Kara umowna bez VAT

- A czy zwrot przez pracownika części kosztów szkolenia dotyczy tylko kwot netto (będących kosztem uzyskania przychodów)? Ponadto mamy wątpliwości, czy zwrot kosztów przez pracownika jest opodatkowany VAT.

Odpowiada Paweł Fałkowski, doradca podatkowy, starszy menedżer w KPMG:

Opodatkowanie VAT zwrotu kosztów przez pracownika zależy od sposobu sformułowania porozumienia z nim.

Moim zdaniem można przyjąć, że w razie zwrotu przez pracownika części kosztu szkolenia z powodu  odejścia z pracy, mamy do czynienia z karą umowną. Wówczas pracodawca nie powinien naliczać VAT. Nie jest to bowiem usługa w rozumieniu ustawy o VAT, tylko czynność niepodlegająca jej przepisom.

Jest też inna możliwość: zwrot kosztów może być potraktowany jako swoista odsprzedaż usługi szkoleniowej. W tym wypadku konieczne byłoby wykazanie VAT należnego. Rozwiązanie pierwsze jest niewątpliwie korzystniejsze dla pracownika.

Aby jednak stosować je w sposób bezpieczny, sformułowanie o karze umownej powinno być zawarte w porozumieniu z pracownikiem regulującym zasady zwrotu kosztów szkolenia.

Wysokość kary umownej (ewentualnie podstawy opodatkowania odsprzedaży) jest zawsze kwestią umowną. Jeżeli strony umówiły się na zwrot faktycznie poniesionych kosztów (w proporcji do nieprzepracowanego okresu), to karę umowną należy liczyć wyłącznie od kwoty netto. VAT naliczony podlega bowiem odliczeniu,  nie jest więc dla firmy kosztem.

Czytaj też:

Od zwracanych wydatków nie ma podatku

Zobacz więcej:

» Podatki i księgi » VAT » Odliczenie i zwrot VAT » Odliczenie VAT