Sprzedałeś towar, odprowadziłeś VAT, nie dostałeś zapłaty? Skorzystaj z ulgi na złe długi. Ci, którzy mają niezapłacone faktury sprzed dwóch lat, muszą się jednak bardzo spieszyć. Do końca roku trzeba wysłać zawiadomienie o korekcie niesolidnemu kontrahentowi i uzyskać potwierdzenie odbioru.

Ulga na złe długi to szansa na zwrot podatku dla firm, które mają kłopoty z nierzetelnymi klientami. Mogą skorygować VAT od dostawy towarów lub świadczenia usług na terytorium kraju, jeśli uprawdopodobnią nieściągalność wierzytelności. Będzie to możliwe, jeśli należność nie została uregulowana w ciągu 180 dni od upływu terminu jej płatności określonego w umowie lub na fakturze.

Na skorzystanie z ulgi mamy tylko dwa lata (liczone od końca roku, w którym wystawiono fakturę). Tak że całą procedurę musimy rozpocząć już w tym roku.

Od czego zacząć? Od wysłania kontrahentowi zawiadomienia o zamiarze korekty i zdobycia potwierdzenia jego odbioru. Jeśli go nie mamy, nie odzyskamy podatku.

Nie jest to proste, gdy dłużnik unika kontaktu i nie odbiera korespondencji. Często się to zdarza, gdyż korekta u sprzedawcy powoduje, że nabywca musi oddać odliczony wcześniej podatek naliczony. Nie jest więc zainteresowany współpracą.

Doręczenie zastępcze

Czy w takiej sytuacji można zastosować przepisy ordynacji podatkowej o doręczeniach? Pozwalają one uznać doręczenie za skuteczne nawet wtedy, kiedy adresat nie ma za bardzo ochoty odbierać przesyłki.

– Z ustawy o VAT wynika, że warunkiem korekty jest posiadanie potwierdzenia odbioru zawiadomienia przez kontrahenta – mówi Michał Galejczuk, doradca podatkowy, partner w Polish Advisory Group. – Ale odsyła ona jednocześnie do zasad doręczania pism określonych w ordynacji podatkowej. Sugeruje to, że zawiadomienie można uznać za skutecznie doręczone np. wówczas, gdy przeleży 14 dni na poczcie i będzie w tym czasie dwukrotnie awizowane. Przyjęcie odmiennej interpretacji w praktyce pozbawiałoby wierzyciela możliwości skorzystania z ulgi na złe długi, gdy dłużnik nie chce odbierać korespondencji.

Co zrobić, gdy już mamy potwierdzenie odbioru zawiadomienia lub możemy je uznać za skutecznie doręczone? Zaczekać dwa tygodnie. Prawo do ulgi przysługuje bowiem dopiero wówczas, gdy dłużnik nie ureguluje należności w ciągu 14 dni od otrzymania zawiadomienia. Korektę możemy zrobić dopiero w rozliczeniu za okres (miesiąc lub kwartał), w którym otrzymaliśmy potwierdzenie  jego odbioru (lub uznaliśmy je za doręczone).

– Na wykazanie ulgi mamy więc czas do 25 stycznia – tłumaczy Michał Galejczuk. – Najważniejsze, żeby zdążyć doręczyć zawiadomienie dłużnikowi do końca grudnia. Nawet jeśli dwutygodniowy termin na zapłatę należności upłynie w styczniu, w deklaracji składanej w tym miesiącu możemy zrobić korektę rozliczenia i odzyskać VAT.

Sporo warunków

Pismo można uznać za doręczone, nawet gdy dłużnik unika listonosza

O zamiarze skorygowania podatku trzeba też poinformować urząd skarbowy. Dłużnikowi i fiskusowi przesyłamy także zawiadomienie o samej korekcie.

Aby skorzystać z ulgi, trzeba też spełnić inne warunki. VAT można odzyskać tylko z faktury dokumentującej sprzedaż na rzecz zarejestrowanego, czynnego podatnika VAT. Nie skorzystamy z ulgi, jeśli współpracowaliśmy z przedsiębiorcą zwolnionym z VAT lub sprzedawaliśmy towary osobom fizycznym, które nie są podatnikami.

Nasz kontrahent nie może być w momencie transakcji w trakcie postępowania upadłościowego ani likwidacji. Musimy też sprawdzić‚ czy dłużnik jest czynnym podatnikiem VAT w momencie korekty. Oczywiście warunek ten musi spełniać również wierzyciel. Podczas korekty dłużnik może się natomiast znajdować w trakcie postępowania upadłościowego lub likwidacji.

Wierzytelność powinna być wcześniej wykazana w deklaracji jako opodatkowany obrót. Nie może być też zbyta.

Opinia:

Dorota Borkowska-Chojnacka, doradca w firmie Grant Thornton

Jeśli zawiadomienie o korekcie wyślemy dłużnikowi pocztą, ryzykujemy, że do końca roku nie uda się nam dostać potwierdzenia jego odbioru. Wtedy nie odzyskamy już VAT z wierzytelności z 2009 r. Dlatego warto spróbować doręczyć pismo osobiście kontrahentowi bądź osobie upoważnionej do odbioru korespondencji. Jeśli odmówi jego przyjęcia, to zgodnie z art. 153 ordynacji podatkowej robimy na piśmie adnotację o odmowie i możemy uznać, że zostało skutecznie doręczone. Gorzej, jeśli dłużnik twierdzi, że w ogóle nie doszło do kontaktu. Wtedy urząd skarbowy musi ocenić (na podstawie materiału dowodowego, np. zeznań świadków), kto mówi prawdę.

Zobacz pierwszy numer miesięcznika "Podatki i Księgi w Firmie" - Ulga na złe długi