W dniu śmierci podwładnego stosunek pracy ulega wygaśnięciu. Wynika to z art. 631 kodeksu pracy. Wynagrodzenia i inne świadczenia ze stosunku pracy, jakich pracodawca nie zdążył mu uiścić, stają się w tej chwili prawami majątkowymi przechodzącymi po równo na jego małżonka oraz inne osoby spełniające warunki do uzyskania renty rodzinnej w rozumieniu ustawy emerytalnej.

Chodzi o wszelkie świadczenia należne pracownikowi, jakich pracodawca nie uregulował zatrudnionemu przed jego śmiercią, np. wynagrodzenie za pracę, za czas choroby, za godziny nadliczbowe, premie, nagroda jubileuszowa, ekwiwalent za  urlop wypoczynkowy.

Ustawodawca wprowadził uproszczony sposób (z pominięciem prawa spadkowego) wsparcia osób bliskich nieżyjącego pracownika, do których utrzymania się on przyczyniał. Pracodawca sam ustala i weryfikuje uprawnienia i jak najszybciej uiszcza wskazane prawa majątkowe członkom rodziny zatrudnionego bez czekania na:

- pozytywną decyzję przyznającą konkretnej osobie rentę rodzinną (cytowany przepis mówi o spełnianiu wymogów nabycia tego świadczenia, a nie ustaleniu do niego prawa przez ZUS),

- wyrok sądowy stwierdzający nabycie spadku oraz wyrok lub ugodę dokonującą podziału spadku (postanowienie SA w Katowicach z 11 grudnia 1996 r., III APz18/ 96; OSA 1998/10/40).

Dopiero w przypadku braku małżonka bądź innych członków rodziny uprawnionych do renty rodzinnej opisane prawa majątkowe wchodzą w skład spadku i podlegają dziedziczeniu wedle powszechnych reguł (art. 922 i następne kodeksu cywilnego).

Status podatkowy

Wypłacane członkom rodziny wynagrodzenie za pracę, wynagrodzenie chorobowe i zasiłek chorobowy są pod względem podatkowym przychodem z praw majątkowych (art. 18 ustawy o PIT). Dotyczy to również świadczeń chorobowych (interpretacje Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 22 lipca 2010 r., ITPB2/415-402/10/MK oraz ITB2/436-96/10/MK).

Zaliczka pobiera jest według 18 proc. stawki od przychodu. Nie uwzględnia się kosztów uzyskania przychodu i miesięcznej ulgi zmniejszającej zaliczkę na podatek (pismo III US Warszawa-Śródmieście z 2 lutego 2006 r., 1449/1CF/413/ip-66/05/06/iw).

Zaliczki pobrane od przychodów z praw majątkowych pracodawca zmarłego pracownika wpłaca do urzędu skarbowego do 20. dnia następnego miesiąca po dniu wypłaty tego wynagrodzenia i rozlicza w zbiorczej deklaracji rocznej o pobranych zaliczkach PIT-4R, którą przesyła do końca stycznia następnego roku kalendarzowego do urzędu skarbowego właściwemu dla swojej siedziby lub miejsca prowadzenia działalności/miejsca zamieszkania.

Ustawodawca wprowadził uproszczony sposób (z pominięciem prawa spadkowego) wsparcia osób bliskich nieżyjącego pracownika, do których utrzymania się on przyczyniał

Osobom obdarowanym, objętych w Polsce nieograniczonym obowiązkiem podatkowym (tu ma miejsce zamieszkania, czyli posiada ośrodek interesów życiowych lub przebywa dłużej niż 183 dni w roku kalendarzowym) przychody z praw majątkowych pracodawca zmarłego wykazuje w PIT-11. PIT-11 pracodawca zmarłego do końca lutego następnego roku kalendarzowego przekazuje obdarowanemu i właściwemu dla niego urzędowi skarbowemu.

Obdarowanemu podlegającemu w Polsce ograniczonemu obowiązkowi podatkowemu (nie ma tu miejsca zamieszkania) pracodawca zmarłego przekazuje (oraz urzędowi skarbowemu do spraw opodatkowania osób zagranicznych) do końca lutego następnego roku kalendarzowego imienne informacje IFT-1R (art. 42 ust. 2 pkt 2 ustawy o PIT).

Jeśli jednak taki obdarowany (o ograniczonym obowiązku podatkowym) złoży wniosek o wcześniejsze wydanie wskazanej informacji, pracodawca zmarłego przekazuje ją, tym razem w formie dokumentu IFT-1, jemu oraz urzędowi skarbowemu ds. opodatkowania osób zagranicznych w ciągu 14 dni od złożenia wniosku (art. 42 ust. 4 ustawy o PIT).

Gdy pracodawca zmarłego zaprzestaje działalności przed  końcem lutego następnego roku kalendarzowego, to informacje PIT-11 lub IFT-1R przekazuje beneficjentom do dnia zaprzestania swojej działalności (art. 42 ust. 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).

Odprawa pośmiertna

Odprawa pośmiertna przysługuje po równo małżonkowi i innym członkom rodziny zmarłego pracownika spełniającym warunki uzyskania renty rodzinnej.

To równowartość:

- miesięcznego wynagrodzenia – gdy pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy krócej niż 10 lat,

- dwumiesięcznego – co najmniej 10 lat i krócej niż 15 lat,

- sześciomiesięcznego – co najmniej 15 lat.

Gdy po zmarłym pracowniku został tylko jeden uprawniony, przysługuje mu połowa odprawy pośmiertnej.

Jeśli pracodawca ubezpieczył pracownika na życie, a odszkodowanie jest przynajmniej równe kodeksowej odprawie pośmiertnej, odprawa się nie należy. Jeśli odszkodowanie okazało się niższe od odprawy pośmiertnej, uprawnieni dostają wyrównanie. Odprawa pośmiertna jest zwolniona z podatku dochodowego.