To przykłady nowych ułatwień dla przedsiębiorców. Wynikają one z rozporządzenia ministra finansów z 11 grudnia 2012 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (DzU z 18 grudnia, poz. 1428).
Przy zmianach regulacji dotyczących takich czynności jak wystawianie faktur istotne znaczenie mają przepisy przejściowe. Nowe zasady fakturowania będziemy stosować wyłącznie do czynności dokonanych po wejściu w życie nowelizacji, czyli od 1 stycznia 2013 r. Jeśli daną czynność wykonaliśmy całkowicie (wtedy można ją uznać za dokonaną) w 2012 r., fakturę wystawimy według dotychczasowych przepisów.
Dwa systemy
Faktury korygujące i duplikaty wystawiane od stycznia 2013 r. będziemy już wystawiać na nowych zasadach. Może stać się to zmorą informatyków, bowiem co najmniej do końca stycznia 2013 r. system powinien potrafić wystawić faktury według dwóch różnych zasad.
Dla dużej części podatników nie powinien to jednak być problem. Niektóre zmiany mają bowiem nieistotny charakter, np. to, że faktura będzie po prostu fakturą, a nie „Fakturą VAT”. Jeśli nie zmienimy stosowanego wzoru, faktura nadal będzie prawidłowa. Przepisy wyznaczają bowiem tylko minimalny zakres danych zamieszczanych na fakturze i podatnik może umieszczać również inne dodatkowe dane i dopiski. Nie wpływa to na jej prawidłowość.
Zwolnieni podmiotowo
Ciekawą nowością jest umożliwienie wystawiania faktur przez zarejestrowanych podatników VAT zwolnionych. Ci podatnicy nadal mogą dokumentować swoje czynności, wystawiając rachunki na podstawie ordynacji podatkowej lub właśnie faktury. Rok 2013 będzie miał charakter przejściowy, od stycznia 2014 r. bowiem wszyscy podatnicy VAT, niezależnie od statusu rejestracji, będą dokumentować swoje czynności fakturami. Warto o tym pamiętać ,wybierając lub zmieniając program księgowy.
Noty korygujące pozostały
Same zmiany w rodzajach stosowanych faktur na razie nie są istotne. Obawy przedsiębiorców związane z likwidacją faktur wewnętrznych czy not korygujących zostały uwzględnione przez Ministerstwo Finansów. Faktury wewnętrzne możemy stosować, jeśli tylko chcemy, zaś noty pozostają w znacznie przystępniejszej formie.
Nadal nabywca może zatem poprawić takie dane jak swoją nazwę, adres, NIP czy też oznaczenie towaru lub usługi, wystawiając notę korygującą. Jednak przesyłamy ją do nabywcy już tylko w jednym egzemplarzu. Ciekawą nowością jest również to, że akceptacja noty księgowej przez wystawcę faktury, nadal wymagana, może nastąpić w dowolnej formie. To znacząco ułatwi stosowanie not.
Dokumenty wysyłane przez Internet
W tym samym rozporządzeniu zdecydowano się uregulować zasady stosowania faktur elektronicznych. Możemy wystawiać, przesyłać lub udostępniać faktury w dowolnej formie elektronicznej. Oczywiście lepiej, by nie była łatwo modyfikowalna. Obowiązek zapewniania autentyczności pochodzenia, tzn. pewności co do osoby wystawcy faktury i dokonującego dostawy oraz integralności treści, należy wyłącznie do podmiotu otrzymującego fakturę.
Te same zasady przechowywania obowiązują jednak także dla papierowych faktur. Nie oznacza to, że należy je od razu np. laminować. Wystarczająca powinna być kontrola otrzymywanych towarów i usług, faktury i osoby wystawcy, a także prawidłowe przechowywanie faktur.
Gdy kwota jest niska
Dużym ułatwieniem dla podatników jest wprowadzenie faktur uproszczonych. Oprócz pewnych wątpliwości z nimi związanych mają one ułatwić fakturowanie sprzedaży do 450 zł brutto (wraz z podatkiem VAT) lub 100 euro brutto. Prawo UE dawało ministrowi finansów prawo określenia tej kwoty nawet na poziomie 500 zł. Jeśli faktury tego typu staną się popularne, zawsze będzie można podnieść tę kwotę. Faktury te zamiast pełnych danych nabywcy mają zawierać wyłącznie jego NIP (lub NIP UE w przypadku wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów i eksportu usług do innych państw członkowskich podlegających ujawnieniu w informacjach podsumowujących).
Faktury uproszczone nie muszą zawierać wielu szczegółowych danych, jak: miara i ilość towarów, cena jednostkowa, wartości sprzedaży netto, stawki podatku, sumy wartości sprzedaży netto i podatku z podziałem na stawki. Jednak faktura musi mimo to zawierać dane pozwalające określić kwotę podatku dla poszczególnych stawek. Jest to niezbędne, by nabywca mógł z takiej faktury VAT odliczyć. Najprostsze i wystarczające wydaje się po prostu podanie kwoty podatku z podziałem na stawki, nawet jeśli nie jest to obowiązkowe.
