Przygotowania do wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur pochłaniają dziś wiele firm. Do tej cyfrowej rewolucji szykuje się też Krajowa Administracja Skarbowa. W debacie, którą zorganizowała „Rzeczpospolita” 13 czerwca br., ze strony Ministerstwa Finansów padła obietnica, że terminy uruchomienia tego systemu nie będą już zmieniane.
Daty są już pewne: KSeF w 2026 roku
– Od 1 lutego 2026 r. obowiązek e-fakturowania obejmie podatników VAT o obrotach powyżej 200 mln zł, a od 1 kwietnia 2026 r. pozostałych podatników – powiedział Krzysztof Rogowski, Dyrektor Departamentu Analiz KAS. Zapowiedział też, że od 30 czerwca udostępniona zostanie dokumentacja techniczna API, by móc na jej podstawie budować wewnątrzfirmowe systemy współpracy z KSeF. – Od września będzie dostępne nowe środowisko testowe – dodał.
Jak zauważyła Magdalena Brzuszczyńska, dyrektorka zespołu podatkowego w firmie doradczej PwC, digitalizacja podatków to trend globalny. – Pakiet VIDA, czyli wspólne reguły e-fakturowania w Unii Europejskiej, zacznie obowiązywać od 2030 roku, a w niektórych krajach, w tym w Polsce, od 2035 roku – przypomniała. Jej zdaniem na dłuższą metę wprowadzenie powszechnego fakturowania ustrukturyzowanego będzie korzystne dla wszystkich. – Administracjom skarbowym różnych krajów łatwiej będzie zwalczać szarą strefę i zmniejszać lukę w VAT. Z kolei podatnikom poprawi to procesy związane z raportowaniem podatkowym i na bieżąco usprawni obieg informacji pomiędzy firmami, jak i wewnątrz firm – dodała ekspertka.
Czytaj więcej:
Wiele firm, w tym T-Mobile Polska, szykuje się już do wdrożenia KSeF. Jak deklaruje Agnieszka Rylska, dyrektorka departamentu księgowości, podatków i skarbu w tej firmie, jest to duże przedsięwzięcie, bo sam tylko zespół informatyków zaangażowanych w ten projekt liczy około 100 osób, a zaangażowane są w to także osoby z działów księgowości, podatków, pionów logistyki i obsługi klienta. – Niestety, nie wszystkie funkcjonalności tego systemu, nawet już przygotowane, można uruchamiać do testowania. Czekamy na udostępnienie dokumentacji technicznej przez Ministerstwo Finansów – stwierdziła Agnieszka Rylska.
Podobna sytuacja jest w firmach sprzedaży detalicznej. Opowiadała o tym Katarzyna Szafrańska-Blank, starszy menedżer ds. podatkowych Grupy Eurocash. – Prowadzimy transakcje hurtowe i detaliczne, z małymi i dużymi partnerami, rozliczane różnymi systemami. Niektóre faktury są dziś wystawiane automatycznie – wyliczała ekspertka, zwracając uwagę na to, że całą tę specyfikę działania trzeba uwzględniać w przygotowaniach do e-fakturowania. Zresztą w branży detalicznej istotna jest też kwestia nowej opłaty kaucyjnej i nie wiadomo, jak ją rozliczać – czy e-fakturami, czy notami księgowymi.
KSeF impulsem do unowocześniania biznesu i administracji
Wdrażanie KSeF oprócz wyzwań może oznaczać też różne korzyści dla biznesu. Jest o tym przekonany Mateusz Pabjańczyk, menedżer ds. podatków w KION Business Services Polska. – Dla nas KSeF jest dużą szansą na automatyzację procesów biznesowych i ich standaryzację w ramach naszej globalnej struktury – stwierdził Pabjańczyk. Dodał, że pewnym wyzwaniem w realizacji podobnych projektów podatkowo-technologicznych jest luka kompetencyjna. – Niewiele jest osób łączących wiedzę finansową, podatkową i technologiczną, a takie właśnie są teraz w cenie – zauważył ekspert.
Takie obserwacje podziela Magdalena Brzuszczyńska, cytując wyniki globalnego badania wśród klientów PwC. Wynika z nich, że 95 proc. respondentów przyznało, że występuje u nich luka w obszarze podatkowo-technologicznym, a podobna większość przechodzi transformację technologiczną.
