Fundusz szkoleniowy: koszt teraz, przychód za rok

- Wydatki na edukację pracowników są podatkowym kosztem firmy. Można je już odliczyć na długo przed wykupieniem szkolenia. Jak to zrobić?

Tomasz Piekielnik

Odpowiada Tomasz Piekielnik, doradca podatkowy w kancelarii Piekielnik i Partnerzy

:  Wystarczy utworzyć fundusz szkoleniowy i przekazać na niego pieniądze. Wpłaconą kwotę można od razu zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Nawet jeśli nie jest przeznaczona na konkretny kurs czy studia. Dzięki temu w bieżącym rozliczeniu zapłacimy niższy podatek. To rozwiązanie może się przydać przedsiębiorcom, którzy muszą odprowadzić wysoką zaliczkę, np. przy działalności sezonowej.

A jeśli nie uda się pieniędzy z funduszu wydać na szkolenie?

Wtedy trzeba wykazać przychód. Można to jednak zrobić dopiero za rok. Z przepisów wyraźnie wynika, że przychodem są środki funduszu niewykorzystane w roku, w którym zostały do niego wpłacone bądź w następnym. W ten sposób przesuwamy zapłatę podatku. Załóżmy, że teraz wpłacimy pieniądze na fundusz, naliczymy koszty i zmniejszymy podatek, a przychód (jeśli nie wydamy ich na edukację pracowników) wykażemy dopiero w grudniu następnego roku.

Co trzeba zrobić, aby utworzyć taki fundusz?

Ustawa o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy mówi, że zasady jego tworzenia i funkcjonowania reguluje układ zbiorowy pracy lub regulamin funduszu. Trzeba więc taki układ albo regulamin stworzyć. Wpłaty nie mogą być mniejsze niż 0,25 proc. funduszu płac.

Wydatkowanie środków następuje na podstawie postanowienia pracodawcy w uzgodnieniu z pracownikiem kierowanym na szkolenie. Te operacje powinny być udokumentowane dowodami wewnętrznymi. Przydadzą się też pisemne założenia podnoszenia kwalifikacji pracowników.

Czy potrzebne jest odrębne konto?

Przepisy nie mówią o obowiązku tworzenia odrębnego rachunku (tak jak np. przy zakładowym funduszu świadczeń socjalnych). Na pewno jednak założenie takiego rachunku (albo subkonta) zmniejszy ryzyko ewentualnego sporu z urzędem skarbowym. Przelewy powinien potwierdzać wyciąg bankowy.