Działalność w użyczonym lokalu: jak rozliczyć się z fiskusem

Nieodpłatne otrzymanie przez przedsiębiorcę nieruchomości na cele prowadzonej działalności skutkuje powstaniem u niego przychodu podlegającego opodatkowaniu. Uzyskuje on bowiem określone korzyści, dysponując nieodpłatnie przedmiotem użyczenia. Przychód taki ustala się według równowartości czynszu, jaki przysługiwałby w razie zawarcia umowy najmu tego budynku lub lokalu.

Takich konsekwencji podatkowych nie ma jednak umowa użyczenia lokalu na działalność gospodarczą zawarta pomiędzy członkami rodziny. Przedsiębiorca korzystający nieodpłatnie z nieruchomości zwolniony jest z podatku dochodowego, jeżeli zawarł umowę użyczenia z osobą zaliczaną do I lub II grupy podatkowej w rozumieniu ustawy o podatku od spadków i darowizn (art. 21 ust. 1 pkt 125 ustawy o PIT).

I grupa podatkowa obejmuje: małżonka, zstępnych (dzieci, wnuki), wstępnych (rodzice, dziadkowie), pasierba, zięcia, synową, rodzeństwo, ojczyma, macochę oraz teściów. Natomiast w II grupie znaleźli się dalsi krewni: zstępni rodzeństwa, rodzeństwo rodziców, zstępni i małżonkowie pasierbów, małżonkowie rodzeństwa i rodzeństwo małżonków, małżonkowie rodzeństwa małżonków, małżonkowie innych zstępnych.

W całości lub proporcjonalnie

Wydatki eksploatacyjne ponoszone przez przedsiębiorcę z tytułu korzystania z użyczonego mu budynku są kosztem podatkowym, jeśli wykazują związek z prowadzoną przez przedsiębiorcę działalnością.

Dla celów podatkowych zasadne jest, aby z umowy wynikało wprost, które opłaty i w jakiej wysokości będzie ponosił przedsiębiorca. Może on bowiem zaliczać w koszty tylko te wydatki, do pokrywania których zobowiązany jest umową.

Gdy w działalności gospodarczej wykorzystywana jest tylko część użyczonego budynku lub lokalu, związane z nim wydatki eksploatacyjne powinny obciążać koszty firmowe tylko w takiej części, w jakiej powierzchnia użytkowana na potrzeby prowadzonej działalności pozostaje do ogólnej powierzchni lokalu.

Przykład

Brat zawiera z siostrą umowę użyczenia. Na mocy tej umowy użycza siostrze swoje mieszkanie na potrzeby prowadzenia przez nią jej firmy. W związku z takim użyczeniem siostra nie będzie musiała ustalać przychodu z działalności.

Co więcej, siostra będzie mogła zaliczać wydatki eksploatacyjne (np. media) do kosztów uzyskania przychodów, jeżeli brat będzie obciążał ją tymi wydatkami.

Czy trzeba płacić VAT

Do umowy użyczenia, jako czynności nieodpłatnej, ma zastosowanie art. 8 ust. 2 ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem użyczenie lokalu będzie podlegało opodatkowaniu tym podatkiem tylko wtedy, gdy świadczenie to jest związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa, a podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia podatku należnego o naliczony przy nabyciu towarów i usług związanych z tymi usługami w całości lub w części.

Aby więc w ogóle rozważać opodatkowanie VAT umowy użyczenia, czynność ta musi być wykonywana przez podatnika VAT działającego w takim charakterze.

Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji z 16 sierpnia 2012 r. (IPPP1/443-430/12-2/AS)

przypomniała, że w pewnych, ściśle określonych przypadkach również nieodpłatne świadczenie usług należy uznać za spełniające definicję odpłatnego świadczenia usług, które na podstawie art. 5 ust. 1 ustawy o VAT podlega opodatkowaniu.

Zdaniem izby „przepis art. 8 ust. 2 pkt 1 ustawy zawęża się wyłącznie do tych spośród usług nieodpłatnych, które spełniają dwa warunki w nim wymienione.

Po pierwsze dotyczy tylko użycia towarów stanowiących część przedsiębiorstwa podatnika do celów innych niż działalność gospodarcza podatnika, a po drugie tylko tych sytuacji, w których podatnikowi przysługiwało prawo obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego zapłaconego przy nabyciu przedmiotowych towarów.

Innymi słowy, przepis powyższy znajduje zastosowanie jedynie do tych usług nieodpłatnych, wskazanych w art. 8 ust. 2 pkt 1 ustawy, które służą celom innym niż działalność gospodarcza podatnika, a podatnikowi przysługiwało w związku z nimi prawo do odliczenia podatku naliczonego. Jeśli któryś z wymienionych warunków nie jest spełniony, nie może być mowy o potraktowaniu usługi świadczonej nieodpłatnie jako usługi odpłatnej”.

Izba w sprawie, którą się zajmowała, stwierdziła, że nieodpłatne użyczenie nieruchomości, stanowiącej część przedsiębiorstwa podatnika, na cele niezwiązane z prowadzoną działalnością gospodarczą nie podlega opodatkowaniu VAT z uwagi na nieodpłatność tej czynności oraz to, że nie ma w tym przypadku zastosowania art. 8 ust. 2 pkt 1 ustawy – podatnikowi nie przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przy nabyciu przedmiotowej nieruchomości.

Co wpisać w umowie

Użyczenie jest umową, przez którą użyczający zezwala biorącemu, przez czas oznaczony lub nieoznaczony, na bezpłatne używanie lokalu. Kodeks cywilny nie przewiduje żadnej szczególnej formy zawierania tej umowy i w praktyce najczęściej jest to forma ustna. To dlatego, że strony umowy zazwyczaj pozostają ze sobą w stosunkach rodzinnych.

Dla osób mających zamiar prowadzić działalność gospodarczą w takim lokalu, wskazana jest co najmniej umowa w formie pisemnej. Może to ułatwić, w przypadku ewentualnego postępowania podatkowego i sporu z fiskusem, udowodnienie np. tego, jaka część powierzchni budynku wykorzystywana jest na potrzeby prowadzonej przez podatnika działalności.