- Prowadzę księgowość w firmie, która zajmuje się hurtowym handlem opakowaniami. VAT rozliczamy za okresy miesięczne. Dość często zdarza się, że w danym miesiącu otrzymujemy zaliczkę od kontrahenta na poczet zamówionych towarów i w tym samym miesiącu następuje dostawa towarów. Jeżeli otrzymanie zaliczki i dostawa towarów mają miejsce w tym samym miesiącu, to czy– w ramach uproszczenia – można zamiast faktury zaliczkowej i faktury końcowej wystawić tylko jedną fakturę na całą wartość sprzedaży? – pyta czytelnik.
Czytaj także: VAT: zaliczkę trzeba rozliczyć niezależnie od wystawienia faktury
Jeżeli podatnik rozlicza VAT za okresy miesięczne, to w opisanej sytuacji obowiązek podatkowy związany z otrzymaniem zaliczki i z dostawą towarów, w przypadku gdy oba te zdarzenia miały miejsce w jednym miesiącu, powstał dwukrotnie w czasie tego samego okresu rozliczeniowego (miesiąca). Pierwszy raz powstał on w dniu otrzymania zaliczki, w odniesieniu do otrzymanej kwoty (art. 19a ust. 8 ustawy o VAT). Drugi raz - w dniu dostawy towarów, w odniesieniu do pozostałej części zapłaty należnej od nabywcy (art. 19a ust. 1 ustawy o VAT). W rezultacie VAT należny od całej dostawy należy wykazać i rozliczyć za jeden i ten sam okres rozliczeniowy.
Standardowe udokumentowanie tej transakcji polega na wystawieniu faktury zaliczkowej, a następnie faktury końcowej.
Określony termin i elementy
Otrzymana przez podatnika zaliczka na poczet skonkretyzowanej dostawy towarów powinna być udokumentowana fakturą zaliczkową, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT wystawioną nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano część zapłaty od nabywcy. Zgodnie z art. 106f ust. 1 ustawy o VAT faktura ta powinna zostać wystawiona w ściśle określony sposób, a mianowicie powinna zawierać: datę wystawienia, kolejny numer, dane podatnika i nabywcy (imiona i nazwiska lub nazwy, ich adresy i numery NIP), datę otrzymania zapłaty, otrzymaną kwotę zapłaty, kwotę VAT oraz dane dotyczące zamówienia lub umowy.
Natomiast po zrealizowaniu dostawy towarów, podatnik jest zobowiązany wystawić fakturę końcową, o której mowa w art. 106f ust. 3 ustawy o VAT. Ma na to czas do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym miała miejsce dostawa. Faktura ta obejmuje pozostałą część zapłaty i wskazuje na numer faktury zaliczkowej.
Skoro w sytuacji opisanej w pytaniu:
- otrzymanie zapłaty i dokonanie dostawy powoduje powstanie obowiązku podatkowego w tym samym okresie rozliczeniowym oraz
- termin wystawienia faktury zaliczkowej i faktury końcowej jest taki sam i przypada 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano zaliczkę /dokonano dostawy towarów
– to taki przebieg transakcji i jej podatkowego rozliczenia powoduje powstanie pytania o możliwość udokumentowania zaliczki i dostawy towarów jedną fakturą. Rozwiązanie to byłoby niewątpliwie znacznym ułatwieniem w udokumentowaniu transakcji, ponieważ zamiast faktury zaliczkowej i faktury końcowej podatnik wystawiłby jedną fakturę na całą wartość dostawy.
Fiskus się zgadza na uproszczenie...
Jeżeli obowiązek podatkowy z tytułu otrzymania zaliczki i dokonania dostawy towarów powstaje w tym samym okresie rozliczeniowym (miesiącu lub kwartale), to organy podatkowe dopuszczają możliwość zafakturowania transakcji jedną fakturą stwierdzającą dostawę towarów. W takim przypadku można zrezygnować z wystawienia faktury zaliczkowej i wystawić jedną fakturę obejmującą całą wartość transakcji (łącznie z kwotą otrzymanej zaliczki). Przy czym jej treść powinna dodatkowo wskazywać na dane dotyczące otrzymanej zaliczki. Na poprawność takiego rozwiązania wskazują interpretacje indywidualne Dyrektora IS w Łodzi z 2 grudnia 2014 r. (IPTPP2/ 443-694/14-2/DS), Dyrektora IS w Bydgoszczy z 19 lutego 2015 r. (ITPP3/443-684/14/MD) oraz Dyrektora KIS z 14 marca 2018 r. (0114-KDIP1-3.4012.111. 2018.1.ISZ). W tym ostatnim piśmie organ podatkowy potwierdził, że: „(...) Spółka może zrezygnować z wystawienia faktury zaliczkowej i ograniczyć się do wystawiania faktury zawierającej elementy, o których mowa w art. 106e-106f ustawy, w której uwzględni całość dokonanej dostawy (łącznie z kwotą otrzymanej zaliczki lub zaliczek).