Niezależnie jednak od kłopotów z wykwalifikowaną kadrą, biznes uważa, że kluczowe w najbliższym okresie będzie przedstawienie dokumentacji technicznej KSeF. Paweł Jedynak, lider zespołu finansów w Europie Środkowej w Microsoft, powiedział, że jest ona absolutnie kluczowa dla systemów informatycznych i ich rozwijania. – Jeśli globalny dostawca systemów nie zna dokładnie wszystkich wymogów technicznych, to ciężar ich dostosowania do potrzeb danej firmy poniesie ona sama, być może do spółki z integratorem-doradcą – przewidywał Jedynak. – Trzymamy MF za słowo co do terminu przedstawienia dokumentacji technicznej z końcem czerwca. Jednak i tak będzie mało czasu na wdrożenie wszystkich rozwiązań związanych z KSeF. Podatnicy na ogół chcą się do tych wymogów dostosować, o ile czas daje im na to szansę – powiedział Marcin Sidelnik, partner zespołu podatkowego w PwC Polska.
Czytaj więcej:
MF zapewnia, że system KSeF od strony technicznej już można testować – i to od 2022 roku. Jak zadeklarował Roman Łożyński, dyrektor Centrum Informatyki Resortu Finansów, trwają teraz prace nad systemem KSeF 2.0, uwzględniającym uwagi zgłoszone przez przedsiębiorców i ekspertów w konsultacjach. – Ta poprawiona wersja ma większą wydajność, umożliwia też wysyłanie faktur z załącznikami. Wprowadzamy opcję „offline 24”, która pozwala dosłać fakturę w ciągu 24 godzin od jej wystawienia. Będzie też sporo innych zmian, a różnice będą opisane w dokumentacji technicznej, którą opublikujemy 30 czerwca br. – obiecał Łożyński.
Konieczna edukacja podatkowo – cyfrowa
Uczestnicy debaty ze strony biznesowej jednogłośnie sugerowali Ministerstwu Finansów potrzebę przeprowadzenia szeroko zakrojonej kampanii informacyjnej dotyczącej wdrożenia KSeF, zwłaszcza dla małych firm. Choć dla tych o obrotach poniżej 200 mln zł termin uruchomienia KSeF to 1 kwietnia 2026 r., to jeśli robią interesy z firmami większymi, już 1 lutego będą musiały być gotowe na przyjmowanie faktur. – Jeśli bowiem potencjalny klient, będący małą firmą, zarejestruje się w KSeF do 1 lutego 2026 r., to po tej dacie nie będzie mógł pobrać faktury wystawionej przez dużego przedsiębiorcę z platformy MF. Tym samym nie odliczy VAT z takiej faktury i nie zrealizuje płatności – tłumaczyła Agnieszka Rylska.
Krzysztof Rogowski w imieniu MF obiecał taką kampanię – i to wieloaspektową. – Będą szkolenia online, będą też konsultacje w urzędach skarbowych, głównie z mikroprzedsiębiorcami – zapowiedział dyrektor. Potwierdził też zapowiedź udostępnienia darmowych aplikacji do wystawiania i odbioru faktur dla małych firm.
Czytaj więcej:
W 2026 roku elektroniczne raportowanie CIT
W największych firmach na proces wdrażania KSeF nałożą się przygotowania do raportowania w formie JPK_CIT. To nowy obowiązek przekazywania elektronicznych danych o podatku dochodowym od osób prawnych dla firm o rocznych obrotach ponad 50 mln euro. MF zapowiada, że poświęci temu osobną kampanię informacyjną. – Z punktu widzenia administracji skarbowej będzie to spore ułatwienie w procesie kontroli. Zapewni to bowiem ujednolicenie planu kont u tych podatników. Jednak cyfryzacja raportowania w obszarze CIT wpłynie też na ograniczenie potrzeby kontrolowania podatników w zakresie podatku dochodowego – twierdzi Krzysztof Rogowski. Przewiduje on, że czas, jaki poświęcają dziś podatnicy na wyjaśnianie kontrolerom różnych aspektów swojej działalności, będą mogli przeznaczyć na zajęcie się swoim biznesem.
Magdalena Brzuszczyńska przewiduje, że podatników CIT czekają podobne wyzwania jak z KSeF. – Wynika to z podobnych przyczyn, w tym z różnorodności systemów finansowo-księgowych, które trzeba będzie dostosować do zbierania danych podlegających raportowaniu w ramach JPK_CIT. Niektórzy będą musieli generować te pliki niemal codziennie – zaznaczyła ekspertka.
