- W ubiegłym roku przekazaliśmy pracownikom kupony, które mogli wymienić na bilety do wybranego kina. Sfinansowaliśmy je ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, więc uznaliśmy je za zwolnione z podatku do kwoty 380 zł oraz ze składek na ZUS. U pracowników, którzy już przekroczyli limit roczny zwolnienia z PIT, zaliczki zostały pobrane. Natomiast osoby, które jeszcze go nie wykorzystały, nie zapłaciły podatku, bo wartości kuponu (100 zł) nie doliczyliśmy do wynagrodzenia. Czy postąpiliśmy prawidłowo? Jeśli nie i kupony powinny być opodatkowane, to jak wystawić pracownikom PIT-y 11 za 2012 r.?

– pyta czytelniczka.

Niestety, pracodawca jako płatnik popełnił błąd i zaniżył podstawę opodatkowania u pracowników, którzy dostali kupony, a nie przekroczyli jeszcze progu zwolnienia wynikającego z art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. DzU z 2012 r., poz. 361 ze zm.; dalej updof).

Pracodawca podciągnął te kupony pod zwolnienie z PIT, obejmujące świadczenia pieniężne bądź rzeczowe, pochodzące z zfśs i limitowane do kwoty 380 zł na rok podatkowy. Pracownikom, którzy w 2012 r. jeszcze nic nie otrzymali z funduszu lub otrzymali, ale wartość dotychczasowych świadczeń mieściła się w limicie, pracodawca przekazując kupony nie pobrał zaliczek na podatek.

Uznał, że kupony, podobnie jak karnety do obiektów sportowych czy bilety do kina zakupione z zfśs również pozostają bez podatku, póki ich łączna wartość nie przekroczy kwoty 380 zł. Jednak kupony kulturalno-rekreacyjne podlegające wymianie, np. na bilety do kina, są poza zasięgiem zwolnienia.

Bilet wolny, talon nie

Dla przypomnienia, wolna od podatku dochodowego jest wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł.

Jednak za rzeczowe świadczenia nie uznaje się bonów, talonów i innych znaków, które uprawniają do ich wymiany na towary lub usługi (art. 21 ust. 1 pkt 67 updof).

Skorzystanie ze zwolnienia jest więc możliwe, jeżeli zostaną spełnione łącznie następujące przesłanki:

- świadczenie ma związek z finansowaniem działalności socjalnej,

- ma ono charakter świadczenia rzeczowego lub pieniężnego,

- źródłem finansowania są w całości środki zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych,

- wartość tych świadczeń rzeczowych nie przekracza w roku podatkowym 380 zł.

W pojęciu działalności socjalnej mieści się świadczenie przez pracodawcę usług na rzecz m.in. różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, skierowane do osób uprawnionych do korzystania z funduszu.

Zatem, w świetle przepisów ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, przekazanie pracownikom – zgodnie z zasadami regulaminu zfśs – kuponów, które mogliby wymienić na bilety do kina, można uznać za prawidłowe.

Rzeczowe profity

Wracając jednak do przepisów podatkowych, oprócz świadczeń pieniężnych, pod zwolnienie z PIT wchodzą również świadczenia rzeczowe. Pojęcie „rzeczy" wyjaśnia kodeks cywilny (art. 45). Są nimi przedmioty materialne. W tej kategorii mieszczą się więc takie świadczenia jak: bilety wstępu do kina, teatru, karnety na basen, siłownię, fitness, paczki świąteczne.

Karnety (karty) czy bilety uznaje się za rodzaj abonamentu. Nie uprawniają one bowiem posiadacza do ich wymiany na usługę lub towar, lecz umożliwiają mu skorzystanie ze ściśle oznaczonego świadczenia (interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 30 kwietnia 2012 r., IPPB4/415-124/12-2/JK3). Co innego bony, talony i inne znaki uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi. Według ustawodawcy nie są one świadczeniami rzeczowymi i zostały wprost wyjęte spod działania art. 21 ust. 1 pkt 67 updof.

