Ewidencjonowanie na kasie fiskalnej – kto w tym roku jest zwolniony z ewidencji VAT

Rok 2013 przyniósł szeroką nowelizację w zakresie zasad stosowania kas rejestrujących. Niewątpliwym efektem tych zmian jest rozszerzenie obowiązku stosowania omawianych urządzeń, także przez podatników, którzy dotychczas korzystali ze zwolnień z ewidencjonowania sprzedaży kasą fiskalną.

Ponadto zmiany te doprecyzowały obszary, które dotychczas pozostawały pewien margines interpretacyjny. Tak było przykładowo w zakresie wymaganej treści paragonu fiskalnego. W efekcie powstało wiele pytań i wątpliwości podatników odnoszących się do konieczności stosowania nowych przepisów.

Regulacje nowelizujące obowiązek stosowania kas fiskalnych zostały wprowadzone do porządku prawnego w dwóch etapach. Pierwszy, dotyczący zwolnień z obowiązku stosowania tego urządzenia w latach 2013 i 2014 (obowiązujący od 1 stycznia 2013 r.), drugi zaś, w zakresie nowelizującym zasady stosowania tego urządzenia, został wprowadzony do porządku prawnego 1 kwietnia 2013 r.

Zmiana zasad od 1 stycznia

- Jak zmieniły się zasady ustalania limitu sprzedaży uprawniającego do korzystania ze zwolnienia z obowiązku stosowania kasy rejestrującej?

Obowiązujące od 1 stycznia 2013 r. rozporządzenie ministra finansów z 29 listopada 2012 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (dalej: rozporządzenie) modyfikuje dotychczasowe zasady stosowania zwolnień w zakresie rejestracji sprzedaży kasą fiskalną.

Poprzednio regułą było stosowanie zwolnienia w stosunku do podatników, u których wartość sprzedaży dokonywanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym kwoty 40 000 zł.

Natomiast podatnicy rozpoczynający sprzedaż w trakcie roku podatkowego korzystali ze zwolnienia w granicach limitu wynoszącego 20 000 zł. Poczynając od roku 2013 limit zarówno dla podatników kontynuujących działalność gospodarczą, jak i tych, którzy działalność gospodarczą rozpoczynają w trakcie roku, został ujednolicony do kwoty 20 000 zł. Co więcej, modyfikacji uległy również zasady ustalania tej granicznej wartości w konkretnym przypadku. Obecnie podatników korzystających ze zwolnienia z uwagi na wartość obrotów można podzielić na trzy grupy:

- podatnicy, u których wartość obrotu realizowanego na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz na rzecz rolników ryczałtowych nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym wartości 20 000 zł.

- podatnicy, którzy rozpoczęli dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz osób objętych obowiązkiem ewidencjonowania sprzedaży kasą w roku poprzednim, u których kwota obrotu z tytułu takiej sprzedaży nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym 20 000 zł, ale – co szczególnie istotne – w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w poprzednim roku podatkowym.

- podatnicy rozpoczynający po 31 grudnia 2012 r. dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli przewidywany przez podatnika obrót z tego tytułu nie przekroczy, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w danym roku podatkowym, kwoty 20 000 zł.

Zatem zarówno w przypadku podatników, którzy rozpoczęli sprzedaż podlegającą ewidencjonowaniu kasą rejestrującą w poprzednim roku podatkowym, jak i tych, którzy taką sprzedaż rozpoczynają po 31 grudnia 2012 r., pojawił się wymóg proporcjonalnego ustalania wartości przysługującego im limitu w stosunku do okresu, w którym w trakcie roku podatkowego dokonywali sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych.

W tym miejscu należy jednak zauważyć, że obowiązek proporcjonalnego ustalania wartości limitu nie dotyczy tych podatników, którzy rozpoczęli sprzedaż na rzecz osób objętych ewidencjonowaniem w roku 2012. W takim przypadku limit pozwalający na korzystanie ze zwolnienia wynosi 20 000 zł.

Przykład

WAŻNY PRZEPIS PRZEJŚCIOWY

Pan Adam Nowak prowadzi działalność gospodarczą od roku 2008. Jednak dopiero 1 sierpnia 2012 r. rozpoczął dokonywanie dostaw na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Wartość takiej sprzedaży w roku 2012 osiągnęła kwotę 13 000 zł. Czy pan Adam utracił prawo do korzystania ze zwolnienia od obowiązku rejestracji sprzedaży kasą fiskalną?

Przedstawiona sytuacja wskazuje na zasadność stosowania aktualnie obowiązującej regulacji w zakresie zasad proporcjonalnego ustalania wartości kwoty obrotu ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych w proporcji do okresu takiej sprzedaży w roku poprzednim.

Niemniej jednak, w tym miejscu należy wskazać na przepisy przejściowe powołanego rozporządzenia, które ustalają jednoznacznie, że w przypadku podatników rozpoczynających sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych w 2013 r. wartość kwoty uprawniającej do zwolnienia wynosi 20 000 zł bez względu na okres, w którym w roku 2012 podatnicy ci taką sprzedaż wykonywali (§ 7 pkt 2).

