- Obowiązujące od 1 stycznia br. nowe przepisy w zakresie faktur elektronicznych wprowadziły dla podatników kilka nowych obowiązków. Czy w związku z tymi przepisami podatnicy muszą stworzyć specjalne regulaminy dotyczące obiegu faktur w firmach, wyjaśniające np. kto może wprowadzić fakturę do obrotu? Czy jest dopuszczalne zmienianie formatu faktury? Gdy faktura ma pierwotnie postać dokumentu ustrukturyzowanego (np. xml), to czy można ją konwertować na format nieustrukturyzowany (np. PDF) lub na odwrót? – pyta czytelnik.
W obowiązujących od 1 stycznia przepisach w zakresie fakturowania zapisany jest obowiązek określenia przez podatnika stosowanych przez niego sposobów zachowania autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktury w okresie od jej wystawienia lub otrzymania do końca okresu przechowywania. Podatnik powinien wdrożyć system kontroli biznesowych, wiążących daną transakcję (dostawę towarów lub świadczenie usług) z fakturą. Ta ostatnia musi bowiem odzwierciedlać rzeczywistość gospodarczą. Obowiązki te zostały wprowadzone przez rozporządzenie ministra finansów z 20 grudnia 2012 r. (DzU z 2012 r., poz. 1528).
Powstaje jednak pytanie, czy jest to istotna zmiana w stosunku do tego, co obowiązywało przedsiębiorców dotychczas. Przecież podatnicy zawsze mieli obowiązek dokumentować faktyczne zdarzenia, zaś dokumenty sprokurowane i wprowadzone do obrotu powodowały konsekwencje fiskalne i karnoskarbowe u ich wystawcy, zaś nie dawały prawa do odliczenia nabywcy. W mojej ocenie celem przepisów jest wyartykułowanie obowiązków, które zawsze były dla podatników wiążące, nie zaś wprowadzanie jakiejś nowej jakości.
Formy i formaty
Faktycznym celem implementowanych przepisów jest wyjaśnienie wątpliwości. Podatnik powinien wdrożyć spójną politykę w zakresie fakturowania, aby móc ją przedstawić organom podatkowym w razie prowadzenia kontroli, czy postępowania podatkowego.
Chodzi o informacje umożliwiające śledzenie przebiegu czynności faktycznych i ich powiązania z fakturami sprzedażowymi lub zakupowymi za pomocą zamówień, wyciągów bankowych, dokumentów wydania, protokołów odbioru, itp.
Ponadto chodzi o uściślenie, kiedy i przez kogo faktura może być wprowadzona do obrotu (np. określenie, że wydrukowany dokument staje się fakturą dopiero w momencie zeskanowania przez konkretną osobę i za- pisania w odpowiednim miejscu, w odpowiednim formacie elektronicznym bezpośrednio przed jego wprowadzeniem do obrotu). Nie jest powiedziane, że ta polityka musi być wyrażona w formie pisemnej i że musi być to jakiś „regulamin fakturowania".
Forma ustna jest dopuszczalna, byle była spójna, przejrzysta i można było dowieść jej stosowania w praktyce. W większości średnich i dużych firm będzie ona jednak zmaterializowana właśnie w formie pisemnej, najczęściej w istniejącej instrukcji obiegu dokumentów lub instrukcji obsługi systemu informatycznego typu entreprise resource planning (ERP), opisie funkcjonalności systemu zewnętrznego usługodawcy, świadczącego usługi w zakresie fakturowania elektronicznego, lub w kilku ze sobą powiązanych dokumentach.
Opis stosowanych zasad
Jeśli w firmie w obiegu są również faktury elektroniczne (są one wysyłane, odbierane lub przechowywane w tej formie), to opis musi uwzględniać również specyfikę tej formy.
