Co do zasady organy podatkowe zgadzają się, aby wydatki na zakup kwiatów i na zagospodarowanie terenu, np. zasadzenie drzewek czy posianie trawnika, zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. To dlatego że wydatków tych nie traktuje jako reprezentacji.

Te ostatnie znalazły się na liście wydatków, których podatnik nie może zaliczyć do kosztów prowadzonej działalności. Takiego charakteru nie mają jednak wydatki na zagospodarowanie terenu wokół firmy.

Wystawność…

Ponieważ ani przepisy ustawy o CIT, ani przepisy ustawy o PIT nie definiują pojęcia „reprezentacja”, trzeba odwołać się do jego słownikowego znaczenia (na co zresztą zwracają uwagę również organy podatkowe). Według słownika języka polskiego reprezentacja to występowanie w imieniu podatnika (firmy), wiążące się z okazałością i wytwornością, w celu wywołania jak najlepszego wrażenia przy reprezentowaniu firmy.

Zdaniem organów podatkowych reprezentacja – w odniesieniu do działalności gospodarczej – to działania polegające na kontaktach oficjalnych i handlowych z innymi przedsiębiorcami, które mają na celu kształtowanie i utrwalanie korzystnego, pozytywnego wizerunku firmy poprzez np. sposób podejmowania kontrahentów, poczęstunek, wręczanie upominków.

O reprezentacji można zatem mówić w odniesieniu do działań mających na celu stworzenie i utrwalenie jak najkorzystniejszego wizerunku firmy na zewnątrz, a więc w relacji z kontrahentami (ich przedstawicielami), gośćmi i potencjalnymi klientami.

Obejmuje ona zarówno działania zmierzające do stworzenia oczekiwanego wizerunku, pozycji podatnika jako podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą, jak i korzystnych warunków w celu nawiązania nowych lub też podtrzymania (rozszerzenia) dotychczasowych kontaktów.

Według Izby Skarbowej w Poznaniu świadome kształtowanie właściwego wizerunku przez podatników ma na celu stworzenie takiego wyobrażenia o przedsiębiorcy, które spowoduje pozytywne postrzeganie go przez osoby zewnętrzne, które z kolei będzie zachętą do podjęcia rozmów, współpracy oraz zakupów jego produktów czy usług (interpretacja z 13 lutego 2008 r., ILPB3/423-235/07-2/MC).

...i nadzwyczajna okazałość

Trudno w takich kategoriach traktować inwestycje w zielone otoczenie firmy. Choć i w tym przypadku – co pokazuje praktyka – można upatrywać takich cech jak wystawność.

Organy podatkowe w wydawanych interpretacjach podkreślają bowiem, że jeśli nakłady na zakup kwiatów czy wysadzenie krzewów – ze względu na swoją okazałość – odbiegają od zwyczajowo przyjętych w danej branży i okolicy (bo są np. bardziej ekskluzywne i wytworne), to takie działania mogą być potraktowane jako reprezentacja. Jeśli tak się stanie, to poniesione wydatki nie będą mogły zwiększyć kosztów podatkowych.

Zwróciła na to uwagę m.in. Izba Skarbowa w Bydgoszczy w interpretacji z 1 lute- go 2008 r. (ITPB3/423-178/07/AM) oraz Izba w Warszawie w interpretacji z 29 czerwca 2009 r. (IPPB3/423-253/09-2/KK).

Z reguły jednak organy podatkowe nie traktują ponoszonych przez firmy wydatków jako reprezentacji i zgadzają się na zaliczenie ich do kosztów prowadzonej działalności.

Domowe jak osobiste

Przy wydatkach na zieleń i wystrój biura prowadzonego w domu albo mieszkaniu nie jest łatwo z ich rozliczaniem.

Nawet jeśli fiskus nie uzna ponoszonych przez podatnika wydatków za reprezentację, to może je zakwestionować na innej podstawie: jako typowo domowy wydatek poniesiony na cele osobiste.Tego rodzaju wydatki kwestionują zresztą nie tylko organy podatkowe, ale również sądy. Przykładem może być wyrok NSA z 29 grudnia 1998 r. (III SA 2853/97).

Sąd zakwestionował w nim wydatki poniesione przez podatnika prowadzącego działalność gospodarczą polegającą na doradztwie prawnym na narzędzia i rośliny ogrodnicze. To dlatego, że nie dopatrzył się jakiegokolwiek związku przyczynowego między tymi kosztami a uzyskanym przez podatnika przychodem.

Bardziej przychylny dla podatnika był natomiast NSA w wyroku z 17 marca 1999 r. (III SA 5345/98). Przekonały go argumenty podatnika, który twierdził, że gdyby nie konieczność korzystania ze ścieżki prowadzącej do budynku, w którym prowadził działalność gospodarczą, nie usuwałby rosnących przy niej krzewów (które utrudniały dojście) i nie sadziłby roślin innego rodzaju.