To zaś oznacza, że choćby zostały zakupione ze środków zfśs i wartościowo nie przekraczały kwoty ograniczenia, podlegają opodatkowaniu jako przychód ze stosunku pracy. Co więc zaliczyć do tych znaków? Zapewne są nimi słynne bony, talony towarowe, a także bony paliwowe, karty prezentowe czy bony turystyczne. Mają one jakiś konkretny nominał i w ramach oznaczonej kwoty okaziciel może nabyć towar/usługę u konkretnego sprzedawcy (w biurze podróży, w supermarkecie). Znaki te co prawda zastępują środki pieniężne, ale nie są powszechnie akceptowanym środkiem płatniczym, jak pieniądz czy karta kredytowa. Nie są to ani świadczenia pieniężne, ani o charakterze rzeczowym.

Co z tym talonem

Pojęcie znaku jest bardzo szerokie i dotyczy tak naprawdę każdego dowodu – bez względu na jego nazwę – który może być wymieniony na określony towar lub usługę. Do listy znaków trzeba więc też dołożyć kupony biletowe podlegające wymianie na bilety do wybranego przez pracownika kina.

Tak wynika z wyroku z 23 listopada 2012 r. (II FSK 675/11), w którym Naczelny Sąd Administracyjny w Warszawie orzekł, że „pracodawca, który daje pracownikom kupony kulturalno-rekreacyjne sfinansowane z funduszu socjalnego, musi doliczyć ich wartość do ogólnego wynagrodzenia zatrudnionych i naliczyć od nich podatek. Za świadczenia rzeczowe nie mogą być uznane otrzymane przez pracownika bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi (art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych)". Tego rodzaju znakiem jest np. kupon.

Podsumowując, kupony kulturalno-rekreacyjne są rodzajem znaku uprawniającego do wymiany na bilety. Konsekwencją takiej kwalifikacji jest brak prawa do zwolnienia wynikającego z art. 21 ust. 1 pkt 67 updof, gdyż nie stanowią świadczenia rzeczowego.

Niedopłata w zaliczkach

Skoro wartość kuponów biletowych podlega opodatkowaniu, to znaczy, że płatnik powinien w miesiącu wręczenia znaku doliczyć go do pozostałych przychodów pracownika i pobrać stosowną zaliczkę na podatek.

U pracowników, którzy już pobierali świadczenia z zfśs i tym samym wyczerpali limit 380 zł, zaliczki zostały pobrane. Nie zrobiono tego jednak u innych zatrudnionych, zaliczając kupony jako zwolnione mieszczące się jeszcze w kwocie 380 zł. To był błąd.

Co teraz ma zrobić płatnik, jeżeli zorientował się, że powinien odciągnąć zaliczkę? Do końca lutego 2013 r. musi przekazać pracownikom oraz urzędowi skarbowemu imienne informacje PIT-11 o dochodach oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy za 2012 r. Informacja ta powinna odzwierciedlać stan faktyczny, jaki miał miejsce w ubiegłym roku.

Oznacza to, że trzeba wykazać przychody osiągnięte przez pracownika w tym roku, potrącone koszty uzysku, składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne (w wysokości 7,75 proc.) oraz oczywiście pobrane z dochodu podatnika, zaliczki. Nie może tam być nic, co nie pokrywa się z prawdziwym przebiegiem rozliczeń z pracownikiem.

Faktem jest, że pracownik otrzymał kupon, czyli uzyskał przychód. Nie ma znaczenia, że w 2012 r. nie został ujęty na liście płac i nie naliczono od niego zaliczki. Dlatego nie ulega wątpliwości, że wyliczając sumę rocznych przychodów ze stosunku pracy, w PIT-11 należy uwzględnić jeszcze wartość kuponu.

Skoro ta informacja podatkowa ma być odbiciem rzeczywistości, to nie można tam wpisać zaliczki należnej od kuponu, gdyż nie została ona wcale pobrana z dochodu pracownika. Najprościej więc byłoby ująć w PIT-11 tylko wartość kuponu w przychodach, a rozliczenie podatku pozostawić pracownikowi, który wypełni zeznanie roczne na podstawie informacji od płatnika. Jeśli ostatecznie wyjdzie mu niedopłata rocznego należnego podatku, ureguluje ją sam.

Trzeba podkreślić, że podatnik rozlicza się do 30 kwietnia roku następnego ze wszystkich swoich źródeł przychodów oraz pobranych i wpłaconych zaliczek, korzysta z ulg, rozlicza się z małżonkiem i wcale nie jest pewne, że w ostatecznym rozrachunku z fiskusem będzie musiał uiścić niedopłatę.

