- Spółka jest podatnikiem VAT. Zawiera mnóstwo transakcji, ma bardzo wielu kontrahentów i wystawia bardzo dużo faktur. Ich przechowywanie w wersji papierowej staje się dla spółki problematyczne. Czy spółka może je przechowywać w postaci skanu, tak aby w każdej chwili (np. w razie ewentualnej kontroli organów podatkowych) mieć zapewniony dostęp do ich elektronicznej wersji i móc je natychmiast wydrukować?
Zakres obowiązków nakładanych na podatnika wynikający z przepisów ustawy o VAT oraz rozporządzenia ministra finansów z 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (DzU nr 68, poz. 360; dalej: rozporządzenie) jest wyczerpany już w chwili wystawienia faktury (oryginału oraz kopii).
Żaden przepis ani ustawy, ani rozporządzenia nie nakłada na podatnika obowiązku przechowywania kopii faktur w formie papierowej. Jeżeli zatem podatnik przechowuje kopie wystawionych faktur VAT w formie elektronicznej, umożliwiającej każdorazowe wydrukowanie faktury i nie istnieje możliwość ingerowania w treść tych dokumentów w okresie przechowywania, to taki sposób przechowywania należy uznać za prawidłowy.
Taki pogląd został potwierdzony w interpretacji Izby Skarbowej w Warszawie z 27 czerwca 2012 r. (IPPP3/ 443-1123/09/12-5/S/MPe), a także w orzecznictwie, przykładowo w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 3 listopada 2009 r. (IFSK 1169/08) i w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 21 stycznia 2011 r. (III SA/Wa 1431/10).
W tym ostatnim wyroku sąd stwierdził, że w rozporządzeniu nałożono na podatnika obowiązek przechowywania m.in. kopii faktur w „oryginalnej postaci". Nawet jeśli ta oryginalna postać oznacza postać tradycyjną, papierową, to tylko w odniesieniu do oryginałów faktur, a nie do ich kopii.
Żaden przepis ustawy ani rozporządzenia nie zobowiązuje do sporządzenia, a następnie do – będącego konsekwencją tego sporządzenia – przechowywania papierowej kopii faktury. Jeśli oryginalną, w rozumieniu rozporządzenia, postacią kopii faktury jest postać elektroniczna, w tym w formie skanu, to wypełnieniem obowiązku prawnego wynikającego z tego przepisu jest przechowywanie takiej właśnie postaci kopii. Wymaganie papierowej formy kopii faktury musiałoby mieć wyraźną podstawę prawną.
Takiej natomiast brakuje. W interpretacji z 13 lipca 2012 r. (ILPP2/443-462/ 10/12-S/PG) Izba Skarbowa w Poznaniu stwierdziła, że dyrektywa Rady 2006/112/WE z 28 listopada 2006 r. „nie wprowadziła obowiązku przechowywania kopii faktur w takiej samej formie, w jakiej są wysyłane, jak również z przepisu § 21 ust. 2 rozporządzenia nie wynika aby ograniczenie co do formy, w jakiej mają być przechowywane faktury VAT związane było ze sposobem ich przesyłania do nabywcy czy też udostępnienia nabywcy.
Tak więc faktura powinna być wystawiona w dwóch egzemplarzach, ale nie oznacza to, że przechowywana faktura ma być identyczna w zakresie formy, co faktura przesłana nabywcy. Faktura przechowywana przez wystawcę i otrzymana przez nabywcę ma być jednakowa w zakresie zawartych w nich informacji. (...) w sytuacji gdy oryginał faktury sporządzany jest w formie papierowej, jej kopię można uznać za prawidłowo wystawioną w przypadku gdy spółka zgromadzi informacje niezbędne do jej sporządzenia w swym systemie finansowo księgowym i sporządzi ją w formie pliku elektronicznego oraz dokona zaksięgowania faktury w księgach rachunkowych i podatkowych (w tym w rejestrze VAT)".
Kopie faktur mają przede wszystkim funkcję kontrolną. Z tego punktu widzenia forma elektroniczna kopii faktury czyni zadość temu wymaganiu, zwłaszcza że podatnik (spółka) nie ma możliwości ingerencji w treść faktury elektronicznej. Idea kopii faktury polega na potwierdzeniu, w razie wątpliwości, że oryginał został wystawiony. Stanowisko takie potwierdził także Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 21 lutego 2012 r. (I FSK 745/11).
