Podatnicy muszą zweryfikować wzory faktur pro forma

Na popularnych forach podatkowych pojawiły się ostatnio gorączkowe dyskusje poświęcone tzw. fakturom pro forma.

Dyskutanci wymieniają się wątpliwościami i szukają odpowiedzi na pytanie, czy od Nowego Roku wystawienie takiego dokumentu jest bezpieczne.

Co się stało, że faktura pro forma zaczęła budzić strach podatników?

Zmiana przepisów

– Problem z fakturami pro forma pojawił się 1 stycznia 2013 r. w związku ze zmianą przepisów regulujących fakturowanie – wyjaśnia Adam Bartosiewicz, doradca podatkowy, wspólnik w kancelarii EOL.

Wynika to z tego, że obecnie faktura nie musi zawierać oznaczenia „faktura VAT".

– Podatnicy mogą mieć obawy, że wystawienie faktury pro forma może ich narazić na negatywne konsekwencje – mówi ekspert.

Przy restrykcyjnej wykładni, jeśli taki dokument będzie zawierał wszystkie właściwe dla niego elementy, można uznać, że jest fakturą. A to oznacza, że wystawca musi odprowadzić VAT także z faktury pro forma. Odbiorca nie będzie miał prawa do odliczenia, bo będzie to tzw. pusta faktura.

Może zatem przedsiębiorcy i ich księgowe powinni zrezygnować z wystawiania z faktur pro forma? Eksperci uspokajają. Takiej potrzeby nie ma.

– Po zmianie przepisów od 1 stycznia 2013 r. wciąż można wystawiać takie faktury. Trzeba to tylko robić starannie i zawrzeć w nich treści minimalne – uważa Mirosław Siwiński, doradca podatkowy z kancelarii prawnej Witold Modzelewski.

Ekspert zaleca, żeby w takiej fakturze znalazło się wyraźnie określenie „pro forma" po słowie „faktura". Na końcu zaś stwierdzenie, że jest to dokument wystawiany na żądanie kontrahenta w celu uzyskania zapłaty (lub w innym) przed powstaniem obowiązku podatkowego w VAT.

Można też dodać, np. przy kwocie podatku, iż „niniejszy dokument nie jest wystawiany w związku z zaistnieniem obowiązku podatkowego w VAT i nie jest fakturą VAT.

Podatników uspokaja także Dawid Milczarek, menedżer w kancelarii Martini i Wspólnicy.

W jego ocenie fakturą jest coś, co zawiera wszystkie wymagane dla niej elementy, a przy tym zostało wystawione jako faktura, a nie jako „faktura na niby".

Modyfikacja wzorów

– W przeciwnym razie doszlibyśmy do absurdalnego wniosku, że wzory faktur umieszczane np. w różnego rodzaju leksykonach, opracowaniach i innych publikacjach są fakturami VAT – zauważa nasz rozmówca.

Okolicznością przesądzającą o tym, że nie mamy do czynienia z fakturą, może być miejsce publikacji, np. podręcznik fakturowania itp., albo odpowiednie oznaczenie, np. „faktura pro forma", „wzór faktury" itp.

Żeby zminimalizować ryzyko sporu z fiskusem i zabezpieczyć się przed nieuczciwymi kontrahentami, którzy mogliby wykorzystywać faktury pro forma do generowania kosztów, warto się przyjrzeć wzorowi stosowanego dokumentu.

– Dobrym rozwiązaniem jest modyfikacja wzoru faktury pro forma poprzez usunięcie z niej niektórych danych, np. kwoty podatku – wyjaśnia Adam Bartosiewicz.