W interesie pracodawcy podwładny ma prawo korzystać zarówno z auta albo jednośladu, będącego jego własnością, jak i ze środka transportu pożyczonego np. od rodziny lub znajomego.

Kilometrówka

Jeden z najbardziej rozpowszechnionych sposobów rekompensowania podwładnym wydatków związanych z korzystaniem z prywatnego środka transportu w interesie zakładu polega na stosowaniu tzw. kilometrówki.

Chodzi tu o rozliczanie faktycznej liczby przejechanych kilometrów pojazdu, stwierdzonej w ewidencji jego przebiegu.

Z jej zapisów musi wynikać m.in., jak długie odcinki pracownik pokonywał w służbowych jazdach lokalnych, w jakim celu i kiedy. Podstawowe elementy ewidencji wymienia art. 23 ust. 7 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. DzU z 2010 r. nr 51, poz. 307 ze zm., dalej updof).

Ewidencja przebiegu samochodu lub jednośladu powinna zawierać:

- dane osoby używającej prywatny pojazd (z adresem zamieszkania),

- markę pojazdu, jego numer rejestracyjny oraz pojemność silnika,

- numerację wpisów zawierających informacje odnośnie do wykonanych jazd w danym okresie,

- datę i cel wyjazdu,

- opis trasy (skąd – dokąd),

- liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,

- stawkę za 1 km przebiegu,

- kwotę wynikającą z przemnożenia liczby pokonanych kilometrów i stawki za przejechany kilometr,

- podpisy stron.

Ryczałt

Wydatki na jazdy lokalne wolno także pracownikowi zrekompensować ryczałtem obliczanym jako iloczyn stawki za kilometr przebiegu pojazdu i umówionego, miesięcznego limitu kilometrów.

Maksymalne limity kilometrów, w myśl rozporządzenia ministra infrastruktury, zależą od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony, a także od rodzaju służb, dla których podwładny pracuje. Ukształtowano je na następującym poziomie:

- 300 km – do 100 tys. mieszkańców,

- 500 km – ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,

- 700 km – ponad 500 tys. mieszkańców.

- maksymalnie do 1500 km – dla pracujących w służbie leśnej oraz w służbie parków narodowych,

- maksymalnie do 3000 km – dla zatrudnionych w służbach ratowniczych i w innych właściwych instytucjach w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków albo skutków katastrofy ekologicznej.

Aby zatrudniony otrzymał ryczałtowe rozliczenie kosztów eksploatacyjnych, musi szefowi przedłożyć pisemne oświadczenie potwierdzające wykonanie służbowych jazd lokalnych prywatnym autem lub motorem. Dokument ten powinien:

- zawierać oznaczenie pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny),

- wskazywać liczbę dni absencji zatrudnionego w miejscu pracy w miesiącu spowodowanej niedyspozycją zdrowotną, urlopem, podróżą służbową lub inną przyczyną,

- określać ilość dni, w których właściciel pojazdu nie dysponował nim do celów służbowych.

Nie zawsze w pełnej wysokości

Ryczałtowa forma zwracania wydatków dotyczących pojazdów, którymi załatwiane są firmowe sprawy, nie oznacza, że w każdym miesiącu do kieszeni podwładnego trafi taka sama kwota.

Ryczałt pomniejsza się o 1/22 za każdy dzień, w czasie którego pojazd nie był używany służbowo oraz za każdy dzień nieobecności w miejscu pracy z powodu:

- choroby,

- urlopu,

- podróży służbowej trwającej co najmniej osiem godzin lub innej nieobecności.

Jego obniżenie uzasadnione będzie np., gdy pracownik wykonuje pracę przez część dni tygodnia w domu, gdy nie musi się poruszać swoim pojazdem, a więc nie dysponuje nim na potrzeby zatrudniającego.

Świadczenia tego nie powinno także wypłacać się w okresie zwolnienia pracownika z obowiązku wykonywania pracy, nawet jeśli umowa ryczałtowa nie została wypowiedziana i nadal pozostaje w mocy.

