Zasadniczo wydatki takie mogą być zaliczone do kosztów podatkowych.
Z ogólnej definicji takich kosztów zawartej w art. 15 ust. 1 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=3EC0892953EAF58605FEE453B6E7CBF6?id=115893]ustawy o CIT[/link] wynika, że są to wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 16 ust. 1.
Wskazane przez czytelnika wydatki mają na celu zapewnienie sprawnego przebiegu zebrania czy szkolenia i utrzymanie odpowiedniego poziomu koncentracji pracowników, dzięki czemu lepsze mogą być efekty spotkania. Są zatem związane z funkcjonowaniem firmy.
Jednocześnie nie zostały wymienione w katalogu wydatków niezaliczanych do kosztów podatkowych. Nie ma do nich zastosowania art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT, zgodnie z którym nie zalicza się do kosztów uzyskania przychodów wydatków na reprezentację, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności i napojów, w tym alkoholowych.
Według słownikowych definicji pojęcie reprezentacji oznacza okazałość, wystawność, wytworność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną.
Tymczasem serwowane podczas zebrań i szkoleń pracowników napoje bezalkoholowe czy drobne posiłki niemające znamion wystawności nie są wydatkami reprezentacyjnymi, bowiem nie są skierowane na zewnątrz ani ich celem nie jest wykreowanie bądź utrwalenie pozytywnego wizerunku spółki.
Są one skierowane do pracowników, mają na celu zapewnienie im właściwych warunków pracy i tym samym podniesienie ich efektywności w trakcie narad, zebrań czy szkoleń.
Potwierdza to[b] interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 19 marca 2010 r. (IBPBI/2/423-445/10/JS)[/b].
Dotyczyła ona spółki kupującej artykuły spożywcze (kawę, herbatę, cytryny, napoje bezalkoholowe i słodycze), które miały być podawane na posiedzeniach organów kierowniczych (np. zarządu), w trakcie narad, zebrań i długotrwałych spotkań pracowniczych lub wewnętrznych szkoleń pracowników.
Według spółki służyły one sprawnemu i efektywnemu czasowo omówieniu konkretnych tematów, poczynieniu ustaleń czy przekazaniu pracownikom określonych informacji. Izba zgodziła się, że możliwe jest zaliczenie ich do kosztów podatkowych.
Wskazała również, że „prawidłowe zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów uwarunkowane jest wykazaniem jego celowości i związku z przychodem, jak również prawidłowym udokumentowaniem i trzeba pamiętać, że to na podatniku ciąży obowiązek wykazania związku poniesionych wydatków z przychodami, bo to on wywodzi skutki prawne z tego faktu w postaci zmniejszenia zobowiązania podatkowego”.
Moim zdaniem wynika z tego, że przekazując artykuły spożywcze na narady czy szkolenia pracownicze, należy krótko opisać cel ich wydania, tak aby w trakcie ewentualnej kontroli móc wykazać, w jakich okolicznościach zostały zużyte.
