Niezbędnym warunkiem zwolnienia od akcyzy jest prowadzenie odpowiedniej ewidencji przez dostawcę i podmiot zużywający oleje smarowe na cele objęte zwolnieniem.

Zgodnie bowiem z art. 32 ust. 5 pkt 3 ustawy o podatku akcyzowym, warunkiem zwolnień od akcyzy wyrobów akcyzowych ze względu na ich przeznaczenie jest również prowadzenie ewidencji wyrobów akcyzowych objętych zwolnieniem przez:

- podmiot prowadzący skład podatkowy,

- zarejestrowanego odbiorcę, z wyłączeniem zarejestrowanego odbiorcy posiadającego zezwolenie na jednorazowe nabycie wyrobów akcyzowych jako zarejestrowany odbiorca,

- podmiot pośredniczący oraz

- podmiot zużywający prowadzący działalność gospodarczą z użyciem wyrobów akcyzowych objętych zwolnieniem od akcyzy ze względu na ich przeznaczenie, z wyłączeniem podmiotu zużywającego, który wyłącznie używa do celów opałowych pozostałe węglowodory gazowe o kodach CN od 2711 12 11 do 2711 19 00.

Co trzeba uwzględniać

Na podstawie art. 32 ust. 7 ustawy o podatku akcyzowym, ewidencja może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej, po uprzednim pisemnym poinformowaniu właściwego naczelnika urzędu celnego o formie jej prowadzenia. Ewidencja powinna zawierać informacje umożliwiające ustalenie ilości wysłanych lub otrzymanych wyrobów akcyzowych zwolnionych od akcyzy ze względu na przeznaczenie, ustalenie terminu wysłania lub odbioru tych wyrobów, a także miejsca odbioru w przypadku ich przemieszczania oraz informacje o dokumentach dostawy.

Szczegółowe zasady prowadzenia ewidencji wyrobów węglowych objętych zwolnieniem (zwanej dalej ewidencją) zostały określone w rozporządzeniu ministra finansów z 30 sierpnia 2010 r. w sprawie dokumentu dostawy, ewidencji wyrobów akcyzowych objętych zwolnieniem od akcyzy ze względu na ich przeznaczenie, warunków i sposobu ich zwrotu oraz środków skażających alkohol etylowy, (tekst jedn. DzU z 2013 r., poz. 196; dalej: rozporządzenie).

Ewidencję prowadzi się dla okresów obejmujących rok kalendarzowy. Dane do ewidencji wpisuje się chronologicznie.

Papierowa lub elektroniczna

Sposób prowadzenia ewidencji w formie papierowej określa § 5 rozporządzenia. Ewidencja papierowa powinna mieć formę książkową. Jej karty należy zszyć przed rozpoczęciem wypełniania. Karty ewidencji numeruje się kolejno od numeru jeden i opatruje stemplem podmiotu prowadzącego ewidencję.

5 lat

tak długo trzeba przechowywać ewidencję. Termin liczy się od końca roku, w którym została ona sporządzona

Następnie, tak przygotowaną ewidencję podmiot zużywający przedstawia właściwemu naczelnikowi urzędu celnego do zaplombowania. Naczelnik urzędu celnego nakłada na przeszycie zamknięcie urzędowe w formie plomby zaciśniętej na elemencie mocującym przy użyciu plombownicy, a na ostatniej stronie ewidencji wpisuje liczbę jej stron i składa podpis.

Uwaga! Rozpoczęcie prowadzenia ewidencji w formie papierowej możliwe jest dopiero po jej zaplombowaniu przez właściwego naczelnika urzędu celnego. Wpisy do ewidencji muszą być naniesione w sposób trwały i wyraźny. Zmiany i poprawki powinny być dokonywane w taki sposób, aby przekreślony pierwotny tekst pozostał czytelny. Każda zmiana lub poprawka powinna zostać potwierdzona podpisem osoby, która naniosła zmianę lub poprawkę, z podaniem daty wprowadzenia, oraz w razie potrzeby opisana w rubryce „uwagi".

Sposób prowadzenia ewidencji w formie elektronicznej określa natomiast § 6 rozporządzenia.

>Można prowadzić elektronicznie

Ewidencja w formie elektronicznej jest prowadzona zgodnie z pisemną instrukcją obsługi programu komputerowego i w taki sposób, aby:

- umożliwiała wgląd w treść dokonywanych wpisów oraz ochronę przechowywanych danych przed zniekształceniem lub utratą,

- umożliwiała dokonywanie korekty danych opatrzonej adnotacją osoby dokonującej tej korekty oraz daty jej dokonania,

- pozwalała na uzyskanie czytelnego wydruku wpisów w porządku chronologicznym;

- uniemożliwiała usuwnie wpisów.