Wyzwanie w takim generowaniu plików będzie tym większe, że do ich generowania nie wystarczy już nakładka na istniejący program. Mówił o tym Paweł Jedynak, zauważając, że będzie potrzebna cała infrastruktura konieczna do wyliczenia danych dla JPK_CIT. – To będzie strategiczna decyzja dla przedsiębiorców, o znaczeniu nawet szerszym niż tylko rozliczenia podatkowe. Trzeba po prostu podjąć strategiczną decyzję o radykalnym unowocześnieniu całej informatycznej infrastruktury firmy – przewidywał ekspert Microsoftu. Jego zdaniem to może być kosztowne, ale wprowadzane przez państwo nowe wymogi w zakresie rozliczeń podatkowych mogą być ogólnie impulsem dla firm, by się unowocześniały cyfrowo, zwłaszcza w rozwiązaniach chmurowych.
Krzysztof Rogowski przyznał, że dla administracji skarbowej to też będzie kosztowne, ponieważ dane z JPK_CIT będą musieli przetworzyć oraz przechować.
Czytaj więcej:
Cyberbezpieczeństwo w centrum uwagi
Uczestnicy debaty wiele uwagi poświęcili bezpieczeństwu wprowadzanych nowych systemów rozliczeń podatkowych. Roman Łożyński zadeklarował, że MF stara się tym nowym rozwiązaniom zapewnić jak największe bezpieczeństwo zarówno dla administracji, jak też dla użytkowników. – Będziemy też prowadzili ciągłą analizę ryzyka. Budujemy system wielowarstwowy, co w praktyce bardzo podnosi poziom zabezpieczeń – obiecał dyrektor CIRF.
Z kolei Paweł Jedynak zapewniał, że dzisiejsze systemy ochrony sieci są inteligentne i uczą się. – Jeśli następuje atak na jakiś globalny system, np. w Singapurze, i ten atak zostanie rozpoznany na platformie data center gdzieś w Azji, to natychmiast cały system się o tym dowie, przyjmie do wiadomości i – gdyby atak powtórzył się np. w Polsce – to zostanie odparty – wyjaśniał.
Podkreślano też potrzebę uwzględnienia aspektu cyberbezpieczeństwa w kampanii edukacyjnej o KSeF i JPK_CIT. – W rozmowach z naszymi partnerami biznesowymi ten temat jest bardzo często podnoszony – zauważył Mateusz Pabjańczyk. Z kolei Marcin Sidelnik sugerował, że do kompleksowych działań edukacyjnych w tej sprawie należałoby wciągnąć także inne resorty poza MF. – Nietrudno sobie wyobrazić, że pojawią się wyłudzenia danych metodą „na ksefa”, czyli poprzez podsyłanie różnych maili niby to związanych z e-fakturowaniem, a tak naprawdę zachęcających do klikania w linki z oprogramowaniem kradnącym dane handlowe – przewidywał Sidelnik.
Cyfryzacja odmieniła oblicze podatków w oczach społeczeństwa
W debacie poświęcono uwagę także historii cyfryzacji rozliczeń podatkowych w Polsce. Jeszcze kilkanaście lat temu, gdy większość podatników PIT składała deklaracje papierowe, wielu urzędników zajmowało się głównie wprowadzaniem danych z tych deklaracji do systemu informatycznego. – Angażowało to duże siły i środki, także po stronie przedsiębiorców i obsługujących ich biur rachunkowych. Chodziło często o wyjaśnienie drobnych pomyłek w deklaracjach – wspominał Krzysztof Rogowski.
Kamieniem milowym było wprowadzenie obowiązku składania plików JPK_VAT. Było to swoiste połączenie ewidencji z deklaracją podatkową, co wyeliminowało wiele mechanicznych czynności kontrolnych. Krzysztof Rogowski uważa, że cyfryzacja już na tym etapie pomogła w szybszym naprawianiu wielu zwykłych ludzkich błędów, co dotychczas bywało czasochłonne.
Z kolei Roman Łożyński zwrócił uwagę, że efekty dotychczas wprowadzonej cyfryzacji widać choćby po zakończonym niedawno sezonie rozliczeń PIT. – Popularny już system automatycznych rozliczeń sprawia, że obraz świata podatków w społeczeństwie poprawia się. Można je rozliczać nawet w swoim telefonie z użyciem aplikacji mobilnej. W pierwszym sezonie jej działania skorzystało z niej ponad 80 tys. osób – poinformował dyrektor CIRF.
Z deklaracji przedstawicieli MF wynika, że pierwszy raz od siedmiu lat system e-PIT w sezonie rozliczeń nie zepsuł się ani na chwilę. Przyznają oni, że od strony technicznej uruchomienie KSeF jest nieporównanie większe, ale wysiłki MF idą w kierunku zapewnienia sprawności tego systemu.
