Kasy fiskalne: Nazwa towaru po 1 października 2013 r. pozwoli na jednoznaczną identyfikację

Rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących określa od 1 kwietnia 2013 r. m.in.:

– nieco odmiennie niż były one określone w obowiązującym do 31 marca 2013 r. rozporządzeniu w sprawie kryteriów technicznych kas.

Do 30 września 2013 r. podatnicy mogą jednak prowadzić ewidencję oraz zapewnić spełnienie warunków używania kas zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 111 ust. 9 ustawy o VAT obowiązującymi na dzień 31 marca 2013 r., tj. według starego rozporządzenia w sprawie kryteriów technicznych kas (zob. § 37 nowego rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących).

Podatnicy, którzy skorzystali z tej możliwości i prowadzą ewidencję oraz stosują kasy według starych zasad, powinni pamiętać, że ostatecznie od 1 października br. będą musieli przejść na nowe zasady prowadzenia tej ewidencji. Najważniejsze zmiany w tym zakresie są przedstawione poniżej.

Dodatkowe elementy

Przede wszystkim wszyscy podatnicy powinni pamiętać, że ostatecznie od 1 października treść paragonu fiskalnego powinna być dostosowana do nowych wymogów (§ 8–10 rozporządzenia w sprawie kas). Najważniejsza zmiana w stosunku do stanu prawnego obowiązującego do 31 marca br. polega na tym, że paragony fiskalne powinny dodatkowo zawierać m.in.:

Nazwa na paragonie

Od 1 kwietnia 2013 r. paragon fiskalny powinien zawierać nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację. Organy podatkowe wskazują, że § 37 rozporządzenia w sprawie kas wskazuje jedynie, że z upływem 30 września 2013 r. podatnicy będą zobowiązani w pełni realizować przewidziany w przepisie wymóg wskazywania nazwy, która pozwoli na jednoznaczną identyfikację towaru lub usługi.

Nie oznacza to jednak, że dotychczas akceptowane było prowadzenie ewidencji i stosowanie nazewnictwa bazującego np. na grupach towarowych (grupach usług) w sposób niepozwalający na jednoznaczną identyfikację sprzedawanych towarów lub świadczonych usług (interpretacja Izby Skarbowej w Łodzi z 22 sierpnia 2013 r., IPTPP4/ 443-341/13-4/OS; interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 13 sierpnia 2013 r., IBPP3/443-615/13/KG; interpretacja IzbySkarbowej w Warszawie z 26 lipca 2013 r., IPPP2/443-449/13-4/DG).

Zatem w tym przypadku należy się liczyć, że organy podatkowe przyjmą, że obowiązek dostosowania nazwy towaru lub usługi do wymogów określonych w rozporządzeniu w sprawie kas rejestrujących powinien być wykonany już 1 kwietnia 2013 r., a nie dopiero od 1 października 2013 r.

Ministerstwo Finansów wydało ostatnio interpretację ogólną w tej sprawie (interpretacja ogólna ministra finansów z 12 września 2013 r. PT7/033/1/589/MHL/13/RD 94492).

MF wyjaśniło, że nazwy towarów/usług pozwalające na jednoznaczną identyfikację określa sam podatnik, uwzględniając asortyment oferowanych przez siebie towarów. Nazwy powinny być zgodne z faktycznym przedmiotem sprzedaży. Na podstawie nazwy powinno być możliwe przyporządkowanie właściwej stawki VAT. Jabłka i pomidory, a nie owoce czy warzywa, chleb i bułka, a nie pieczywo – takie przykłady prawidłowych identyfikacji podane są w interpretacji >patrz ramka.

Raporty dobowe i miesięczne

Ostatecznie od 1 października 2013 r. sporządzane raporty fiskalne (dobowe) będą musiały zawierać dane określone w § 11 rozporządzenia w sprawie kas. Przypomnijmy jednocześnie, że przedłużeniu uległ czas na sporządzenie raportu fiskalnego miesięcznego. Do 31 marca 2013 r. podatnicy powinni byli sporządzić go w ostatnim dniu sprzedaży w miesiącu. Natomiast za okresy od 1 kwietnia 2013 r. należy go sporządzić po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu.