Opisane rozwiązanie podpowiada nie tylko Krajowa Informacja Podatkowa. W praktyce lokalne urzędy skarbowe też akceptują rozstrzygnięcie, by to podatnik rozliczył podatek w zeznaniu rocznym, a płatnik tylko wykazał nieujawniony wcześniej przychód.

Odpowiedzialność płatnika

Czy jednak przerzucenie na pracownika rozliczenia niepobranej przez płatnika zaliczki nie jest ryzykowne? Organy podatkowe w swoich pisemnych interpretacjach, a także eksperci podatkowi optują za tym, by to płatnik ze swoich środków zapłacił niepobraną uprzednio pracowniczą zaliczkę wraz z odsetkami za zwłokę, bez względu na to, kiedy doszło do niepobrania – w trakcie roku podatkowego, czy po jego zakończeniu. Odpowiedzialność płatnika wynika z przepisów ustawy z 29 sierpnia 1997 r. ordynacja podatkowa (tekst jedn. DzU z 2012 r., poz. 749 ze zm.; dalej op).

Zgodnie z jej art. 8 płatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, obowiązana na podstawie przepisów prawa podatkowego do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu. W tym znaczeniu płatnik tylko pośredniczy między pracownikiem a fiskusem, pobierając zaliczki i wpłacając je terminowo na konto urzędu. Podatki są natomiast osobistą daniną podatnika i płatnik nie powinien swoich środków wykładać na podatki pracownika.

Jednak art. 26a oraz 30 op, nakładają na płatników odpowiedzialność za podatek niepobrany lub podatek pobrany a niewpłacony. Ponadto podatnik nie ponosi odpowiedzialności z tytułu zaniżenia lub nieujawnienia przez płatnika podstawy opodatkowania z tytułu stosunku pracy, działalności wykonywanej osobiście oraz praw majątkowych – do wysokości zaliczki, do której pobrania zobowiązany jest płatnik. Oznacza to, że płatnik odpowiada tylko za niedopłatę zaliczki z etatu u niego zajmowanego, a nie za całe zobowiązanie roczne podatnika.

Biorąc pod uwagę te przepisy, lepiej dla płatnika będzie, gdy zapłaci zaległość z tytułu niepobranej zaliczki, łącznie z odsetkami za opóźnienie (interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 25 czerwca 2009 r., IPPB2/415-234/09-4/MG).

W razie postępowania kontrolnego to płatnik może być adresatem decyzji określającej wysokość niepobranego podatku (chyba że sam podatnik już zapłacił podatek – wtedy zobowiązanie wygasa lub niepobranie podatku nastąpiło z winy podatnika). Dodatkowo może być również ukarany grzywną z kodeksu karnego skarbowego.

Po zapłacie zaległych zaliczek pracodawca ma prawo domagać się od pracownika ich zwrotu. Może się z nim rozliczyć poprzez potrącenie z bieżącego wynagrodzenia netto (za pisemną zgodą) na zasadach z kodeksu pracy lub – jeżeli pracownik nie wyrazi zgody – doliczyć mu tę kwotę (bez odsetek) do przychodu z tytułu świadczenia za niego poniesionego i pobrać zaliczkę.

Przykład

Wartość kuponu biletowego wydanego pracownikowi w październiku 2012 r. z zfśs to 100 zł. Pracodawca nie doliczył tej kwoty do wynagrodzenia pracownika i nie pobrał podatku. Pracownik zarabia 1800 zł brutto, a netto – 1320,43 zł (prawo do podstawowych kosztów uzyskania przychodów i ze stosowaniem kwoty zmniejszającej podatek).

W styczniu 2013 r. pracodawca zauważył błąd i obliczył należną zaliczkę – 18 zł (100 zł x 18 proc.). Zapłacił ją do urzędu skarbowego 21 stycznia, bez odsetek, bo były one niższe niż 6,60 zł. Pracownik zgodził się na piśmie, by odliczyć mu zaległą zaliczkę od wynagrodzenia za styczeń. Pracownik otrzyma więc 1302,43 zł (zachowana kwota wolna od potrącenia).

Bez korekt dla ZUS

Od wartości kuponów płatnik nie pobrał również składek na ZUS. Tu sprawa się nie komplikuje, gdyż płatnik postąpił prawidłowo. Świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych są wyłączone z podstawy wymiaru składek na podstawie § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.). Nie ma tu żadnego ograniczenia kwotowego ani rygorów co do formy świadczenia.