Rachunki potrzebne są nie tylko tym, którzy je wystawiają, ale głównie odbiorcom. U sprzedawców i usługodawców dokumentują realizowane przez nich czynności. U odbiorców prowadzących działalność potwierdzają poniesienie wydatku podlegające wpisowi do ewidencji, a u tych, którzy własnych firm nie mają – są podstawą do korzystania z ulg podatkowych.

[srodtytul]Masz firmę, masz powinności[/srodtytul]

Do wystawiania rachunków zobowiązane są osoby prowadzące działalność gospodarczą. W myśl art. 3 pkt 9 ordynacji podatkowej działalnością gospodarczą jest każda działalność zarobkowa w rozumieniu przepisów o swobodzie działalności gospodarczej, w tym wykonywanie wolnego zawodu, a także każda inna działalność zarobkowa wykonywana we własnym imieniu i na własny lub cudzy rachunek, nawet gdy inne ustawy nie zaliczają jej do działalności gospodarczej lub osoby wykonującej taką działalność do przedsiębiorców.

[srodtytul]Nie każdy musi[/srodtytul]

Obowiązek wystawiania rachunków nie dotyczy, w myśl art. 87 § 2 ordynacji podatkowej, rolników sprzedających produkty roślinne i zwierzęce. Aby jednak tak się stało, muszą być spełnione pewne warunki. Chodzi o to, żeby:

- sprzedawane produkty pochodziły z własnej uprawy lub hodowli,

- nie były przerobione sposobem przemysłowym,

- sprzedaż była realizowana w obrębie upraw lub hodowli, a jeśli realizowana jest poza tym obrębem – nie może być prowadzona w odrębnych, stałych miejscach sprzedaży.

Jeśli którykolwiek z wymienionych warunków nie będzie spełniony, to rolnik będzie musiał, na żądanie kupującego, wystawić rachunek potwierdzający sprzedaż.

Zasady te obowiązują przy sprzedaży dla osób niebędących podatnikami VAT, a więc głównie osób nieprowadzących działalności gospodarczej.

W zakresie bowiem VAT rolników podzielono na dwie grupy:

- tych, którzy nie są podatnikami VAT i korzystają przy sprzedaży swoich produktów rolnych ze zwolnienia od tego podatku, a mimo to mają możliwość częściowego ryczałtowego zwrotu podatku naliczonego przy zakupach,

- rozliczających się na zasadach ogólnych, którzy są zarejestrowanymi podatnikami VAT mającymi możliwość odzyskiwania całości podatku naliczonego przy zakupach towarów i usług.

[srodtytul]Rolnik ryczałtowy[/srodtytul]

Na podatnika VAT kupującego od rolnika ryczałtowego produkty rolne (a nie na rolnika) nałożono obowiązek udokumentowania tej transakcji. Ma on obowiązek wystawić fakturę dokumentującą zakup produktów (tzw. faktura VAT RR). Z kolei rolnik rozliczający się z VAT na zasadach ogólnych dokumentuje swoją sprzedaż jak każdy inny podatnik – fakturą VAT.

[srodtytul]W określonym terminie[/srodtytul]

Obowiązek wystawienia rachunku pojawia się jedynie wtedy, gdy takie żądanie zgłosi kupujący lub usługobiorca. Żądanie takie powinno być zgłoszone w ciągu trzech miesięcy od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. Jeśli zostanie zgłoszone później, podatnik nie będzie miał obowiązku wystawienia rachunku. Nie oznacza to jednak, że rachunku wystawić nie może. Przepisy mu tego nie zabraniają. Oznacza to, że rachunek może wystawić – choć nie ma takiego obowiązku.

Gdy wystawienia rachunku zażądano jeszcze przed wykonaniem usługi lub wydaniem towaru, podatnik obowiązany jest wystawić rachunek nie później niż w terminie siedmiu dni od dnia wykonania usługi lub wydania towaru. Natomiast gdy żądanie wystawienia rachunku zostało zgłoszone po wykonaniu usługi lub wydaniu towaru, wystawienie rachunku następuje w ciągu siedmiu dni od dnia zgłoszenia żądania.

[srodtytul]Czego nie może zabraknąć[/srodtytul]

Dane, jakie powinien zawierać rachunek, określa [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=1D28260D3972B4D4ABAB2F3DA358DF3E?id=178909]rozporządzenie ministra finansów z 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (DzU nr 165, poz. 1373)[/link]. Zgodnie z nim rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi powinien być wystawiony z kopią i zawierać co najmniej:

- imiona i nazwiska (nazwę albo firmę) oraz adresy sprzedawcy i kupującego bądź wykonawcy i odbiorcy usługi,

- datę wystawienia i numer kolejny rachunku,

- odpowiednio wyraz „ORYGINAŁ” lub „KOPIA”,

- określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonanych usług oraz ich ceny jednostkowe,

- ogólną sumę należności wyrażoną liczbowo i słownie,

- czytelny podpis wystawcy rachunku oraz odcisk pieczęci wystawcy, jeśli się nią posługuje.

[b]Gdy oryginał rachunku ulegnie zniszczeniu albo zaginie, jego wystawca – na wniosek kupującego lub odbiorcy usługi – ponownie wystawia rachunek zgodnie z danymi zawartymi w kopii tego rachunku.[/b]

Rachunek wystawiony ponownie musi zawierać wyraz „DUPLIKAT” oraz datę jego wystawienia. Duplikat rachunku powinien być wystawiony w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje kupujący lub odbiorca usługi, a kopię zatrzymuje sprzedawca lub wykonawca usługi.

[ramka][b]Czasem grozi grzywna[/b]

Kodeks karny skarbowy mówi, że kto wbrew obowiązkowi nie wystawia faktury lub rachunku za wykonanie świadczenia albo odmawia ich wydania, podlega karze grzywny do 180 stawek dziennych, a jeżeli fakturę lub rachunek wystawia w sposób nierzetelny albo takim dokumentem się posługuje, podlega grzywnie do 240 stawek dziennych.

W wypadku mniejszej wagi sprawca takich czynów podlega grzywnie za wykroczenie skarbowe. [/ramka]