Zero „techniczne"

Podatnicy dokonujący sprzedaży opodatkowanej w formie marży, o której mowa w art. 119 ust. 1 (usługi turystyki) lub art. 120 ust. 4 (towary używane, dzieła sztuki, przedmioty kolekcjonerskie i antyki) ustawy o VAT, powinni pamiętać, że od 1 kwietnia 2013 r. w rozporządzeniu w sprawie kas wprost określono zasady przypisywania technicznej stawki zero proc. (tzw. zero techniczne) do symboli literowych. Podatnicy powinni zatem przyporządkować tej sprzedaży dowolną wolną literę, z wyjątkiem litery „A", a przyporządkowanie odpowiedniej litery dla tego rodzaju sprzedaży odnotowuje serwisant w książce kasy.

Do 31 marca 2013 r. taki sposób postępowania wynikał jedynie z akceptowanej przez organy podatkowe praktyki. Podatnicy powinni zatem pamiętać, aby najpóźniej 1 października 2013 r. dostosować się do nowych regulacji i jeżeli dotychczas nie przyporządkowali wolnej literze tzw. zera technicznego, to powinni to uczynić.

Trzeba zaprowadzić odrębną korektę

Do 31 marca 2013 r. przepisy nie regulowały sposobu korekty obrotu i podatku należnego w przypadku reklamacji, zwrotu towaru czy wystąpienia oczywistej pomyłki. W praktyce firmy stosowały tzw. ewidencje korekt kasowych (bez określonego wzoru). Organy podatkowe wskazywały, że z tej ewidencji musiały dokładnie wynikać: kwota korekty sprzedaży i podatku należnego przypisana do konkretnego paragonu (tak interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 3 listopada 2009 r., IBPP4/443-931/09/AZ).

Od 1 kwietnia 2013 r. sposób postępowania w tych przypadkach oraz zakres dokumentacji (tzw. odrębna ewidencja), jaką musi prowadzić firma do rejestrowania zwrotów i reklamacji, oraz oczywistych pomyłek jest opisany w rozporządzeniu w sprawie kas (zob. § 3 ust. 3–6 rozporządzenia w sprawie kas).

W okresie przejściowym od 1 kwietnia do 30 września br. podatnicy mogli albo założyć odrębną ewidencję spełniającą wymogi określone w rozporządzeniu w sprawie kas, albo na podstawie § 37 rozporządzenia w sprawie kas prowadzić „ewidencji korekt kasowych" na podstawie wykształconej praktyki.

Firmy, które nie założyły jeszcze odrębnej ewidencji spełniającej wymogi określone w rozporządzeniu w sprawie kas, powinny to uczynić najpóźniej 1 października 2013 r.

Ciastko zamiast kremówki i szarlotki

Ministerstwo Finansów wyjaśniło w swojej interpretacji, że sposób „jednoznacznego" identyfikowania towarów i usług jest ściśle związany z asortymentem towarów i usług, jakie podatnik oferuje.

Przykładowo, jeżeli podatnik oferuje np. kilka odmian pomidora, to może zaprogramować w kasie nazwę „pomidor" dla oferowanych tego typu towarów, a podatnik dokonujący sprzedaży różnych rodzajów ciastek (np.: kremówka, sernik na zimno, szarlotka) może stosować oznaczenie ciastka, bez określania szczegółowo, jaki to rodzaj ciastka. Jedną nazwę można stosować również wtedy, gdy oferowane towary są w różnej cenie (np. różna cena za kilogram).

Nie dotyczy to jednak przypadku, gdy oferowane towary są objęte rożnymi stawkami VAT, np. pomidory (suszone) objęte 8-proc. stawką oraz pomidory na gałązce objęte stawką 5-proc., chleb o przedłużonej trwałości – objęty stawką 8-proc. oraz chleb z terminem przydatności do spożycia nie dłuższym niż 14 dni – objęty stawką 5-proc. W tym przypadku podatnik powinien te towary wykazywać na paragonie w odrębnych pozycjach (przy możliwości ich identyfikowania za pomocą jednej nazwy np. pomidory, jeśli sprzedawane towary objęte są jedną stawką VAT).