Przy obniżaniu ryczałtu bierzemy pod uwagę wyłącznie dni robocze, czyli takie, które są dla zatrudnionego pracujące zgodnie z obowiązującym go w firmie rozkładem czasu pracy lub grafikiem.
Przykład
Pracownik, który w codziennej pracy korzysta ze swojego samochodu do zadań służbowych, otrzymuje ryczałt pieniężny w wysokości 585,06 zł (700 km x 0,8358 zł). W marcu odbył podróż służbową, która trwała pięć dni.
W tym miesiącu nie miał innych delegacji ani nieobecności.
Ryczałt obliczymy następująco
585,06 zł : 22 = 26,59 zł,
26,59 zł x 5 dni = 132,95 zł,
585,06 zł – 132,95 zł = 452,11 zł.
Co istotne, żadna regulacja nie nakazuje redukowania wysokości miesięcznego ryczałtu, gdy pracownik świadczy pracę na część etatu. Zatem nic nie stoi na przeszkodzie, aby zatrudnionemu w niepełnym wymiarze czasu pracy płacić ryczałt w takiej samej wysokości jak pracownikowi pełnoetatowemu. Niemniej jednak pracodawcy wolno przewidzieć w umowie o służbowym korzystaniu z prywatnego pojazdu ustalanie ryczałtu proporcjonalnie do wymiaru etatu (art. 292 k.p.).
Ze względu na konieczność zweryfikowania, czy za dany miesiąc podwładnemu należy się cały ryczałt, czy odpowiednio zmniejszony, świadczenie to stawia się do dyspozycji w ostatnim dniu roboczym miesiąca lub na początku kolejnego.
Przy ryczałcie zatrudniony nie musi dokumentować przebytych kilometrów w ewidencji przebiegu pojazdu.
Gdyby zatrudniony utracił uprawnienia do prowadzenia środka transportu, na który zawarto umowę o służbowe jazdy lokalne, dalsza wypłata ryczałtu przeczyłaby idei tego świadczenia. W takich okolicznościach podwładny nie mógłby kierować własnym pojazdem, a więc w istocie nie mógłby nim osobiście załatwiać służbowych spraw. Tym samym otrzymywanie ryczałtu przez niego bez prawa jazdy jest nieuzasadnione.
Tylko rzeczywiste wydatki
Szef może się także umówić z podwładnym, że będzie mu rekompensował faktycznie poniesione przez niego koszty, powstałe wskutek użytkowania prywatnego pojazdu w interesie zakładu. Wówczas zwrot mógłby obejmować – poza paliwem – również wydatki np. na wymianę opon, przeglądy pojazdu, naprawy czy składki ubezpieczeniowe.
Co hojniejszy szef może nawet oddawać zatrudnionemu za mandaty wymierzone w czasie kursów służbowych, mimo że za wykroczenia drogowe odpowiada jedynie sprawca, którym może być wyłącznie osoba fizyczna, czyli w tym przypadku podwładny.
Przy rekompensacie rzeczywistych wydatków eksploatacyjnych bardzo ważne jest zastrzeżenie w umowie o służbowym korzystaniu z pojazdu niebędącego własnością zakładu, jakie koszty i do jakiej wysokości firma będzie pokrywała. Pozwoli to ograniczyć nadmierne obciążenie budżetu pracodawcy i utrudni ewentualne „naciąganie” przedsiębiorstwa.
Koszt za kilometr
Skalkulowanie kwoty zwrotu kosztów używania pojazdu do celów służbowych na podstawie tzw. kilometrówki sprowadza się do przemnożenia liczby kilometrów faktycznie przejechanych w celach służbowych przez pracownika własnym pojazdem oraz umówionej stawki za kilometr przebiegu.
Na mocy § 2 rozporządzenia ministra infrastruktury stawka za 1 km przebiegu nie powinna przekraczać dla:
- samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika:
– do 900 cm
3
– 0,5214 zł,
– powyżej 900 cm
3
– 0,8358 zł,
- motocykla – 0,2302 zł,
- motoroweru – 0,1382 zł.
