Chociaż od 2005 r. przedsiębiorcy mogą wystawiać e-faktury, według danych GUS korzysta z nich tylko od 5 do 7 proc. polskich firm. Barierą są głównie uwarunkowania prawne. Bo koszty związane z uzyskaniem e-podpisu, koniecznego do podpisania e-faktury, wcale nie są nadmiernie wysokie.

Obecnie cena zestawu do składania bezpiecznego podpisu elektronicznego wynosi 300 – 500 zł, co daje 12 – 20 zł miesięcznie. W miarę upowszechniania się tej usługi koszty będą maleć.

Jak podają specjaliści z firmy Macrologic (producent oprogramowania do zarządzania przedsiębiorstwem klasy ERP), na wprowadzenie e-faktur średniej wielkości przedsiębiorstwo musi wydać najwyżej 10 tys. zł.

Koszt ten obejmuje też szkolenia pracowników oraz wsparcie od firmy wdrażającej rozwiązanie. Jeżeli firma wystawia klientom i kontrahentom więcej niż 500 faktur miesięcznie, zwrot z takiej inwestycji następuje najpóźniej po sześciu miesiącach.

[srodtytul]Element rozbudowanych aplikacji[/srodtytul]

Według obowiązujących w Polsce przepisów e-fakturą jest dokument w formie elektronicznej podpisany bezpiecznym e-podpisem lub przesłany w specjalnym systemie EDI. Opcja elektronicznej wymiany danych (EDI) bardzo często jest wbudowana do oprogramowania ERP, ale żeby z niej korzystać, musi ją mieć także druga strona.

– Większość aplikacji do zarządzania przedsiębiorstwem oferuje moduły eksportu i importu danych do EDI (electronic data interchange). EDI jest jedną z metod elektronicznego przesyłania dokumentów dopuszczalną przez Rozporządzenie Ministerstwa Finansów 1119 z 14 lipca 2005 r.

Jest to więc dobry sposób na osiągnięcie korzyści wiążących się z elektronicznymi fakturami – mówi Ewa Snopczyńska z firmy Comarch. – Operatorzy EDI oferują również odpowiednie narzędzia do archiwizacji e-faktur, np. przez przeglądarki internetowe spełniające wszystkie wymagania określone przez Ministerstwo Finansów.

Wiele firm przesyła e-faktury za pomocą poczty elektronicznej, choć taka forma ciągle budzi wątpliwości prawne. W maju 2010 r. [b] Naczelny Sąd Administracyjny stwierdził w wyroku (sygn. II FSK 1444/ 09)[/b], że faktura wysłana e-mailem lub faksem jest tak samo ważna jak ta w formie papierowej . Był to wyrok przełomowy, ale dotyczył jedynie indywidualnej sprawy, a to jeszcze za mało.

[srodtytul]Nowe zasady od 2013 roku[/srodtytul]

W Europie faktury bardzo często przesyła się e-mailem. Według badań przeprowadzonych w marcu 2010 r. przez firmę Itella (świadczy usługi w zakresie zarządzania, przepływu informacji finansowych i elektronicznego fakturowania) w Austrii robi tak 27 proc. firm, w Wielkiej Brytanii 31 proc., w Estonii 41 proc., w Polsce tylko 2 proc.

Sytuacja być może się zmieni w wyniku nowych regulacji unijnych wprowadzających ułatwienia w stosowaniu e-faktur. Rada Unii Europejskiej 13 lipca 2010 r. przyjęła dyrektywę nowelizującą wiele przepisów Dyrektywy VAT (2006/112/EC).

Chodzi o zniesienie barier utrudniających funkcjonowanie faktur elektronicznych oraz równe traktowanie faktur w formie papierowej i elektronicznej. Integralność i autentyczność treści e-faktur zgodnie z dyrektywą powinna być zapewniona przez wewnętrzne, kontrolne procedury biznesowe.

Dotychczasowe metody umożliwiające przesyłanie faktur elektronicznych (czyli elektroniczna wymiana danych EDI oraz zaawansowany podpis elektroniczny) są wskazane jako opcje, a nie jako wyłączne technologie w tym zakresie.

Zgodnie z rozporządzeniem Komisji Europejskiej wszystkie państwa członkowskie muszą wprowadzić e-faktury do obiegu rozliczeniowego do końca 2012 r. Nowe zasady dotyczące fakturowania zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2013 r.

[srodtytul]Duzi dostawcy towarów i usług[/srodtytul]

Z analiz firmy Itella wynika, że spośród 16 zbadanych krajów europejskich polskie przedsiębiorstwa wysyłają najmniej faktur elektronicznych. Najczęściej fakturami takimi posługują się duże firmy (10 – 13 proc. według GUS) z dwóch gałęzi gospodarki.

Pierwsza grupa to sieci handlowe, np. supermarkety, już od kilku lat wykorzystujące systemy teleinformatyczne w relacjach biznesowych B2B (głównie EDI). Druga to duzi usługodawcy, tacy jak firmy telekomunikacyjne, dostawcy energii, sieci kablowe. Wystawiają oni elektroniczne faktury osobom fizycznym.

Korzyści finansowe z e-fakturowania są niezaprzeczalne. Jak podaje firma Roland Berger w raporcie przygotowanym na zlecenie Krajowej Izby Rozliczeniowej, wysyłanie papierowych faktur stanowi większą część kosztów związanych z obsługą korespondencji.

Przetworzenie jednej faktury papierowej kosztuje średnio dziesięć euro i zajmuje około 15 minut. Obróbka elektronicznej faktury trwa tylko od jednej do trzech minut i jest znacznie tańsza.