Z dokumentacji lub z oświadczeń wystawiającego lub otrzymującego faktury powinno wynikać, jakie formy faktur i formaty elektroniczne są akceptowane, w jaki sposób dopuszcza się „tłumaczenie" formy papierowej na elektroniczną i na odwrót, pod jakimi warunkami oraz na jakich zasadach następuje „tłumaczenie" formatu elektronicznego na inny format elektroniczny.
Przykład
W opisie można np. zapisać, że:
1. Sprzedawca wystawia fakturę w pliku nieustrukturyzowanym PDF lub JPEG i tak ją przesyła nabywcy, zaś przechowuje ją jako ustrukturyzowany xml, możliwy do odczytania za pomocą określonych aplikacji;
2. Nabywca – zgodnie z przyjętą przez siebie polityką – akceptuje różne formaty elektroniczne, w tym pliki w formacie PDF, JPEG, BMP czy PNG, wysłane mailem, lecz przechowuje wszystkie wyłącznie „przetłumaczone", w formacie ustrukturyzowanym – CSV lub XML, którego czytelność jest zapewniona przez określony program komputerowy.
Należy jednak pamiętać, że przepisy mają w gruncie rzeczy prowadzić do zliberalizowania procedur w zakresie wystawiania, przesyłania, odbierania oraz przechowywania faktur, niezależnie od tego, czy została wystawiona faktura papierowa, czy elektroniczna.
Nie chodzi tu zatem o nałożenie jakichś dodatkowych ciężarów na podatnika, lecz o zagwarantowanie pewności co do tego, że określony sposób obiegu dokumentów, stosowane formy faktur i formaty plików oraz sposób powiązań między nimi nie będzie kwestionowany, jeśli uda się prześledzić za ich pośrednictwem istotne szczegóły dostawy lub usługi.
Podkreśla to zresztą słusznie Ministerstwo Finansów w specjalnej broszurze z 21 grudnia 2012 r.: „Przedsiębiorca nie jest obowiązany do stosowania żadnych technicznych procesów oraz wdrażania jakichkolwiek regulaminów".
Dorozumiany charakter zgody
Pojęcie faktury elektronicznej zostało odrębnie zdefiniowane ze względu na specyfikę obrotu elektronicznego. Dokumenty i ich transfer mają bowiem szczególną, niezmaterializowaną postać. Poza tym, wystawienie faktury elektronicznej jest uzależnione od zgody nabywcy. Obowiązujące od 1 stycznia przepisy pozostawiają zatem domniemanie stosowania faktury papierowej. Zgoda na stosowanie faktur elektronicznych może mieć jednak charakter dorozumiany.
Fakturą elektroniczną jest zatem faktura w formie elektronicznej, wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. Jeśli faktura została wystawiona w formacie elektronicznym, wydrukowana i przesłana pocztą tradycyjną, to oczywiście nie spełnia powołanej definicji. Jeśli zaś faktura zostanie sporządzona w formie papierowej, a następnie zeskanowana i wysłana za pośrednictwem poczty elektronicznej, to będzie fakturą elektroniczną, jeśli zgodnie z polityką fakturowania ta forma elektroniczna jest ostateczna i przeznaczona do wysłania.
Problematyczne tłumaczenie
Jednak w fakturowaniu, czyli w całym procesie powstania i istnienia faktury w obrocie gospodarczym – bez względu na formę, w jakiej ten dokument egzystuje – największe wątpliwości praktyczne i interpretacyjne powoduje przetwarza- nie lub „tłumaczenie" faktury z jednej postaci na fakturę w innej postaci.
Chodzi o sytuacje, gdy faktura, mająca postać dokumentu ustrukturyzowanego (np. xml), jest w czasie swego „życia" konwertowana na format nieustrukturyzowany (np. PDF) lub na odwrót. Taka czynność określana jest zamianą formatu faktury, co należy odróżnić od zmiany formy (czyli zmiany nośnika informacji).
