Nawet gdy minął tydzień, można skutecznie domagać się faktury

Dotyczy to też sytuacji, gdy zgłosi się po nią rok lub dwa od zawarcia transakcji udokumentowanej wcześniej paragonem fiskalnym.

- Jestem sprzedawcą artykułów biurowych. Moimi klientami są zarówno osoby prywatne, jak i przedsiębiorcy. Ostatnio zgłosił się do mnie przedsiębiorca, który po okazaniu paragonu fiskalnego zażądał wystawienia faktury VAT. Problem polegał na tym, że towary sprzedałem mu półtora miesiąca wcześniej, a na wystawienie faktury jest tylko siedem dni, licząc od dnia wydania towaru. Czy w takiej sytuacji mam obowiązek wystawienia faktury?

– pyta czytelnik.

O sposobie udokumentowania sprzedaży przez czynnego podatnika VAT decyduje status nabywcy. Kupujący powinien więc poinformować sprzedawcę, czy nabywa towary w charakterze osoby prywatnej czy jako przedsiębiorca. W tym pierwszym wypadku, co do zasady, sprzedaż jest dokumentowana paragonem fiskalnym, w drugim fakturą.

Kiedy powstaje obowiązek podatkowy

Z art. 106 ust. 1 ustawy o VAT wynika, że podatnik jest zobowiązany wystawić fakturę, która potwierdza dokonanie sprzedaży, a także jej datę, wartości i dane identyfikujące strony transakcji. Obowiązek ten nie dotyczy jednak sytuacji, gdy nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej.

Wówczas transakcja podlega ewidencjonowaniu za pomocą kasy rejestrującej, a sprzedawca ma obowiązek wystawienia faktury tylko wtedy, gdy klient zwróci się do niego z takim żądaniem. Wynika to z art. 106 ust. 4 ustawy o VAT.

Zgodnie z § 9 ust. 1 rozporządzenia ministra finansów z 28 marca 2011 (DzU nr 68, poz. 360) fakturę wystawia się nie później niż w siódmym dniu, licząc od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. Jeśli sprzedaż powinna być potwierdzona fakturą, to terminowe wystawienie tego dokumentu wyznacza u sprzedawcy datę powstania obowiązku podatkowego (art. 19 ust. 4 ustawy o VAT).

Nieco inne skutki podatkowe towarzyszą sprzedaży dla osób prywatnych, która nie wymaga udokumentowania fakturami. W przypadku transakcji ewidencjonowanej za pomocą kasy rejestrującej obowiązek podatkowy powstaje najczęściej z chwilą wydania towaru lub wykonania usługi, co wynika z art. 19 ust. 1 ustawy o VAT.

Niezwłocznie po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi, w dniu powstania obowiązku podatkowego, obrót ze sprzedaży dla osób prywatnych jest ewidencjonowany za pomocą kasy fiskalnej. Obowiązek podatkowy może powstać tylko raz. Dlatego wystawienie faktury na podstawie wcześniej wydanego paragonu nie modyfikuje w żaden sposób daty powstania obowiązku podatkowego dla sprzedaży udokumentowanej tym paragonem.

Przykład

Sprzedawca 30 września 2011 wydał klientowi towar. Obrót z tego tytułu został zarejestrowany za pomocą kasy fiskalnej. Podatek należny od transakcji został rozliczony przez sprzedawcę w deklaracji VAT za wrzesień.

W listopadzie klient zwrócił się do sprzedawcy z żądaniem wystawienia faktury w celu udokumentowania sprzedaży z ostatniego dnia września. Sprzedawca wystawił fakturę, dołączając do jej kopii paragon fiskalny okazany i zwrócony przez klienta.

Skoro dla tej sprzedaży obowiązek podatkowy powstał 30 września 2011, to faktura VAT wystawiona w listopadzie nie powoduje u sprzedawcy ponownego obowiązku rozliczenia VAT.

Dłuższy termin z ordynacji

Sprzedawcę, poza ustawą o VAT, wiążą jednak również inne przepisy. Ogólne zasady dokumentowania sprzedaży wynikają także z ordynacji podatkowej (dalej op). I tak zgodnie z art. 87 tej ustawy, jeżeli odrębne przepisy nie stanowią inaczej, podatnicy prowadzący działalność gospodarczą zobowiązani są na żądanie kupującego lub usługobiorcy wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi.

Termin wystawienia rachunku jest uzależniony od tego, czy żądanie jego wystawienia nastąpiło przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi, czy  później. W tej pierwszej sytuacji rachunek należy wystawić nie później niż w terminie siedmiu dni od dnia wykonania usługi lub wydania towaru. Co do zasady, obowiązek ten w taki sam sposób regulują przepisy o VAT.

Inaczej jest jednak, jeśli żądanie wystawienia rachunku zostało zgłoszone po wykonaniu usługi lub wydaniu towaru. Wtedy wystawienie rachunku powinno nastąpić w ciągu siedmiu dni licząc od dnia zgłoszenia żądania. Podatnik nie ma obowiązku wystawienia rachunku dopiero wówczas, gdy żądanie zostało zgłoszone po upływie trzech miesięcy, licząc od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.

Sprzedaż dla firm tylko z fakturą

Z § 17 pkt 4 rozporządzenia ministra finansów z 28 marca 2011 (DzU nr 68, poz. 360) wynika, że rachunki, o których mowa w art. 87 ordynacji podatkowej, są traktowane na równi z fakturą.

Oznacza to, że jeżeli obrót ze sprzedaży został zewidencjonowany przez sprzedawcę najpierw za pomocą kasy rejestrującej, a następnie kupujący w ciągu trzech miesięcy od dnia sprzedaży zwrócił się z żądaniem potwierdzenia jej fakturą, to sprzedawca nie może odmówić mu tego prawa. Przy czym nie ma znaczenia, czy nabywcą jest osoba prywatna czy podatnik VAT.

Dopiero po upływie trzech miesięcy sprzedawca, dla sprzedaży udokumentowanej wcześniej paragonem fiskalnym, może wystawić fakturę, ale nie musi. Dotyczy to jednak tylko sprzedaży dla osób, które nie występowały w charakterze przedsiębiorców. Jeśli bowiem okaże się, że nabywcą jest inna firma, to sprzedawca musi wystawić fakturę także później.

Z przepisów o VAT wynika bowiem, że taka transakcja nie może być udokumentowana paragonem. Potwierdza to interpretacja Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 15 grudnia 2010 (ITPP1/443-943/10/AJ).

7 dni

tyle czasu ma sprzedawca na wystawienie faktury zgodnie z przepisami o VAT. Termin ten liczony jest od od dnia wydania towaru lub wykonania usługi