonego limitu sprzedaży na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych. Zgodnie z rozporządzeniem ministra finansów z 29 listopada 2012 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących, podatnicy kontynuujący, jak i rozpoczynający sprzedaż towarów lub usług na rzecz takich osób, muszą ewidencjonować obrót (sprzedaż) za pomocą kas rejestrujących, gdy ich obroty z tego tytułu przekroczą od początku roku 20 000 zł (do końca 2012 r. limit wynosił 40 000 zł).

Liczy się wartość netto

Co istotne, dla ustalenia ewentualnego zwolnienia od obowiązku ewidencjonowania obrotu za pomocą kasy, należy brać pod uwagę wyłącznie wartość netto transakcji dokonanych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności i rolników ryczałtowych (a więc tych, które co do zasady kasą byłyby objęte). Innymi słowy, jeżeli sprzedaż podatnika na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej osiągnęła od początku roku 20 000 zł, to następna taka transakcja powinna zostać zaewidencjonowana za pomocą kasy rejestrującej. Przepisy przewidują jednak swego rodzaju odsunięcie w czasie rozpoczęcia ewidencjonowania, jako że należy tego dokonać po 2 miesiącach następujących po miesiącu, w którym nastąpiło przekroczenie limitu.

Przykład

Podatnik Maciej Malinowski osiągnął w 2012 r. obrót z tytułu sprzedaży na rzecz osób fizycznych w wysokości 19 500 zł. W tym roku, w maju pan Maciej przekroczył 20 000 zł obrotu z tego tytułu (tj. dokonał tylko w tym roku sprzedaży na ponad 20 000 zł). Od 1 sierpnia 2013 r. pan Maciej miał obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na rzecz osób fizycznych za pomocą kasy fiskalnej.

Specjalna regulacja

Trzeba jednak zwrócić uwagę na takich sprzedawców, jak czytelniczka, których roczny obrót ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych nie przekraczał do tej pory wcześniejszego limitu 40 000 zł (według poprzednich przepisów podatnik nie musiałby używać w tym roku kasy), ale mógł przekroczyć w poprzednim roku nowy limit. Dla nich została przewidziana specjalna regulacja, zgodnie z którą byli zobowiązani do rozpoczęcia ewidencjonowania sprzedaży przy użyciu kas od 1 marca 2013 r. (innymi słowy, każda sprzedaż na rzecz osoby fizycznej niebędącej przedsiębiorcą, dokonana od 1 marca, musiała być ujęta na kasie).

Przykład

Podatniczka Małgorzata Wiśniewska w 2012 r. osiągnęła kwotę 22 000 zł z tytułu obrotu ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych. Pani Małgorzata miała obowiązek ewidencjonowania za pomocą kasy rejestrującej każdej sprzedaży na rzecz osób fizycznych, dokonanej od 1 marca 2013 r.

A może preferencja

Przepisy prawa przewidują dla podatników prowadzących sprzedaż na rzecz osób fizycznych różne zwolnienia zależne od okoliczności sprzedaży, jak np. formy płatności na rzecz sprzedawcy, liczby transakcji, sposobu ich dokumentowania czy osoby nabywcy. Przewidziane są też zwolnienia przedmiotowe, tzn. zależne od przedmiotu działalności prowadzonej przez sprzedawcę. Usługi w zakresie opieki medycznej, a za takie należy uznać także opiekę terapeuty psychologa, nie korzystają jednak ze zwolnienia przedmiotowego w zakresie obowiązku ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kas rejestrujących (do maja 2011 r. usługi w zakresie ochrony zdrowia i opieki społecznej korzystały z takiego zwolnienia).

Należy jednak wskazać na zwolnienie z obowiązku ewidencjonowania, o którym mowa w pozycji 34 załącznika do wspomnianego wcześniej rozporządzenia, w związku z § 2 ust. 1 tego rozporządzenia. Zwolnione z obowiązku ewidencjonowania są usługi na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych przy łącznym spełnieniu warunków:

Również pozycja 37 załącznika przewiduje zwolnienie, które może mieć zastosowanie w sytuacji czytelniczki. Zwalnia się mianowicie z obowiązku ewidencjonowania taką usługę na rzecz osoby fizycznej, za którą zapłata została dokonana w całości za pośrednictwem poczty, banku lub SKOK (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w SKOK, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności zapłata dotyczyła.

Jest wyjście z sytuacji

Odpowiadając zatem na pytanie czytelniczki, jeżeli będzie ona w tym roku wykonywała wyłącznie usługi na rzecz wydawnictwa, to obowiązek używania kasy rejestrującej nie wystąpi. Obowiązek taki nie wystąpi również, jeżeli będzie ona przyjmowała w tym roku pacjentów na terapię, ale w ubiegłym roku wartość jej usług na rzecz pacjentów nie przekroczyła kwoty 20 000 zł (wiemy tylko, że łączne obroty ze sprzedaży na rzecz firmy wydawniczej i pacjentów wyniosły ponad 30 000 zł) i nie przekroczy tej kwoty w roku bieżącym. Nawet jednak gdyby kwota ta została przekroczona, to w sytuacji, gdy wszyscy pacjenci dokonywaliby zapłaty za terapię na rachunek bankowy czytelniczki, z dokładnym opisem usługi, obowiązek ewidencjonowania za pomocą kasy nie wystąpi. Nie wystąpi on także, jeżeli czytelniczka wystawiałaby pacjentom faktury, a w ubiegłym roku wykonałaby takich usług najwyżej 50 na rzecz mniej niż 20 pacjentów.

— Edyta Głębicka, doradca podatkowy