[srodtytul]Uciążliwe regulacje prawne[/srodtytul]

Niestety, małe i średnie przedsiębiorstwa nie mogą jeszcze masowo korzystać z tych dobrodziejstw. Dla niektórych koszt kwalifikowanego podpisu elektronicznego może okazać się zbyt wysoki, a faktur firmowych w formie pliku PDF nie można wysyłać bez takiego podpisu.

Dużą uciążliwością jest też konieczność uzyskania pisemnej akceptacji. Drobny przedsiębiorca wystawia zazwyczaj kilkanaście faktur miesięcznie, i to najczęściej różnym, niepowtarzającym się odbiorcom.

Tymczasem zgodnie z przepisami odbiorca faktury musi jeszcze przed jej otrzymaniem wyrazić pisemną zgodę na taki sposób jej dystrybucji. E-fakturę można wystawić dopiero następnego dnia po uzyskaniu akceptacji.

Poza tym istnieje obowiązek archiwizowania akceptacji. Zatem jeśli przedsiębiorca musi wystawić fakturę natychmiast, robi to na papierze.

[ramka][b]W Polsce nadal dominuje papier[/b]

1) Faktury sprzedaży według kanałów dystrybucji:

– w pełni elektroniczne 5 proc.

– wysyłane e-mailem 2 proc.

– drukowane wewnątrz firmy 92 proc.

2) Faktury odbierane przez firmy według kanałów dystrybucji:

– przysyłane e-mailem 2 proc.

– skanowane dla potrzeb e-procesów 6 proc.

– procesy tradycyjne 92 proc.

[i]Źródło:

Itella & Add Value, Invoicing in 16 European Countries, March 2010[/i][/ramka]

[ramka][b]Niejasna sytuacja prawna

Komentuje Ireneusz Krak, dyrektor ds. rozwoju aplikacji w BPSC[/b]

Moduł do e-fakturowania nie stał się jeszcze standardowym elementem oprogramowania wspomagającego zarządzanie przedsiębiorstwem. Wynika to z wciąż małej popularności takiego rozwiązania.

Moduł taki powinien automatycznie m.in. zapisywać faktury do pliku, opatrywać je kwalifikowanym podpisem elektronicznym, dystrybuować do adresatów. Powinien też wykonywać kolejne operacje związane np. z wystawianiem dokumentów korygujących czy ewidencją dokumentów potwierdzających zgodę na otrzymywanie e-faktur.

Niestety, niejasna sytuacja prawna zniechęca do przejścia na taki sposób wystawiania dokumentów. Wątpliwości dotyczą m.in. uznania daty wpływu faktury korygującej, interpretacji daty wystawienia faktury, momentu powstania obowiązku podatkowego.

Barierą jest również mała popularność kwalifikowanego podpisu elektronicznego oraz konieczność wyrażania pisemnej zgody na otrzymywanie faktur w takiej formie (cofnięcie zgody także musi być pisemne). Zatem przeszkodą we wdrażaniu rozwiązań informatycznych jest ciągle brak sprzyjających rozwiązań prawnych.[/ramka]

[ramka][b]Można liczyć na duże oszczędności

Komentuje Bartłomiej Lux, Macrologic[/b]

Wdrożenie elektronicznej faktury nie jest rzeczą trudną. Wystarczy przystosować system finansowy do generowania dokumentów sprzedaży w formacie PDF i wprowadzić kwalifikowany podpis elektroniczny przynajmniej na jednym stanowisku. Reszta operacji to wysyłka poprzez łącze internetowe.

Większość systemów finansowych większych dostawców jest przystosowana do generowana dokumentów PDF. Jeśli podliczymy koszty wszystkich operacji związanych z tradycyjną wysyłką poczty, w tym koszty pracy, wydruku, dowozu na pocztę, okaże się, że faktura elektroniczna jest ponad 12 razy tańsza od standardowego listu.

Niemal każde przedsiębiorstwo w oparciu o posiadane zasoby, w tym system informatyczny do obsługi finansów, może wprowadzać e-fakturę. Szacujemy, że dla średniej firmy może to być wydatek ok. 10 tys. zł, łącznie z asystą i szkoleniami użytkowników. Można powiedzieć, że jest to duża kwota, ale w firmie o miesięcznym przepływie dokumentów na poziomie 500 sztuk zwraca się ona w ciągu trzech – sześciu miesięcy.

Należy pamiętać, że stosowanie e-faktury nie tylko obniża koszty związane z generowaniem i przesyłaniem dokumentu, ale też eliminuje ryzyko, że zostanie on zagubiony. Wysyłka e-faktury dzięki znacznikowi czasu jest niepodważalna.[/ramka]

[ramka][b]Obawa przed komplikacjami

Komentuje Miikka Savolainen, prezes firmy Itella Information[/b]

Jednym z powodów słabego zainteresowania firm e-fakturą są przepisy prawne. W rzeczywistości nie wspierały one rozwoju elektronicznego fakturowania.

Poza tym usługi e-fakturowania są postrzegane jako trudne, ponieważ wymagają integracji IT i zastosowania podpisu elektronicznego. Przedsiębiorcy po prostu obawiają się komplikacji związanych z elektroniczną obsługą faktur.

Żeby przyspieszyć akceptację e-faktur wśród małych i średnich przedsiębiorstw, należy im zaoferować serwis, który łatwo można kupić i wykorzystać, a jego stosowanie po prostu się opłaca. W przeciwnym razie usługi elektronicznego fakturowania nie staną się bardziej popularne. [/ramka]