Przy obniżaniu ryczałtu bierzemy pod uwagę wyłącznie dni robocze, czyli takie, które są dla zatrudnionego pracujące zgodnie z obowiązującym go w firmie rozkładem czasu pracy lub grafikiem.

Przykład

Pracownik, który w codziennej pracy korzysta ze swojego samochodu do zadań służbowych, otrzymuje ryczałt pieniężny w wysokości 585,06 zł (700 km x 0,8358 zł). W marcu odbył podróż służbową, która trwała pięć  dni.

W tym miesiącu nie miał innych delegacji ani nieobecności.

Ryczałt obliczymy następująco

585,06 zł : 22 = 26,59 zł,

26,59 zł x 5 dni = 132,95 zł,

585,06 zł – 132,95 zł = 452,11 zł.

Co istotne, żadna regulacja nie nakazuje redukowania wysokości miesięcznego ryczałtu, gdy pracownik świadczy pracę na część etatu. Zatem nic nie stoi na przeszkodzie, aby zatrudnionemu w niepełnym wymiarze czasu pracy płacić ryczałt w takiej samej wysokości jak pracownikowi pełnoetatowemu. Niemniej jednak pracodawcy wolno przewidzieć w umowie o służbowym korzystaniu z prywatnego pojazdu ustalanie ryczałtu proporcjonalnie do wymiaru etatu (art. 292 k.p.).

Ze względu na konieczność zweryfikowania, czy za dany miesiąc podwładnemu należy się cały ryczałt, czy odpowiednio zmniejszony, świadczenie to stawia się do dyspozycji w ostatnim dniu roboczym miesiąca lub na początku kolejnego.

Przy ryczałcie zatrudniony nie musi dokumentować przebytych kilometrów w ewidencji przebiegu pojazdu.

Gdyby zatrudniony utracił uprawnienia do prowadzenia środka transportu, na który zawarto umowę o służbowe jazdy lokalne, dalsza wypłata ryczałtu przeczyłaby idei tego świadczenia. W takich okolicznościach podwładny nie mógłby kierować własnym pojazdem, a więc w istocie nie mógłby nim osobiście załatwiać służbowych spraw. Tym samym otrzymywanie ryczałtu przez niego bez prawa jazdy jest nieuzasadnione.

Tylko rzeczywiste wydatki

Szef może się także umówić z podwładnym, że będzie mu rekompensował faktycznie poniesione przez niego koszty, powstałe wskutek użytkowania prywatnego pojazdu w interesie zakładu. Wówczas zwrot mógłby obejmować – poza paliwem – również wydatki np. na wymianę opon, przeglądy pojazdu, naprawy czy składki ubezpieczeniowe.

Co hojniejszy szef może nawet oddawać zatrudnionemu za mandaty wymierzone w czasie kursów służbowych, mimo że za wykroczenia drogowe odpowiada jedynie sprawca, którym może być wyłącznie osoba fizyczna, czyli w tym przypadku podwładny.

Przy rekompensacie rzeczywistych wydatków eksploatacyjnych bardzo ważne jest zastrzeżenie w umowie o służbowym korzystaniu z pojazdu niebędącego własnością zakładu, jakie koszty i do jakiej wysokości firma będzie pokrywała. Pozwoli to ograniczyć nadmierne obciążenie budżetu pracodawcy i utrudni ewentualne „naciąganie” przedsiębiorstwa.

Koszt za kilometr

Skalkulowanie kwoty zwrotu kosztów używania pojazdu do celów służbowych na podstawie tzw. kilometrówki sprowadza się do przemnożenia liczby kilometrów faktycznie przejechanych w celach służbowych przez pracownika własnym pojazdem oraz umówionej stawki za kilometr przebiegu.

Na mocy § 2 rozporządzenia ministra infrastruktury stawka za 1 km przebiegu nie powinna przekraczać dla:

- samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika:

– do 900 cm

3

– 0,5214 zł,

– powyżej 900 cm

3

– 0,8358 zł,

- motocykla – 0,2302 zł,

- motoroweru – 0,1382 zł.