W praktyce przyjmuje się, że w transakcjach gospodarczych uczestniczą dwa rodzaje nabywców: konsument lub przedsiębiorca. W myśl art. 22

1

kodeksu cywilnego (dalej: k.c.) „za konsumenta uważa się osobę fizyczną dokonującą z przedsiębiorcą czynności prawnej niezwiązanej bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą lub zawodową". Zgodnie z powyższym, konsumentem jest osoba fizyczna dokonująca zakupów prywatnych, z przeznaczeniem ich na potrzeby własne. Co do zasady, konsument występujący w danej transakcji jako nabywca, może liczyć na krótszy czas rozpatrywania reklamacji, większe prawdopodobieństwo jej uznania, rekompensatę z tytułu rękojmi oraz korzystniejsze warunki gwarancji. Te przywileje mają zapewnić ochronę interesów konsumenta, który nie mając częstego kontaktu z obrotem transakcyjnym, nie posiada stosownej wiedzy w tym zakresie. Podstawowym aktem prawnym regulującym te kwestie jest ustawa o prawach konsumenta, a także kodeks cywilny.

Czytaj też:

Kiedy konsument może nie otrzymać papierowego paragonu

Czy paragon fiskalny może zastąpić fakturę uproszczoną

Paragonu za zakupy nie można wysłać konsumentowi e-mailem - interpretacja podatkowa

Zgodnie z art. 43

1

k.c., przedsiębiorcą jest „osoba fizyczna, osoba prawna i jednostka organizacyjna, o której mowa w art. 33

1

§ 1, prowadząca we własnym imieniu działalność gospodarczą lub zawodową". Przepisy odnoszące się do konsumenta nie znajdują zastosowania do transakcji dokonywanych przez przedsiębiorcę, gdyż chronią one jedynie interesy konsumentów. Tym samym, z uwagi na brak odpowiednich aktów prawnych regulujących transakcje pomiędzy przedsiębiorcami, kwestie ewentualnych zwrotów, rekompensaty, czy warunki odstąpienia od umowy, są wskazane bezpośrednio w umowie wiążącej strony lub w regulaminie sklepu. Jeśli zatem sprzedawca w umowie zastrzega, iż zwroty nie będą respektowane, przedsiębiorca będący nabywcą nie będzie mógł odstąpić od umowy.

Dokumentowanie

Kluczowe różnice pomiędzy zakupem prywatnym a firmowym występują już na etapie zawierania transakcji. Jeśli stroną transakcji jest osoba prywatna, wówczas najpewniej zakup zostanie udokumentowany paragonem lub fakturą. Jeśli nabywca poprosi sprzedawcę o wystawienie faktury z jednoczesnym wskazaniem danych prywatnych (imię, nazwisko, adres), w świetle obowiązujących przepisów zostanie potraktowany jako konsument.

Gdy ten sam nabywca dokona firmowych zakupów, będzie zobowiązany do podania danych firmowych wraz z firmowym numerem NIP. Wskazanie danych firmowych będzie równoznaczne z domniemaniem, że zakupów dokonał przedsiębiorca, a nie konsument. Warto także wskazać, że wydatki firmowe mogą być dokumentowane nie tylko fakturą. Istnieją sytuacje, w których przedsiębiorca nie ma możliwości uzyskania faktury „na firmę". Dotyczy to głównie zakupów zagranicznych – paliwa lub olejów silnikowych, a także krajowych przejazdów płatną autostradą, opłat pocztowych, ewidencyjnych i przelewów bankowych. Jeśli wskazane wydatki mają związek z prowadzoną działalnością, będą podlegały ujęciu w firmowych kosztach. Podstawą zapisów będzie wówczas paragon lub potwierdzenie opłaty. W odniesieniu do potwierdzenia zapłaty, przedsiębiorca jest dodatkowo zobowiązany do sporządzenia dowodu wewnętrznego, gdyż potwierdzenie samo w sobie nie jest dowodem księgowym.

Zasadnicze różnice

Kluczowe różnice pomiędzy konsumentem a przedsiębiorcą ujawniają się w momencie ewentualnego zwrotu towaru lub jego reklamacji. Co do zasady, jeśli nabywcą jest konsument, a transakcja następuje za pośrednictwem sklepu internetowego (tzw. transakcja na odległość), ma on możliwość odstąpienia od zawartej umowy w terminie 14 dni (bez podawania przyczyny). Dodatkowo, ustawa o prawach konsumenta zapewnia mu korzystniejsze warunki gwarancji i możliwość zwrotu z tytułu rękojmi oraz reklamacji wadliwego towaru przed upływem roku, bez obowiązku zapewnienia, że wina nie leży po jego stronie. Ponadto, zgodnie regulacjami dotyczącymi niedozwolonych klauzul umownych, jeśli konsument podpiszę umowę lub zaakceptuje regulamin, którego postanowienia godzą w jego interesy, ma możliwość jej zerwania bez żadnych konsekwencji prawnych.

Ponieważ przedsiębiorca nie podlega przepisom ustawy o prawach konsumenta, co do zasady nie ma on możliwości odstąpienia od umowy zawartej na odległość. W przypadku stwierdzenia wady zakupionego produktu, spoczywa na nim obowiązek udowodnienia braku swojej winy, jeśli liczy na rekompensatę. Zasadniczo można stwierdzić, że uprawnienia przedsiębiorcy są mocno okrojone i uzależnione w dużej mierze od postanowień umów i regulaminów. Jeśli zatem przedsiębiorca kupujący online zaakceptuje regulamin danego sklepu, stanie się on dla niego wiążący i dochodzenie ewentualnych roszczeń może być utrudnione. W takiej sytuacji zwroty są kwestią czysto uznaniową ze strony sprzedawcy, który może, ale nie musi przyjąć towaru z powrotem. Tym samym, jeśli sprzedawca zgodzi się na przyjęcie towaru, jego zwrot zostanie odpowiednio udokumentowany fakturą korygującą. W przypadku przedsiębiorców każde zdarzenie gospodarcze musi być odpowiednio udokumentowane. Koszty, które początkowo uległy zwiększeniu, muszą zostać pomniejszone, zgodnie ze stanem faktycznym.

ZESPÓŁ WFIRMA.PL