Sprzedawca otrzymujący zaliczkę na poczet dostawy towaru lub wykonania usługi powinien wykazać należny VAT oraz udokumentować tę czynność fakturą zaliczkową. Podstawą do jej wystawienia jest § 10 rozporządzenia ministra finansów z 28 marca 2011 r. (DzU nr 68, poz. 360) regulującego m.in. zasady wystawiania faktur.
Jeżeli otrzymana zaliczka nie obejmuje całej należności, to sprzedawca po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi ma obowiązek wystawić fakturę VAT, w której wartość wydanego towaru lub wykonanej usługi jest pomniejszona o wartość otrzymanej zaliczki, przy czym zmniejszeniu ulegają również odpowiednio kwoty VAT. W praktyce jednak wielu przedsiębiorców postępuje nieco inaczej.
Przykład
Firma posiada kilka salonów meblowych. Przy składaniu zamówienia na wybrany wyrób klienci najczęściej wpłacają zaliczkę.
W momencie wydania zamówionych przez klienta mebli program komputerowy najpierw wystawia fakturę korygującą wartość otrzymanej zaliczki a potem fakturę VAT na całą wartość dostawy
Czy taki sposób postępowania jest prawidłowy? Czy można skorygować fakturę zaliczkową w związku z dokonaniem sprzedaży, mimo że zaliczka faktycznie nie została zwrócona klientowi?
Odpowiedź na te pytania brzmi: nie.
Bezpodstawna korekta
Sprzedawca, który w związku z wykonaniem dostawy koryguje fakturę zaliczkową (mimo że nie nastąpił zwrot zaliczki), postępuje nieprawidłowo. Nie ma bowiem do tego podstawy prawnej. Z § 13 ust. 5 pkt 2 wskazanego rozporządzenia wynika, że podstawą do wystawienia faktury korygującej jest zwrot nabywcy zaliczek (a także przedpłat, zadatków lub rat) podlegających opodatkowaniu.
Skoro faktura zaliczkowa jest wystawiana na skutek otrzymania zaliczki powodującej powstanie obowiązku podatkowego, to analogicznie wystawienie faktury korygującej jest uzależnione od faktycznego zwrotu otrzymanej zaliczki.
Potwierdza to interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 8 marca 2010 r. (IPPP1/443-1363/09-4/AW). Czytamy w niej: „należy uznać, że § 13 rozporządzenia wyraźnie wskazuje jakie okoliczności zobowiązują podatnika do wystawienia faktury korygującej.
Uzależniają to od wystąpienia sytuacji enumeratywnych wskazanych w tym przepisie. Sytuacją taką jest m.in. zwrot zaliczki podlegającej opodatkowaniu. W tym zakresie podatnik nie ma uprawnień do swobodnego działania, może je podjąć tylko w razie spełnienia przesłanek określonych w cytowanym przepisie. (...)
Jedynym warunkiem uzasadniającym prawidłowe wystawienie przez podatnika faktury korygującej jest zaistnienie faktycznego zwrotu zaliczki podlegającej opodatkowaniu, w następstwie czego zmniejszony zostaje obrót”.
Tak więc sprzedawca, który wystawia fakturę korygującą, chociaż nie dostał zwrotu zaliczki, postępuje niewłaściwie, a program komputerowy, którym się posługuje, nie uzasadnia tego postępowania, gdyż powinien on działać w sposób zapewniający prawidłowe stosowanie przepisów podatkowych.
Skutki dla kupującego
Jakie to ma skutki dla nabywcy? Zgodnie z art. 86 ust. 10a ustawy o VAT, jeśli nabywca towaru lub usługi otrzymał korektę faktury, jest obowiązany do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym tę korektę otrzymał.
Jednak, jak stwierdziła izba skarbowa w przywołanej interpretacji, podatnik „nie może dokonać korekty podatku naliczonego na podstawie faktury korygującej, która nie dokumentuje faktycznego zwrotu pieniędzy o czym stanowi art. 88 ust. 3a pkt 4 lit. a ustawy.
Przepis ten mówi, że „nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku, gdy wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane – w części dotyczącej tych czynności”.
Oznacza to, że:
- sprzedawcy przysługuje prawo do obniżenia podatku należnego
- na nabywcy spoczywa obowiązek zmniejszenia kwoty podatku naliczonego o kwotę wynikającą z wystawionej faktury korygującej tylko wówczas, gdy korekta ta dokumentuje faktyczny zwrot zaliczki.
