PIT i CIT: Czy wydatki wyższe niż dieta w podróży służbowej są kosztem pracodawcy

Joanna Litwińska

Pracownikowi odbywającemu podróż służbową na polecenie pracodawcy przysługują z tego tytułu diety. Wysokość diety pracodawca może ustalić w dokumencie wewnętrznym, czyli np. w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania bądź w umowie o pracę. Rozporządzenie wydane na podstawie przepisów prawa pracy ogranicza jedynie minimalną stawkę diety, zarówno dla podróży krajowej, jak i zagranicznej. W przypadku braku regulacji wewnętrznych obowiązują przepisy rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

W kraju i za granicą

Pracodawca, który wysyła pracownika w podróż służbową, decyduje o tym czy wypłaci diety, czy zapewni wyżywienie. Wybiera przeważnie możliwość wypłaty diety w kwocie wynikającej z rozporządzenia. Dieta przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w trakcie krajowej podróży służbowej wynosi obecnie 30 zł. Natomiast dieta zagraniczna przeznaczona na wyżywienie pracownika jest uzależniona od kraju docelowego. W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe i skorzystać z diet w różnych wysokościach. Kwoty diet obowiązujące w podróżach zagranicznych określone są w załączniku do rozporządzenia.

Warto się jednak zastanowić, jakie są jednak konsekwencje zapewnienia wyżywienia podczas podróży służbowej w wysokości kosztów faktycznie poniesionych przez pracownika, jeżeli koszty te przekraczają stawki diet z rozporządzenia.

Skutki po stronie przedsiębiorcy

Należy rozróżnić dwie sytuacje:

- kiedy pracodawca ustali w aktach wewnętrznych wyższą wartość diety,

- gdy pracodawca nie wypłaca diety, tylko zwraca faktycznie poniesione przez pracownika wydatki.

Przykład

Pracownik Andrzej Kowalski na polecenie pracodawcy (spółka ABC) udaje się w dwudniową podróż służbową. W regulaminie pracy obowiązującym u pracodawcy znajdują się zapisy mówiące o tym, że możliwy jest zwrot wydatków na wyżywienie, faktycznie poniesionych przez pracownika.

W przypadku zwrotu kosztów wyżywienia, poniesionych przez pana Andrzeja w wysokości większej niż kwoty wynikające z rozporządzenia, mogą one zostać przez spółkę ABC w całości zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Stanowisko takie potwierdza m.in. Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji z 5 października 2011 r. (IPPB5/423-744/11-2/RS). Czytamy w niej, że „wydatki poniesione przez spółkę w związku ze zwrotem kosztów wyżywienia pracownikowi odbywającemu podróż służbową na podstawie przedłożonych faktur, stanowią koszt uzyskania przychodu dla pracodawcy".

Niekiedy jednak organy stoją na stanowisku, że aby całość diety ponad limit wypłaconej pracownikowi na podstawie przedłożonych faktur mogła zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodów, konieczne jest ustalenie możliwości takiej wypłaty w aktach wewnętrznych firmy. Stanowisko to potwierdza m.in. Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji z 18 lutego 2013 r. (IBPBI/2/423-1438/12/AP), gdzie podkreślono, że: „skoro ani w regulaminie wynagradzania, ani w umowach o pracę spółka nie zobowiązała się do wypłaty pracownikom odbywającym podróże służbowe diet w wysokości przekraczającej kwoty wskazane w ww. rozporządzeniu, to na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, spółka może zaliczyć w ciężar kosztów uzyskania przychodów wydatki poniesione na wyżywienie pracowników podczas podróży służbowej do wysokości diety wynikającej z ww. rozporządzenia. Obowiązujące w spółce uregulowania z zakresu prawa pracy nie nakładają bowiem na nią obowiązku ponoszenia świadczeń w wyższej wysokości. Dokonywanie w tym zakresie »dobrowolnie« wyższych wypłat nie uprawnia do ich zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów".

Kiedy są zwolnione

Czy koszty wyżywienia pokryte przez pracodawcę w wysokości wyższej niż wartość diety będą dla pracownika przychodem? Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:

- podróży służbowej pracownika,

- podróży osoby niebędącej pracownikiem

– do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Gdy regulamin jest korzystniejszy

Obowiązujące u danego pracodawcy spoza sfery budżetowej regulacje dotyczące wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikom odbywającym podróż służbową, mogą przewidywać bardziej korzystne warunki przyznawania świadczeń z tego tytułu niż wynikające z przepisów wydanych przez ministra pracy i polityki społecznej. W takiej sytuacji pracownik jest uprawniony do otrzymania zwrotu poniesionych przez siebie wydatków na warunkach określonych w regulacjach zakładowych bądź określonych w umowie o pracę, jednak ze zwolnienia od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT korzysta wyłącznie wartość tej części otrzymanych przez pracownika świadczeń na pokrycie kosztów wyżywienia w podróży (bez względu na formę tego świadczenia), która nie przekracza wysokości diety z tytułu podróży służbowej, czyli w przypadku podróży krajowych 30 zł za dobę podróży.

Natomiast w interpretacji Izby Skarbowej w Warszawie z 23 lutego 2010 r. (IPPB1/415-934/09-5/KS) stwierdzono, że „w sytuacji kiedy spółka sama finansuje bezpośrednio koszty całodziennego wyżywienia pracowników, a pracownikom nie są wypłacane diety, wartość finansowanych przez pracodawcę kosztów wyżywienia nie stanowi dla pracowników przychodu podlegającego opodatkowaniu".

Obecnie organy podatkowe zgodnie twierdzą tak, jak m.in. Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacjiz 14 lutego 2013 r. (IBPBII/1/ 415-1006/12/BJ), która podkreśla, że: „na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ze zwolnienia od podatku będzie korzystała wyłącznie ta część otrzymanego zwrotu, która nie przekracza diety z tytułu podróży służbowej, określonej w ww. rozporządzeniach ministra pracy i polityki społecznej".

Autorka jest ekspertem podatkowym w ECDDP sp. z o.o.