Oznacza to zatem, że pan Adam w roku 2013 może nadal korzystać ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania kasą rejestrującą do czasu powstania obowiązku ewidencjonowania w wyniku przekroczenia przysługującego mu limitu zwolnienia.

Zbycie osobom fizycznym

- A jak jest w przypadku podatników rozpoczynających w roku 2013 sprzedaż na rzecz osób fizycznych?

W przypadku podatników, którzy w 2013 roku rozpoczynają sprzedaż na rzecz osób fizycznych, istnieje bezwzględna konieczność ustalania wartości limitu w stosunku do okresu prowadzonej w tym roku sprzedaży dokonywanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.

Ustalanie przysługującego limitu zwolnienia powinno następować począwszy od pierwszej sprzedaży dokonanej na rzecz takiej osoby, nie zaś od sprzedaży dokonanej w ogóle.

Przykład

PROPORCJONALNY LIMIT

Pan Jacek Kowalski rozpoczął prowadzenie działalności gospodarczej 10 stycznia 2013 r. Pierwotnie świadczył swoje usługi wyłącznie na rzecz podmiotów gospodarczych. 5 kwietnia 2013 r. dokonał pierwszej sprzedaży na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej.

W jakiej wysokości przysługuje mu limit pozwalający na korzystanie ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży kasą fiskalną w roku 2013?

W tym przypadku limit powinien zostać ustalony w sposób następujący:

20 000 zł (limit przysługujący na cały rok) x 270 (liczba dni, w których podatnik dokonywał sprzedaży objętej obowiązkiem ewidencjonowania w ciągu roku) : 365 (liczba dni w ciągu roku) = 14 794,52 (wartość przysługującego limitu).

Warto zauważyć, że limit ten powinien być ustalany z uwzględnieniem liczby dni, w ciągu których podatnik dokonywał sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych, a zatem w sposób analogiczny jak ustala się limit zwolnienia podmiotowego w VAT. Ponadto

wartość tego limitu odnosi się do kwoty obrotu w rozumieniu art. 29 ustawy o VAT. Oznacza to, że stanowi ona kwotę należną z tytułu sprzedaży pomniejszoną o wartość podatku należnego, natomiast w przypadku podatników korzystających ze zwolnienia od podatku obrotem będzie cała kwota należna z tytułu sprzedaży.

Jest czas na przygotowanie się

- W jakim terminie należy rozpocząć ewidencję sprzedaży kasą rejestrująca po przekroczeniu limitu uprawniającego do zwolnienia?

Również w tym obszarze doszło do zmian. Dotychczasową zasadą było, że w przypadku podatników, u których wartość sprzedaży podlegającej ewidencjonowaniu kasą rejestrująca, a zatem dokonywanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym kwoty 40 000 zł, obowiązek ewidencjonowania powstawał po upływie dwóch miesięcy, licząc od pierwszego dnia miesiąca następującego po przekroczeniu tego limitu.

Ale już w przypadku podatników, którzy rozpoczynali w danym roku sprzedaż, zwolnienie z ewidencjonowania kasą obowiązywało do dnia przekroczenia przewidzianego dla takich podmiotów limitu w wysokości 20 000 zł.

Obowiązujące od 1 stycznia 2013 r. regulacje nie dość, że ujednolicają wartość graniczną limitu pozwalającego na stosowanie zwolnienia, chociaż przewidują odrębne metody jego ustalania, to również ujednolicają termin rozpoczęcia ewidencjonowania po jego przekroczeniu.

Otóż, w świetle nowego rozporządzenia obowiązek rozpoczęcia ewidencjonowania sprzedaży kasą fiskalną przewidziany zarówno dla podatników kontynuujących w roku podatkowym sprzedaż objętą limitem zwolnienia, jak i tych, którzy w roku podatkowym rozpoczęli wykonywanie sprzedaży podlegającej rejestracji kasą, powstaje po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym podatnik przekroczył właściwy dla niego limit sprzedaży. Nowelizację tę należy ocenić pozytywnie, zwłaszcza w odniesieniu do tych podatników, którzy rozpoczęli sprzedaż podlegającą ewidencjonowaniu kasą po 31 grudnia 2012 r.

Podatnicy ci mają obecnie dwumiesięczny okres karencji pozwalającej na przygotowanie swojej firmy do obowiązku stosowania kasy rejestrującej. Trzeba zauważyć, że podobnie jak w przepisach z lat poprzednich, tak i obecne regulacje przewidują katalog rodzajów sprzedaży oraz sytuacji, w stosunku do których omówione zwolnienia podmiotowe (w ramach limitu) nie mają zastosowania.

Poza wymaganym obszarem ewidencjonowania pozostawiono także wiele czynności wymienionych w załączniku nr 1 (zwolnienia przedmiotowe), w zakresie których niewątpliwie istotną zmianą jest wykreślenie zwolnienia przedmiotowego w zakresie usług świadczonych przez szkoły nauki jazdy.

Należy także pamiętać, że podatnicy, którzy utracili prawo do zwolnienia wg zasad poprzedniego rozporządzenia byli obowiązani do rozpoczęcia ewidencjonowania kasą w terminach wynikających z tych poprzednich przepisów.

Autor jest doradcą podatkowym prowadzącym w Krakowie własną kancelarię