Tak stwierdziła Iza Skarbowa w Poznaniu w interpretacji z 2 kwietnia 2013 r. (ILPP2/443-9/13-4/SJ).
Z wnioskiem o wydanie interpretacji wystąpił przedsiębiorca będący czynnym podatnikiem VAT. Przedsiębiorca powziął wątpliwość, czy aby udokumentować w 2013 r. dokonaną sprzedaż, może korzystać ze starych formularzy faktur, które stosował przed wejściem w życie zmian dotyczących fakturowania. Dotychczas stosowane przez podatnika formularze faktur posiadają stare określenia, takie jak: „FAKTURA VAT", „ORYGINAŁ" oraz „KOPIA".
W ocenie podatnika nie można uznać faktur za nieprawidłowe, w sytuacji gdy zawierają – oprócz wskazanych wyżej dodatkowych określeń – wszystkie elementy wymagane przez § 5 ust. 1 rozporządzenia ministra finansów w sprawie fakturowania. Zdaniem wnioskodawcy nie ma przeciwwskazań do umieszczania na fakturach dodatkowych informacji, gdyż w rozporządzeniu tym określa się minimalny zakres informacji, z jakich powinna składać się faktura.
Rozporządzenie w sprawie faktur nie nakłada ograniczeń w sprawie umieszczania informacji na wystawionych fakturach. Wskazuje tylko konieczną listę elementów, które powinny być użyte w wystawionej fakturze. Dlatego, zdaniem przedsiębiorcy, przedstawiony w stanie faktycznym sposób dokumentowania sprzedaży jest prawidłowy.
Wobec powyższego problemu podatnik wystąpił z wnioskiem o wydanie interpretacji indywidualnej w celu potwierdzenia prawidłowości swojego stanowiska. Stanowisko wnioskodawcy zostało przez organ podatkowy uznane za prawidłowe.
Marta Gmurkowska starsza konsultantka w zespole ds. podatków pośrednich działu prawnopodatkowego PwC
Komentuje Marta Gmurkowska, starsza konsultantka w zespole ds. podatków pośrednich działu prawnopodatkowego PwC
Na podatników VAT został nałożony, co do zasady, obowiązek dokumentowania sprzedaży poprzez wystawienie faktury. Tak wynika z art. 106 ust. 1 ustawy o VAT. Ustawodawca nie przedstawia jednak w sposób szczegółowy zasad wystawiania faktur.
Ogranicza się wyłącznie do wymienienia podstawowych informacji, jakie powinien zawierać dokument sprzedaży (zakres tych informacji przedstawia ww. artykuł ustawy o VAT). Są to informacje na temat dokonanej transakcji sprzedaży oraz uczestniczących w niej podmiotów. Zasady wystawiania faktur oraz innych dokumentów z nimi zrównanych zostały uregulowane szczegółowo w § 5 ust. 1 rozporządzenia ministra finansów w sprawie faktur i właśnie tam można odnaleźć rozszerzoną w stosunku do ustawowej obligatoryjną listę elementów.
1 stycznia 2013 r. po raz kolejny znowelizowano rozporządzenie w sprawie wystawiania faktur w celu dostosowania regulacji krajowych do regulacji europejskiej dyrektywy o VAT w tym zakresie (obecnie dyrektywy 2010/45/UE). Założeniem tych zmian było uproszczenie zasad dokumentowania transakcji, polegające na zmniejszeniu liczby obowiązkowych danych na fakturze, co wydawałoby się korzystne dla podatników. Niestety, taka zmiana spowodowała u wielu podatników obawy, że w ich następstwie konieczne będą aktualizacje używanych dotychczas programów komputerowych, a tym samym również formularzy faktur.
Analiza przywołanego przepisu rozporządzenia prowadzi do wniosku, że określa on konieczne elementy, które każdy przedsiębiorca powinien umieszczać na dokumencie sprzedaży. Warto tu jednak podkreślić, że wskazana lista stanowi minimum informacji, które powinny pojawić się na fakturze. Analiza postanowień całego rozporządzenia nie zakazuje podatnikowi stosowania dodatkowych adnotacji. Oznacza to, że możliwe jest stosowanie dodatkowych elementów na fakturze, oprócz tych, które są obligatoryjne.
Następstwem dokonanych zmian w rozporządzeniu w sprawie faktur jest to, że nie ma już m.in. obowiązku oznaczenia dokumentów określeniem „FAKTURA VAT". Utrzymana natomiast została zasada, że faktury wystawia się w co najmniej dwóch egzemplarzach, z których jeden zostaje u sprzedawcy, a drugi trafia do nabywcy, jednak bez obowiązku opatrywania ich określeniami „ORYGINAŁ" oraz „KOPIA".
Nawiązując do przedstawionego stanu faktycznego, w mojej ocenie, faktura wystawiona przez przedsiębiorcę w 2013 r. oznaczona dodatkowo „starymi" określeniami, jak: „FAKTURA VAT",, „ORYGINAŁ", czy „KOPIA" nie budzi zastrzeżeń co do prawidłowości jej wystawienia. Oczywiście, pod warunkiem uwzględnienia w niej pozostałych (obligatoryjnych) elementów, zgodnych z aktualnie obowiązującym, na dzień wystawienia dokumentu, przepisem rozporządzenia w sprawie faktur.
Tak wystawione faktury, które zawierają dodatkowe określenia (jak powyżej wskazane bądź też inne), nie są dokumentami wadliwymi, pod warunkiem że użyte (dodatkowe) elementy nie modyfikują ani nie pozostają w sprzeczności z obowiązkowymi oraz że nie budzą zastrzeżeń do danych zawartych w fakturze (w tym również do informacji umożliwiającej identyfikację sprzedawcy oraz nabywcy). Przedsiębiorca może więc stosować „stare" formularze faktur, które dodatkowo uwzględniają „stare" elementy z zastrzeżeniem, że aktualnie wymagane oznaczenia są przez tego podatnika użyte.
Tutaj warto jednak zwrócić uwagę na to, że odnotowane na fakturze określniki „ORYGINAŁ" i „KOPIA" powodują dalszą konieczność weryfikacji dostarczanych do kontrahentów faktur (zgodnie z obowiązującymi uprzednio przepisami w sprawie fakturowania („oryginał" faktury musiał trafić do kontrahenta, natomiast jego „kopia" pozostawała u sprzedawcy). Obecne zmiany w fakturowaniu, w dużej mierze upraszczające zasady przesyłania faktur do kontrahentów, eliminują ten obowiązek.
Potwierdzeniem tego stanowiska może być krótki komentarz Ministerstwa Finansów zawarty w wydanej broszurze informacyjnej, dotyczącej wprowadzonych zmian w zakresie fakturowania: „(...) pomimo zniesienia obowiązku podawania niektórych danych w fakturze podatnicy, którzy np. obecnie oznaczają faktury wyrazami „faktura VAT" nadal będą mogli to czynić w nowym stanie prawnym. Dodatkowo należy zauważyć, iż na fakturach podatnicy mogą również zawierać inne dane, które nie będą już wymagane jako obowiązkowe od 1 stycznia 2013 r. (...)".
