Niektórzy pracodawcy chcąc uczynić atrakcyjnym zatrudnienie w ich firmie, oferują pracownikom świadczenia pozapłacowe. Jednym z nich jest mieszkanie służbowe. Udostępnienie lokum podwładnemu może mieć wpływ na wysokość składek na jego ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, a co za tym idzie – wiązać się ze zwiększeniem ponoszonych przez pracodawcę kosztów pracy.

Co do zasady podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia pracownika jest   przychód ze stosunku pracy w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych. Są to wszelkie otrzymane lub postawione do dyspozycji podwładnego wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty – bez względu na źródło ich finansowania.

Wśród świadczeń pieniężnych jest m.in. wynagrodzenie zasadnicze, za godziny nadliczbowe, dodatki,  nagrody, a wśród tych niepieniężnych – wartość   nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych (art. 12 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 o podatku dochodowym od osób fizycznych; tekst jedn. DzU z 2010 r. nr 31, poz. 512 ze zm.).

Decyduje związek z etatem

Sądy administracyjne podkreślają przy tym, że o zakwalifikowaniu świadczenia jako przychodu ze stosunku pracy w rozumieniu przepisów podatkowych decyduje okoliczność, czy może je otrzymać wyłącznie pracownik, czy także inna osoba niezwiązana – aktualnie lub w przeszłości – z pracodawcą (np. NSA w wyroku z 24 czerwca 2009, II FSK 251/08; WSA w wyroku z 10 lutego 2005, I SA/Wr 1038/03).

Nie budzi więc wątpliwości stanowisko organów podatkowych, zgodnie z którym udostępnienie przez pracodawcę pracownikowi lokalu mieszkalnego jest świadczeniem w naturze, które jest przychodem ze stosunku pracy w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Można tu wskazać m.in. pismo podsekretarza stanu w Ministerstwie Finansów z 4 kwietnia 2002 (PB5/MC-033-104-1991/02) czy postanowienie w sprawie interpretacji prawa podatkowego naczelnika Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie z 30 czerwca 2006 (1472/DPC/415-34/06/PK).

Bez składek wyjątkowo

Mimo że podwładny dostaje świadczenie, które jest przychodem ze stosunku pracy, to nie oznacza to automatycznie, że trzeba od niego opłacić składki na ZUS. Są trzy rodzaje świadczeń, które z takich składek są zwolnione, tj.

- wynagrodzenie chorobowe,

- wszystkie rodzaje zasiłków z ubezpieczenia społecznego (chorobowy, macierzyński, opiekuńczy itd.), wskazane w § 2 ust. 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.).

Rozporządzenie nie wymienia jednak przychodu w postaci udostępnienia mieszkania służbowego. A to oznacza, że z zasady od jego wartości składki trzeba naliczyć – zarówno na ubezpieczenia społeczne jak i zdrowotne.

Żeby naliczyć składki, trzeba więc ustalić wartość pieniężną świadczenia. Gdy chodzi o mieszkanie służbowe, to najpierw decyduje to, czy w przepisach firmy została określona wysokość ekwiwalentu pieniężnego za to świadczenie. Gdy takich zapisów nie ma,  wartość pieniężną świadczenia w postaci udostępnienia mieszkania służbowego ustala się odpowiednio do rodzaju lokalu.

Mieszkanie – nie, czynsz owszem

Odrębnie trzeba omówić sytuację, gdy pracownik wynajmuje mieszkanie na swój koszt, ale pracodawca zwraca mu poniesione z tego tytułu koszty. Ponieważ nie udostępnia zatrudnionemu mieszkania służbowego, nie ma podstaw do zwolnienia tego świadczenia ze składek.

W takiej sytuacji od całej kwoty zwracanej podwładnemu trzeba opłacić składki. Nie należy tu wyceniać wartości świadczenia według powyższych zasad. Nie ma więc żadnego znaczenia rodzaj wynajmowanego przez pracownika lokalu mieszkalnego.

Dzielimy na lokatorów

Jeśli szef udostępnił mieszkanie służbowe dwóm lub więcej pracownikom,  to po wycenie tego świadczenia odpowiednią jego wartość trzeba doliczyć do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia każdego z nich.

Trzeba więc podzielić wartość pieniężną świadczenia w naturze określoną w wyżej przedstawiony sposób przez liczbę pracowników korzystających z mieszkania służbowego.

Zwolnienie pośrednie

Wśród przychodów podanych w ust. 1 § 2 wymienionego rozporządzenia nie ma więc przyznania lokalu do użytkowania. Ale jest inny przepis, na który warto zwrócić uwagę – pkt 26 tego przepisu.

Obejmuje on zwolnieniem ze składek częściowo odpłatną przez pracownika korzyść finansową, która została przewidziana w przepisach wewnętrznych firmy, jak układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub przepisy o wynagradzaniu.

Na taki właśnie przepis można się powołać, by skorzystać ze zwolnienia ze składek na ZUS wartości mieszkania udostępnionego pracownikowi do dyspozycji. Muszą więc zostać spełnione łącznie trzy warunki:

- udostępniane mieszkanie musi być własnością pracodawcy,

- pracownik ponosi częściową odpłatność z tego tytułu (bez względu na wysokość),

- ta korzyść materialna wynika z układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu.

Co ważne dla menedżera

Powyższe zasady mają zastosowanie także do osób, które zarządzają firmą na podstawie kontraktu cywilnego. Bo do nich od ubiegłego roku odnosi się omówione zwolnienie ze składek niektórych rodzajów przychodów.Co na tym zyskali?

To, że od wartości pieniężnej świadczenia w postaci udostępnianego im mieszkania (co zdarza się dość często) nie trzeba obecnie opłacać należności na rzecz ZUS. Warunkiem jest, aby na podstawie przepisów firmowych zleceniodawca miał prawo do częściowo odpłatnego korzystania z lokum należącego do niej.

Zwolnienie to nie będzie miało zastosowania w bardzo rzadkich przypadkach – gdy w umowie-zleceniu wynagrodzenie zostało określone inaczej niż: kwotowo, w kwotowej stawce godzinowej lub akordowej bądź prowizyjnie. Dla takich zleceniobiorców obowiązuje minimalna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne – kwota minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w danym roku.

Od jakiej kwoty liczymy składki