- Moja firma jest kontrolowana w zakresie prawidłowości i terminowości wpłat podatku od gier. W trakcie zapoznawania się z materiałami postępowania podatkowego nie zauważyłem, aby w aktach była metryka sprawy. Czy w tym przypadku organ ma obowiązek ją założyć i prowadzić? – pyta czytelnik.

Ustawodawca nakłada obowiązki nie tylko na podatnika, ale również na organy podatkowe. Jednym z takich obowiązków, wynikających z art. 171a ordynacji podatkowej (dalej: o.p.) jest obowiązek założenia metryki sprawy. Może ona mieć formę papierową lub elektroniczną. Metryka sprawy jest obligatoryjnym dokumentem umieszczanym w aktach sprawy.

W jakim celu

Dzięki takiemu dokumentowi nawet po upływie długiego czasu można ustalić kto brał udział w postępowaniu i wydaniu konkretnego rozstrzygnięcia, a więc kto rzeczywiście miał styczność z aktami podatnika. Metryka sprawy jest dokumentem urzędowym w rozumieniu art. 194 o.p., który potwierdza charakter udziału pracownika w postępowaniu (wyrok WSA w Krakowie z 16 listopada 2012 r., I SA/Kr 1443/12).

Treść metryki wskazuje wszystkie osoby, które uczestniczyły w podejmowaniu czynności w postępowaniu podatkowym. Zawiera także informacje, jakie czynności zostały przez te osoby wykonane.

Niezbędne elementy

Ustawodawca nałożył na organy podatkowe nie tylko obowiązek prowadzenia takiej metryki, lecz również obowiązek jej bieżącej aktualizacji.

Jak wynika z wzoru stanowiącego załącznik do rozporządzenia ministra finansów z 5 marca 2012 r. w sprawie wzoru i sposobu prowadzenia metryki sprawy (DzU z 2012 r., poz. 246) metryka powinna zawierać takie informacje jak:

- data podjętej czynności,

- dane personalne osoby podejmującej taką czynność,

- wskazanie o jaką czynność chodzi

- wskazanie rodzaju, daty i znaku dokumentu, którego czynność dotyczy.

Bez obowiązku

Nie we wszystkich sprawach trzeba prowadzić metrykę. Ustawodawca wyraźnie określił katalog spraw wyłączonych z takiego obowiązku. Są to sprawy dotyczące:

1) zaliczenia wpłaty na poczet zaległości podatkowych,

2) umorzenia w całości lub w części zaległości podatkowych, odsetek za zwłokę lub opłaty prolongacyjnej w przypadkach, o których mowa w art. 67d o.p.

3) zaliczenia nadpłaty lub zwrotu podatku na poczet zaległych oraz bieżących zobowiązań podatkowych,

4) ustalenia zobowiązań podatkowych, które zgodnie z odrębnymi przepisami są ustalane corocznie, jeżeli stan faktyczny, na podstawie którego ustalono wysokość zobowiązania podatkowego za poprzedni okres, nie uległ zmianie,

5) ustalenia wysokości zobowiązania podatkowego w podatku od spadków i darowizn, jeżeli decyzja jest wydawana wyłącznie na podstawie danych zawartych w złożonym zeznaniu o nabyciu rzeczy lub praw majątkowych oraz dołączonych do tego zeznania dokumentów,

6) ustalenia wysokości zobowiązań podatkowych w podatku od nieruchomości, podatku rolnym i podatku leśnym, jeżeli wysokość ustalonych zobowiązań wynika z danych zawartych w złożonej przez osobę fizyczną, odpowiednio, informacji o nieruchomościach i obiektach budowlanych, informacji o gruntach lub informacji o lasach,

7) ustalenia wysokości zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych podatnikom, którzy osiągają dochody z działów specjalnych produkcji rolnej,

8) ustalenia wysokości podatku dochodowego w formie karty podatkowej,

9) ustalenia wysokości podatku dochodowego w formie ryczałtu od przychodów osób duchownych,

10) zwrotu osobom fizycznym części wydatków poniesionych na zakup materiałów budowlanych przez te osoby w związku z budową i remontem budynku mieszkalnego,

11) wydania podatkowych znaków akcyzy lub sprzedaży legalizacyjnych znaków akcyzy,

12) prowadzonej przez organy kontroli skarbowej w zakresie, o którym mowa w art. 2 ust. 1 pkt 4-11 i 14 ustawy z 28 września 1991 r. o kontroli skarbowej (tekst jedn. DzU z 2011 r. nr 41, poz. 214 ze zm.), a więc m.in. kontroli celowości i zgodności z prawem gospodarowania środkami publicznymi oraz środkami pochodzącymi z UE i międzynarodowych instytucji finansowych, z wyłączeniem kontroli celowości wykorzystania środków zaliczanych do dochodów własnych i subwencji ogólnej jednostki samorządu terytorialnego, kontroli wywiązywania się z warunków finansowania pomocy ze środków z UE i międzynarodowych instytucji finansowych, czy też kontroli rzetelności wypełniania zobowiązań wynikających z udzielonych przez Skarb Państwa poręczeń i gwarancji,

13) kontroli wykonywanej przez Służbę Celną w zakresie, o którym mowa w art. 30 ust. 2 i 3 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o Służbie Celnej (DzU nr 168, poz. 1323 ze zm.), a więc m.in. w zakresie kontroli przestrzegania przepisów prawa celnego oraz innych przepisów związanych z przywozem i wywozem towarów w obrocie między obszarem celnym Wspólnoty Europejskiej a państwami trzecimi, w szczególności przepisów dotyczących towarów objętych ograniczeniami lub zakazami czy też kontroli prawidłowości i terminowości wpłat podatku akcyzowego od niektórych wyrobów określonych w przepisach odrębnych oraz podatku od gier —z wyjątkiem spraw załatwianych w postępowaniu odwoławczym, w postępowaniu dotyczącym wznowienia postępowania, stwierdzenia nieważności decyzji ostatecznej albo postanowienia ostatecznego oraz uchylenia albo zmiany decyzji ostatecznej albo postanowienia ostatecznego.

Obowiązek prowadzenia metryki sprawy został także wyłączony na mocy art. 14h, art. 280, art. 292, art. 306k o.p. w sprawach dotyczących interpretacji przepisów prawa podatkowego, czynności sprawdzających, kontroli podatkowej oraz zaświadczeń.

Ustawodawca wprowadził zatem wyjątek od obowiązku prowadzenia metryki sprawy w przypadku wskazanym przez czytelnika, a mianowicie w zakresie kontroli prawidłowości i terminowości podatku od gier, określonym w art. 30 ust. 3 ustawy o służbie celnej.