Jeżeli podmiot zużywający zdecyduje się prowadzić ewidencję w formie elektronicznej, to powinien nabyć lub stworzyć program do jej prowadzenia, który spełnia te wymogi. Następnie musi powiadomić właściwego naczelnika urzędu celnego o wyborze elektronicznej formy prowadzenia ewidencji. Dopiero wówczas możliwe będzie rozpoczęcie jej prowadzenia.

Kopię należy wydrukować

Warto tu zwrócić uwagę na jeszcze jeden obowiązek wynikający z przepisów rozporządzenia. Otóż, podmiot prowadzący ewidencję w formie elektronicznej przechowuje jej kopię zapisaną na informatycznych nośnikach danych oraz w formie papierowej, po jej wydrukowaniu.

Zatem, poza prowadzeniem ewidencji w formie elektronicznej za pomocą odpowiedniego programu, konieczne jest, aby dodatkowo kopia prowadzonej ewidencji była przechowywana na informatycznych nośnikach danych (np. na dyskach zewnętrznych). Jednocześnie należy przechowywać ewidencję w formie papierowej.

Uwaga! Przepisy nie określają jak często należy tworzyć dodatkową kopię ewidencji prowadzonej w formie elektronicznej ani też nie wskazują jak często należy dokonywać wydruku ewidencji prowadzonej w formie elektronicznej. Powszechnie jednak przyjmuje się, że czynności tych należy dokonywać raz w miesiącu.

Bez względu na formę

Zgodnie z § 3 ust.1 rozporządzenia, ewidencja (niezależnie od tego, czy jest prowadzona w formie papierowej, czy w formie elektronicznej) powinna zawierać:

- dane dotyczące ilości wyrobów zwolnionych:

a) nazwę wyrobów oraz ich kod CN,

b) ilość opakowań oraz ich numery identyfikacyjne, jeżeli zostały nimi oznaczone,

c) ilość wysłanych lub otrzymanych wyrobów zwolnionych, w tym ilość wyrobów zwolnionych zużytych na cele uprawniające do ich zwolnienia od akcyzy, oraz ich łączną ilość, obliczoną narastająco od początku roku kalendarzowego,

- informację odpowiednio o dacie wysłania, otrzymania wyrobów zwolnionych lub ich zużycia,

- informację o dacie wystawienia i numerach identyfikujących dokument dostawy, na podstawie którego wyroby zwolnione zostały wysłane, otrzymane lub zużyte,

- informację o adresie miejsca odbioru wyrobów zwolnionych.

Według kodów CN i w litrach

Na podstawie § 3 ust. 2 rozporządzenia, ilość wyrobów zwolnionych wysłanych, otrzymanych lub zużytych wpisuje się do ewidencji według kodów CN, w jednostkach miary stosowanych przy obliczeniu akcyzy oraz w sposób umożliwiający obliczenie ilości tych wyrobów.

Skoro stawka akcyzy dla olejów smarowych została określona w litrach (1000 litrów), to stosowaną przez podmiot zużywający jednostką miary przy prowadzeniu ewidencji powinny być litry (1000 litrów).

Ważną kwestią jest również konieczność wpisywania do ewidencji danych, o których wspomniano wyżej, odpowiednio niezwłocznie po otrzymaniu wyrobów zwolnionych, nie później jednak niż następnego dnia po ich odebraniu. Natomiast informacja o zużyciu olejów smarowych na cele objęte zwolnieniem powinna być wpisana do ewidencji niezwłocznie po zużyciu wyrobów zwolnionych na cele uprawniające do zwolnienia, nie później jednak niż następnego dnia po ich zużyciu.

Można raz w miesiącu

Na podstawie § 4 ust. 3 rozporządzenia, dopuszcza się wpisanie do ewidencji ilości zużytych wyrobów zwolnionych raz w miesiącu. Konieczna jest wcześniejsza weryfikacja ilości podczas dokładnej i rzeczywistej kontroli zużycia, gdy ilość zużytych wyrobów zwolnionych ustalana jest na podstawie współczynnikowo określonego poziomu ich zużycia przez poszczególne urządzenia, wskazanego w dokumentacji prowadzonej przez podmiot zużywający.

Ewidencja powinna być przechowywana do celów kontroli przez okres pięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym została sporządzona.