NIP czy PESEL – który identyfikator w deklaracji podatkowej

Przedsiębiorcy składają deklaracje nie tylko dotyczące rozliczeń firmy, ale także z nią niezwiązane, np. wykazują dochody z giełdy (w PIT-38) albo opodatkowane ryczałtem przychody z najmu mieszkania należącego do prywatnego majątku (w PIT-28). Czy w deklaracjach tych należy podawać NIP czy PESEL?

Odpowiada Renata Domasiewicz naczelnik Wydziału Krajowej Ewidencji Podatników w Departamencie Administracji Podatkowej Ministerstwa Finansów :

Odpowiedź na to pytanie znajdziemy w art. 3 ust. 1 ustawy z 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (tekst jedn.DzU z 2004 r., nr 269, poz. 2681 ze zm. – dalej ustawa o NIP). Z tego przepisu wynika, że w przypadku podatników będących osobami fizycznymi nieprowadzących działalności gospodarczej lub niebędących zarejestrowanymi podatnikami VAT identyfikatorem podatkowym jest PESEL.

Pozostałe podmioty, w tym osoby fizyczne nieposiadające PESEL (czyli przede wszystkim obywatele innych państw rozliczający się z polskim fiskusem), muszą używać NIP. Oznacza to, że o zastosowaniu właściwego identyfikatora podatkowego decyduje status podatnika, a nie rodzaj deklaracji, który jest wypełniany. Osoba zobowiązana do stosowania NIP w kontaktach z administracją skarbową zawsze powinna używać więc tego numeru. Dotyczy to też rozliczeń dochodów z giełdy lub najmu niezwiązanego z prowadzoną działalnością gospodarczą.

A którym identyfikatorem powinni posługiwać się przedsiębiorcy, którzy zakończyli działalność (zakładając, że nie spełniają innych przesłanek powodujących, że muszą stosować NIP)?

Podatnik taki w składanych deklaracjach za okres kiedy prowadził firmę, powinien posłużyć się identyfikatorem NIP. W przypadku podatników podatku dochodowego ustalenie właściwego identyfikatora podatkowego (NIP albo PESEL) uzależnione jest od tego, czy taka osoba w danym okresie rozliczeniowym spełniała którykolwiek z warunków zobowiązujących ją do posługiwania się identyfikatorem NIP, tj.: prowadziła działalność gospodarczą lub była zarejestrowanym podatnikiem VAT, lub była płatnikiem podatków bądź płatnikiem składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne.

Jak więc wygląda sytuacja osoby, która zakończyła prowadzenie działalności gospodarczej w tym roku, np. 31 marca?

Podatnik, który w 2012 r. zlikwidował działalność gospodarczą, w zeznaniu podatkowym za ten rok powinien posłużyć się identyfikatorem NIP. Natomiast w zeznaniach podatkowych za następne lata będzie posługiwał się numerem PESEL (o ile w tym czasie nie ulegnie zmianie jego status).

Załóżmy, że osoba, która 31 marca 2012 r. zakończyła działalność gospodarczą, będzie po jego zakończeniu składać nie tylko PIT-36L, ale także PIT-38, w którym wykaże dochody z giełdy, oraz zeznanie PIT-37, gdzie rozliczy dochody z pracy wykonywanej od 1 kwietnia do końca roku. Czy we wszystkich formularzach podaje NIP?

Tak.

A skąd organy podatkowe będą wiedziały, że dana osoba zakończyła prowadzenie działalności gospodarczej i od 1 stycznia 2013 ma używać PESEL? Czy przepisy nakazują w takiej sytuacji złożenie formularza ZAP-3, czyli zgłoszenia aktualizacyjnego osoby fizycznej będącej podatnikiem?

Nie. Tego druku składać nie trzeba. Przedsiębiorca, który kończy działalność, musi natomiast w ciągu siedmiu dni złożyć formularz CEIDG-1. Na tej podstawie aktualizowane są nie tylko dane w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, ale także w urzędzie skarbowym. Obowiązek złożenia tego druku wynika z art. 30 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej.

Co będzie, gdy taka osoba ponownie założy firmę, np. za rok?

Wtedy ponownie złoży formularz CEIDG-1. Zgodnie z 5a ust. 1 ustawy o NIP podatnik rozpoczynający działalność gospodarczą w ramach wniosku o wpis do rejestru przedsiębiorców albo do ewidencji działalności gospodarczej składa zgłoszenie identyfikacyjne albo aktualizacyjne.

Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej przekaże złożone zgłoszenie (wniosek CEIDG-1) do właściwego organu podatkowego. Na tej podstawie naczelnik urzędu skarbowego wyda potwierdzenie nadania NIP. Numer ten powinien być stosowany przez podatnika jako identyfikator podatkowy oraz w obrocie prawnym i gospodarczym.

Najprawdopodobniej będzie to ten sam numer, którym podatnik posługiwał się przed 1 stycznia 2012 r.

Problemy mają także płatnicy wystawiający PIT-11 oraz przedsiębiorcy zobowiązani do wypełniania informacji PIT-8C. Skąd mają wiedzieć, którym numerem powinien posługiwać się adresat tych formularzy oraz jak to zweryfikować?

Płatnicy wypełniający te formularze muszą się opierać na danych podanych im przez podatnika, dla którego są wystawiane. Przy zawieraniu np. umowy o pracę, zlecenia lub o dzieło podatnik powinien wskazać płatnikowi właściwy identyfikator. Na tej podstawie płatnik podaje go w wystawianej informacji.

Płatnik wystawiający PIT-11 albo PIT-8C nie ma obowiązku weryfikować, czy wskazany rodzaj identyfikatora odpowiada rzeczywistości. Istotne jest, aby wskazał któryś z identyfikatorów (NIP albo PESEL) w celu zapewnienia jednoznacznej identyfikacji podatnika przez organ podatkowy.

Jakie będą konsekwencje, jeśli oświadczenie będzie błędne i w związku z tym w PIT-11 albo PIT-8C zostanie podany niewłaściwy identyfikator?

Płatnik nie ponosi żadnych konsekwencji. Kodeks karny skarbowy nie przewiduje sankcji za podanie przez płatnika niewłaściwego identyfikatora podatkowego podatnika.