Przerwany urlop zmienia charakter świadczenia urlopowego

-  Pracownik zachorował w trakcie urlopu wypoczynkowego, udzielonego od 9 do 24 maja br. Przed wypoczynkiem wypłaciliśmy mu świadczenie urlopowe w ustawowej wysokości (odpisu podstawowego na zfśs), potrąciliśmy podatek bez naliczania składek na ZUS.

Zwolnienie lekarskie obejmuje okres 13 – 19 maja, co oznacza, że urlop nie będzie trwał nieprzerwanie 14 kolejnych dni kalendarzowych.

Czy można odstąpić od żądania zwrotu przez pracownika świadczenia urlopowego, czy jednak powinien je oddać? Jakie będą konsekwencje podatkowo-składkowe zwrotu świadczenia, a jakie przy darowaniu tej kwoty?

– pyta czytelniczka.

Do pracodawcy należy decyzja o sposobie rozwiązania tej sytuacji. Może zatem zażądać od pracownika zwrotu nienależnego świadczenia urlopowego lub też pozostawić mu je, uwzględniając okoliczność niezależną od podwładnego, jaką jest choroba.

Jednak w obu przypadkach trzeba będzie skorygować rozliczenia z podatku dochodowego i składek ubezpieczeniowych.

Zgodnie z planem

Urlopy wypoczynkowe powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów, który ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski załogi i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.

Szef, który nie opracował takiego planu (związki zawodowe wyraziły na to zgodę lub w firmie nie ma organizacji związkowej), uzgadnia termin wypoczynku po porozumieniu z pracownikiem.

Jeżeli zatrudniony nie może go rozpocząć w umówionym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, a w szczególności z powodu czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby, pracodawca musi przesunąć urlop na później (art. 165 kodeksu pracy).

Części urlopu niewykorzystanej z powodu choroby pracodawca musi udzielić w terminie późniejszym.

Oznacza to, że choroba zapoczątkowana w czasie wakacji pracownika przerywa je na  okres zwolnienia lekarskiego, za który przysługuje wynagrodzenie chorobowe (zasiłek chorobowy), a nie wynagrodzenie urlopowe.

Tak jest w opisanym przypadku. Zamiast 16-dniowego urlopu wypoczynkowego pracownik miał tylko 9 dni, reszta przypadła na czas choroby.

Pozostałą część urlopu pracownik będzie mógł wykorzystać w innym, uzgodnionym z szefem, terminie. Jednak feralna choroba powodująca szybsze zakończenie urlopu wpłynęła negatywnie na kwestię pobranego świadczenia urlopowego.

Za 14 dni

W firmach, które nie są obowiązane do tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (zatrudniające mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty), wypłaca się świadczenia urlopowe, jeśli pracodawca z nich nie zrezygnował.

Zasady wypłaty świadczeń i ich wysokość reguluje ustawa z 4 marca 1994 o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU nr 70, poz. 335 ze zm., dalej ustawa o zfśs).

Według jej przepisów świadczenie urlopowe pracodawca wypłaca raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Dokonuje tego nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego.

Wysokość świadczenia urlopowego nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego na fundusz, odpowiedniego do rodzaju zatrudnienia pracownika, a dla zatrudnionych w warunkach normalnych lub szczególnych bądź w szczególnym charakterze w niepełnym wymiarze czasu pracy świadczenie ulega proporcjonalnemu obniżeniu.

Te pieniądze nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, jeżeli jest wypłacone zgodnie z przepisami ustawy o zfśs (art. 3 ust. 6). Potwierdza to również § 2 ust. 1 pkt 21 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.).

Zatem uprawnienie do świadczenia determinuje długość urlopu, a dokładnie co najmniej 14 kolejnych dni. Pracownik, który co prawda wnioskował o taki urlop, ale faktycznie nie skorzystał z niego w tym wymiarze, traci prawo do świadczenia urlopowego.

Świadczeniem nienależnym jest więc świadczenie urlopowe wypłacone pracownikowi w ostatnim dniu pracy przed urlopem, który został przerwany. W konsekwencji podwładny nie wykorzystał wymaganych 14 kolejnych dni kalendarzowych. Pracodawca ma więc prawo domagać się od niego zwrotu pieniędzy.

Jeśli jednak firma od tego odstąpi i podaruje je podwładnemu, wówczas świadczenie urlopowe, jako niewypłacone zgodnie z ustawą o zfśs, będzie podlegało ozusowaniu. A to oznacza dla pracodawcy jako płatnika konieczność naliczenia i odprowadzenia wszystkich składek na ZUS od tej wypłaty.

Otrzymane przez pracownika świadczenie urlopowe podlega zawsze opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Przepisy podatkowe nie przewidują zwolnienia dla tego rodzaju przychodu.

Rozważmy pod względem rachunkowym dwie wersje postępowania pracodawcy. Pierwsza – gdy ten nie zażąda zwrotu świadczenia, druga – gdy zechce go dochodzić.

WARIANT PIERWSZY

Załóżmy, że pracownikowi, o którym mowa w pytaniu, pracodawca przyznał 6 maja świadczenie urlopowe w wysokości 1093,93 zł (odpis podstawowy dla pracownika pełnoetatowego zatrudnionego w normalnych warunkach pracy w 2011 r.).

Nie pobrał składek na ZUS, tylko zaliczkę na podatek, stosując koszty uzyskania przychodu 111,25 zł i kwotę zmniejszającą podatek 46,33 zł. Świadczenie urlopowe netto wyniosło więc 962,93 zł, zgodnie z wyliczeniami:

podstawa opodatkowania 1093,93 zł – 111,25 zł = 982,68 zł; po zaokrągleniu 983 zł

zaliczka na podatek (983 zł x 18 proc.) – 46,33 zł = 130,61 zł; po zaokrągleniu 131 zł

Do wypłaty 1093,93 zł – 131 zł = 962,93 zł

Pracownik nie musi zwracać tej wypłaty. Jego wynagrodzenie wynosi 3200 zł miesięcznie. Na koniec maja otrzyma za dni przepracowane 2453,33 zł oraz 515,41 zł wynagrodzenia chorobowego za okres 13 – 19 maja.

Rozliczenia podatkowo-składkowe za maj będą wyglądały następująco.

KROK 1. Składki społeczne