Po pierwsze, możliwe jest dokonanie zmiany w ramach jednej grupy plików: w ramach formatu ustrukturyzowanego (np. zamiana CSV na XML) lub nieustrukturyzowanego (np. zamiana JPEG na PDF). Można również konwertować pliki ustrukturyzowane na nieustrukturyzowane i odwrotnie. Może to odbywać się w procesie przesyłania i odbioru, jak również w procesie zapisywania i przechowywania. Im bardziej skomplikowane procedury, tym bardziej warto – dla jasności – spisać je na papierze. Nie ma tu ograniczeń, jeśli przez cały okres „życia" faktury istotne dane nie zostaną zmienione.
Jednak w praktyce największe trudności może spowodować transfer z formy papierowej na formę elektroniczną.
Przykład
Podatnik ręcznie wypełnia formularz faktury, następnie go skanuje, nadając mu postać elektroniczną i wysyła w formie załącznika do wiadomości e-mail). W tej sytuacji tego rodzaju dokument, wprowadzony do obrotu, będzie zawsze fakturą, zaś fakturą elektroniczną tylko wtedy, gdy wystawca określi w swojej polityce, że dokument papierowy staje się fakturą w momencie, kiedy zostanie mu nadana postać elektroniczna (czyli ostateczna).
Innymi słowy, wystawca powinien określić w swojej polityce fakturowania, jaki moment uznaje za ten, w którym dokument przybiera swą ostateczną postać, czyli postać faktury.
Ten wymóg właśnie stawiają przed podatnikiem przepisy wymagające zachowania autentyczności pochodzenia i integralności treści. Wystawca faktury nie może pozostawiać wątpliwości, w którym momencie tworzony dokument staje się fakturą oraz jaką ten dokument ostatecznie przybiera formę (papierową, elektroniczną ustrukturyzowaną, elektroniczną nieustrukturyzowaną).
Krzysztof Pysz doradca podatkowy, prezes CTAcc sp. z o.o.
Komentuje Krzysztof Pysz, doradca podatkowy, prezes CTAcc sp. z o.o
.
Nowe przepisy nie dają jednoznacznej odpowiedzi na niektóre pojawiające się wątpliwości. Powstaje np. pytanie w jaki sposób – według nowych regulacji – należy postąpić z fakturą otrzymaną w konkretnej formie? Czy można dokonywać zmian nie tylko co do formatu, lecz zmieniając jej formę?
Kiedy można dokonywać zmian? Kwestia ta należy do problematyki zapisywania i przechowywania faktur. Kwestie te można konkretyzować. Czy można przełożyć fakturę z jednego formatu elektronicznego na inny format elektroniczny już po jej otrzymaniu i zapisaniu w dowolnym momencie w okresie jej przechowywania?
Czy można fakturę otrzymaną w wersji papierowej przełożyć na format elektroniczny (np. poprzez skanowanie) i w ten sposób przechowywać, rezygnując z przechowywania dokumentu pierwotnie otrzymanego?
Czy można fakturę otrzymaną w wersji elektronicznej wydrukować, poprzestając na przechowywaniu jedynie wersji papierowej? Czy fakturę wystawioną w jednej wersji można przechowywać wyłącznie w drugiej wersji (formie)? Wydaje się, że na większość z tych pytań należy odpowiedzieć pozytywnie (największa wątpliwość istnieje właśnie w ostatniej sytuacji, gdy przekładamy fakturę z jednej formy na drugą).
Liberalizujące przepisy nowelizacji, zharmonizowane z przepisami dyrektywy wspólnotowej, powinny – moim zdaniem – umożliwiać podatnikowi „tłumaczenie" (konwertowanie) faktur z jednego formatu na inny, z jednej formy na drugą, z postaci materialnej na postać cyfrową i odwrotnie.
Oczywiście przy zastrzeżeniu, że newralgiczne dane nie zostaną zmienione, a historia zmian będzie możliwa do wyśledzenia. Takie podejście jest też prezentowane w dokumentach Komisji Europejskiej, pt.: „Uwagi wyjaśniające przepisy dotyczące fakturowania VAT. Dyrektywa Rady 2010/45/UE" (strona internetowa Komisji Europejskiej).