Oprócz faktur uproszczonych wprowadzono możliwość stosowania faktur zbiorczych, które mogą dokumentować kilka dostaw towarów lub usług, o ile są wykonane w jednym miesiącu. Faktury zbiorcze muszą niestety być wystawiane najpóźniej w ostatnim dniu miesiąca, co przyspiesza termin zapłaty podatku w porównaniu np. z fakturami dokumentującymi czynności o charakterze ciągłym, które mogą być wystawiane do siedmiu dni po miesiącu, w którym dokonano dostawy towarów lub wykonano usługę.
W przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz importu i eksportu usług faktury należy wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po dokonaniu dostawy lub wykonaniu usługi. Termin ten jest zbieżny z terminem składania informacji podsumowujących, w których należy ujawniać usługi.
Procedury szczególne
Zmienił się również sposób identyfikacji faktur dotyczących procedur szczególnych. Zamiast faktur „VAT MP” czy „VAT MARŻA” faktura musi zawierać stosowną adnotację. Dla małych podatników stosujących metodę kasową będzie to po prostu „metoda kasowa”. To ma istotne znaczenie dla nabywcy, który odliczy podatek z takiej faktury dopiero jeśli ureguluje należności w całości lub części. W tym drugim przypadku odliczenie jest proporcjonalne do uregulowanej części należności.
Faktury dla czynności opodatkowanych na zasadach marży będą zawierać adnotację wskazującą, o jaką czynność chodzi, np. „procedura marży dla biur podróży”, „procedura marży – towary używane”, „procedura marży – dzieła sztuki”, „procedura marży – przedmioty kolekcjonerskie”. Jednak nie trzeba usuwać z nazwy faktury „VAT MARŻA”. Adnotację wystarczy zawrzeć w dowolnym miejscu w treści faktury, np. w polu uwagi.
Faktury wystawiane przez
nabywcę muszą być oznaczone adnotacją „samofakturowanie”. W przypadkach gdy nabywca jest podatnikiem od danej dostawy towarów lub świadczenia usług (przypadki określone w art. 17 ustawy o VAT), konieczny jest dopisek „odwrotne obciążenie”.
Łatwiej poprawić błędy
Uproszczono również treść, jaką muszą zawierać faktury korygujące. Faktury podwyższające cenę wystarczy, by zawierały numer kolejny, dane stron i datę oraz numer faktury korygowanej oraz nazwę towaru lub usługi i kwotę podwyższenia podatku. Faktura stwierdzająca pomyłki nie musi z kolei zawierać treści pozycji korygowanej (oznaczanej zazwyczaj „przed korektą” czy „było”). Wystarczające jest podanie prawidłowej treści korygowanych pozycji oraz same różnice pomiędzy kwotami korygowanymi (kwotę netto, kwotę podatku i kwotę brutto).
Wyraźnie też potwierdzono możliwość wystawiania faktur dokumentujących czynności niepodlegające opodatkowaniu. Są one wówczas wystawiane według tych samych zasad co faktury dokumentujące czynności podlegające opodatkowaniu VAT, z tym że nie trzeba podawać kwot podatku i kwot brutto, podatek bowiem w tym wypadku nie występuje.
Trzeba podać rabaty
Najdalej idącą zmianą w treści faktur jest obowiązek podawania w nich kwot rabatów, w tym za wcześniejsze otrzymanie należności (skonto), których nie uwzględniono w cenie jednostkowej netto towaru lub usługi. Oczywiście nie wpływa to na możliwość późniejszego udzielenia rabatu. Wydaje się bowiem, że należy uwzględniać w fakturze rabaty znane w chwili dostawy, nawet jeśli są warunkowe. Z kolei usług zwolnionych nie będzie już można identyfikować na fakturze za pomocą kodów PKWiU, podatnik musi w każdym przypadku podać podstawę prawną zwolnienia.
Andrzej Nikończyk partner w kancelarii KNDP
Komentuje Andrzej Nikończyk, partner w kancelarii KNDP
Największe wątpliwości budzi usunięcie z rozporządzenia definicji NIP. Warto bowiem pamiętać, że obecnie osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej w rozliczeniach podatkowych używają nr PESEL.
Problem pojawia się przy fakturach uproszczonych. Z przepisów wynika jednoznacznie, że trzeba w nich podać numer, pod jakim podatnik jest zidentyfikowany dla VAT w Polsce lub innym państwie UE. Mam nadzieję, że nie uniemożliwi to wystawiania faktur uproszczonych osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej (przy użyciu nr PESEL). Warto jednak poznać jednoznaczne stanowisko Ministerstwa Finansów w tej kwestii. Powinno ono być korzystne dla podatników.
Przepisy dyrektywy nie pozostawiają bowiem wątpliwości, że celem wprowadzenia faktur uproszczonych było stosowanie ich wobec wszystkich rodzajów nabywców. Wątpliwości mogą pojawić się także przy wystawianiu zwykłych faktur dla podatników nieposiadających NIP. W takim przypadku przepisy również nakazują bowiem podać numer, pod jakim podatnik jest zidentyfikowany dla VAT w Polsce lub innym państwie UE.