W takim przypadku właściwe jest dokumentowanie dokonania transakcji poprzez wystawienie jednego dokumentu – faktury rozliczeniowej, której treść będzie poszerzona o dane wskazane w art. 106f ustawy o VAT, tj.: kwotę zapłaty, kwotę podatku, datę i kwotę brutto otrzymanej zaliczki. Zaznaczyć przy tym należy, że wystawienie dwóch faktur, tj. faktury na zaliczkę i faktury na ostateczne rozliczenie – również nie jest błędem".
Przykład
7 marca podatnik otrzymał zaliczkę na poczet przyszłej dostawy towarów, a 30 marca sprzedał towary zamówione przez kontrahenta.
1. Obowiązek podatkowy powstał:
- z tytułu otrzymanej zaliczki w odniesieniu do otrzymanej kwoty – 7 marca,
- z tytułu dostawy towarów w odniesieniu do zapłaty pomniejszonej o kwotę zaliczki – 30 marca.
2. Termin wystawienia faktury zaliczkowej i faktury końcowej upływa 15 kwietnia.
Skoro otrzymanie zaliczki i dokonanie dostawy towarów spowodowały powstanie obowiązku podatkowego w tym samym okresie rozliczeniowym (w marcu) oraz dla obu czynności, tj. zaliczki i dostawy towarów końcowy termin wystawienia faktury jest taki sam (15 kwietnia), to podatnik może udokumentować transakcje jedną fakturą, a więc bez potrzeby odrębnego wystawiania faktury zaliczkowej i faktury końcowej.
Jeżeli podatnik otrzymaną zaliczkę i dokonaną dostawę udokumentuje jedną fakturą, to konsekwentnie w ewidencji VAT i JPK_VAT wykazuje całą wartość dostawy (bez podziału na zaliczkę i na dostawę pomniejszoną o zaliczkę).
...gdy jest spełniony warunek
W ten sam sposób można dokumentować zaliczki otrzymane na poczet wykonania usług. Jeżeli w ramach danej transakcji daty powstania obowiązku podatkowego związane z otrzymaniem zaliczki i świadczeniem usługi przypadają w tym samym okresie rozliczeniowym, a termin wystawienia obu faktur (zaliczkowej i końcowej) byłby taki sam, to nie ma przeszkód, aby całą wartość usługi, obejmującą także zaliczkę, udokumentować jedną fakturą.
Jeżeli natomiast otrzymanie zaliczki oraz dostawa towarów (wykonanie usługi) następują w różnych okresach rozliczeniowych, tzn. powodują powstanie obowiązku podatkowego w różnych miesiącach (kwartałach), to takie czynności powinny być dokumentowane odrębnie, tj. fakturą zaliczkową i fakturą końcową. Choć taki sposób postępowania nie zaoszczędzi podatnikowi czasu, to jest on prawidłowy.
Przykład
28 marca podatnik otrzymał zaliczkę na poczet przyszłej dostawy towarów. Dostawa towarów nastąpiła 3 kwietnia.
1. Obowiązek podatkowy powstał:
- z tytułu otrzymanej zaliczki w odniesieniu do otrzymanej kwoty – 28 marca,
- z tytułu dostawy towarów w odniesieniu do zapłaty pomniejszonej o kwotę zaliczki – 3 kwietnia.
2. Termin wystawienia:
- faktury zaliczkowej – do 15 kwietnia,
- faktury końcowej – do 15 maja.
Podatnik powinien wystawić zarówno fakturę zaliczkową, jak i fakturę końcową. Każda z tych faktur dokumentuje bowiem zdarzenie, co do którego obowiązek podatkowy powstał w innym okresie rozliczeniowym. Wystawienie jednej faktury obejmującej całą wartość dostawy, nawet przy dochowaniu terminu jej wystawienia w odniesieniu do całej transakcji (tj. do 15 kwietnia), nie będzie rozwiązaniem prawidłowym.
podstawa prawna: art. 19a ust. 1 i 8, art. 106b ust. 1 pkt 4 oraz art. 106f ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn. DzU z 2018 r. poz. 2174 ze zm.)
