Z analizy art. 111 ust. 1 ustawy o VAT wynika, że podatnik (sprzedawca), dokonując sprzedaży na rzecz innych podmiotów niż osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, nie jest obowiązany do prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy pomocy kasy rejestrującej.

Obowiązek stosowania kas dotyczy zatem tylko sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych (tak interpretacja Urzędu Skarbowego w Puławach z 2 sierpnia 2007 r., PP-406/16/2007/VAT).

W przypadku tych osób sprzedaż powinna być zasadniczo zaewidencjonowana na kasie, z wyjątkiem przypadków, gdy sprzedawca nie ma obowiązku jej zaewidencjonowania na podstawie przepisów rozporządzenia ministra finansów z 26 lipca 2010 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Kiedy zbywca musi

Sprzedaż towarów lub usług przez podatnika zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny na rzecz podmiotów innych niż osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej obligatoryjnie podlega udokumentowaniu fakturą (zob. art. 106 ust. 1 i 4 ustawy o VAT w zw. z § 4 ust. 1 rozporządzenia ministra finansów z 28 marca 2011 r. w sprawie faktur).

Zatem sprzedawca zarejestrowany jako podatnik VAT czynny i obowiązany do stosowania kas fiskalnych, powinien udokumentować sprzedaż:

- fakturą – jeżeli nabywcą jest podmiot inny niż osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, w szczególności firma; w tym przypadku nie jest właściwe ewidencjonowanie sprzedaży na kasie fiskalnej;

- paragonem fiskalnym – gdy nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej lub rolnik ryczałtowy; faktura jest wystawiana tylko na żądanie osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, a do kopii faktury powinien zostać dołączony oryginał paragonu fiskalnego >patrz ramka.

Na marginesie należy tutaj zwrócić uwagę na pewną nieścisłość ustawodawcy, który nakazuje ewidencjonowanie na kasie fiskalnej sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych, a jednocześnie nakazuje, aby faktury były wystawiane na żądanie tych pierwszych osób. Rolnicy ryczałtowi prowadzą działalność gospodarczą w rozumieniu art. 15 ust. 2 ustawy o VAT, tj. działalność rolniczą, tyle że ich sprzedaż korzysta ze zwolnienia na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT.

Pojawia się zatem pytanie, czy sprzedający powinien przed zaewidencjonowaniem sprzedaży na kasie fiskalnej zażądać oświadczenia co do tego, że nabywca prowadzi działalność gospodarczą. A może wręcz powinien żądać od kontrahentów przedstawienia stosownych dokumentów ewidencyjnych, aby uniknąć sytuacji, że na kasie fiskalnej zostanie zaewidencjonowana sprzedaż dla innych podmiotów niż osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej czy rolnicy ryczałtowi.

Nie można sprawdzić kupującego

Analiza obowiązujących przepisów prawa podatkowego, w szczególności ustawy o VAT, nie pozwala na przyjęcie, że sprzedawca ma prawny obowiązek czy nawet możliwości weryfikowania statusu nabywcy przed zaewidencjonowaniem sprzedaży na kasie fiskalnej.

Zatem należy przyjąć, że brak jest podstawy prawnej do żądania przez sprzedającego od kupującego dokumentów ewidencyjnych prowadzonej działalności bądź nawet oświadczenia, że taką działalność prowadzi (tak interpretacja Izby Skarbowej w Poznaniu z 28 kwietnia 2010 r., ILPP2/443-243/10-4/MN).

Jeżeli więc nabywcą jest inna osoba niż osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, to ona powinna zgłosić sprzedawcy, że konieczne będzie wystawienie faktury na udokumentowanie tej sprzedaży. Należy jednak tutaj zasygnalizować, że nie zawsze organizacja pracy u sprzedawcy pozwala na wystawienie faktury (np. na rzecz przedsiębiorcy) bez uprzedniego zaewidencjonowania jej na kasie fiskalnej. Praktyka taka może rodzić pewne kontrowersje.

Faktura tylko na żądanie

W przypadku sprzedaży dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej fakturę wystawia się na żądanie tych osób. Wyjątkiem jest sprzedaż wysyłkowa z terytorium kraju oraz wewnątrzwspólnotowa dostawa nowych środków transportu, które w każdym przypadku muszą być potwierdzone fakturą (zob. art. 106 ust. 1, 4 i 5 ustawy o VAT).

Na marginesie można wskazać, że na podstawie art. 87 ordynacji podatkowej organy podatkowe przyjmują, że żądanie takie trzeba uwzględnić, jeżeli zostanie zgłoszone w ciągu trzech miesięcy od dnia wydania towaru lub wykonania usługi (tak interpretacja Izby Skarbowej w Łodzi z 25 kwietnia 2012 r., IPTPP4/443-92/12-2/BM).

Uwaga:

Podatnicy prowadzący ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani wydawać oryginał wydrukowanego dokumentu nabywcy (art. 111 ust. 3a pkt 3 ustawy o VAT).

Podatnicy wystawiający fakturę do sprzedaży udokumentowanej uprzednio paragonem fiskalnym muszą pamiętać, że w myśl § 7 ust. 3 rozporządzenia w sprawie faktur, w przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do kopii faktury podatnik jest obowiązany dołączyć paragon dokumentujący tę sprzedaż.

Nie dotyczy to sprzedaży dokumentowanej fakturą emitowaną przy zastosowaniu kasy rejestrującej, w przypadkach gdy wartość sprzedaży i kwota podatku należnego zostały zarejestrowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy (zob. § 7 ust. 4 rozporządzenia w sprawie faktur).

Gdy natomiast faktura przesłana w formie elektronicznej dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik zostawia w dokumentacji paragon dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę (§ 7 ust. 5 rozporządzenia w sprawie faktur).

—Marcin Szymankiewicz doradca podatkowy prowadzący własną kancelarię podatkową w Warszawie