Od momentu wejścia Polski do UE faktury nie muszą już zawierać ani podpisów, ani pieczątek. Jest to więc zwykły wydruk z drukarki komputera. Wielu przedsiębiorców zastanawia się więc, czy mogą przechowywać je w formie plików pdf i wydrukować dopiero, jeśli będą potrzebne (np. na żądanie kontroli).

[srodtytul]Liczba nie ma znaczenia[/srodtytul]

[b]Problemem tym zajmowała się Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji z 2 kwietnia 2009 r. (IPPP3/443-176/09-2/MM[/b]).

Z wnioskiem wystąpił podmiot, który odpłatnie wykonuje czynności określone w ustawie o dozorze technicznym, które musi dokumentować fakturami. Rocznie wystawia ich ponad 220 tys. W tym celu musi wydrukować 400 tys. stron. Aby uniknąć wysokich kosztów, wnioskodawca chciałby zaprzestać drukowania kopii faktur. W zamian przechowywałby je w formie elektronicznej. Korzyścią z zastosowania tej metody byłby niezwłoczny dostęp do treści faktury.

Izba skarbowa uznała takie stanowisko za nieprawidłowe. Wskazała, że zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy o VAT podatnicy VAT są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy.

Na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 8 ustawy o VAT szczegółowe zasady dotyczące faktur uregulowane zostały w [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=291169]rozporządzeniu ministra finansów z 28 listopada 2008 r. (DzU nr 212, poz. 1337)[/link].

Stosownie do § 19 tego rozporządzenia faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz ORYGINAŁ, a kopia faktury i faktury korygującej – wyraz KOPIA.

Z kolei w myśl § 21 ust. 1 rozporządzenia podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dokumenty te przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie (§ 21 ust. 2 rozporządzenia).

Na podstawie tych przepisów [b]izba skarbowa uznała, że podatnik, który wystawia faktury na papierze, nie może przechowywać ich kopii w formie elektronicznej.[/b]

[b]W taki sam sposób zinterpretował przepisy Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z 13 marca 2008 r. (III SA/Wa 108/08).[/b] Przyznał on, że nie istnieje przepis wprost nakazujący jednoczesne drukowanie oryginału i kopii. Obowiązek ten wynika jednak z ogółu regulacji dotyczących faktur.

[srodtytul]Trzeba spełnić wiele formalności[/srodtytul]

Oznacza to, że jedynym sposobem na uniknięcie stosów papierów jest zastosowanie rozwiązań przewidzianych w [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=BF91166717C770956050B24F4D518E37?id=178372]rozporządzeniu ministra finansów z 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (DzU nr 133, poz. 1119)[/link].

W tym celu trzeba jednak spełnić wiele formalności. Przede wszystkim należy uzyskać zgodę kontrahentów. Poza tym trzeba korzystać z kwalifikowanego podpisu elektronicznego albo zapewnić autentyczność dokumentów przy zastosowaniu odpowiedniego systemu wymiany danych elektronicznych (EDI). Trzeba także zapewnić, na żądanie organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną do tych faktur, w szczególności możliwość ich wydruku.

[srodtytul]Problemy z elektronicznymi korektami[/srodtytul]

Zgodnie z § 5 ust. 1 rozporządzenia faktury korygujące oraz duplikaty do faktur wystawianych i przesłanych w formie elektronicznej przesyła się w tej samej formie. Można od tego odstąpić tylko w sytuacji, gdy przeszkody formalne lub techniczne uniemożliwiają wystawianie i przesłanie dokumentu przez Internet (w szczególności w sytuacji cofnięcia przez odbiorcę faktur zgody na ich wystawianie i przesyłanie w formie elektronicznej). Wtedy sprzedawca wystawia dokument na papierze, zamieszczając na nim adnotację, że odpowiednio faktura korygująca lub duplikat dotyczy faktury wystawionej w formie elektronicznej.

Ten wydawałoby się prosty przepis był przyczyną wielu sporów podatników z fiskusem. To dlatego, że stosowany przez firmy system wymiany informacji (EDI) często w ogóle nie pozwala na wystawianie korekt przez Internet. W takiej sytuacji organy podatkowe twierdziły, że podatnicy w ogóle nie mogą stosować e-faktur. [b]Problem ten rozstrzygnął wyrok WSA w Warszawie z 26 stycznia 2009 r. (III SA/Wa 1870/08 – orzeczenie to jest prawomocne)[/b]. Uznał on, że brak możliwości wystawiania korekt przez Internet nie uniemożliwia wystawiania e-faktur.

[ramka][b]Nie wolno zmieniać treści[/b]

Faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania. [/ramka]

[ramka][b]Gdzie powinniśmy trzymać pliki[/b]

Faktury wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej przechowuje się na terytorium Polski w sposób umożliwiający, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organom do tych faktur, w szczególności zapewnienie możliwości udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur przez te organy, w tym ich wydruku, jak również zapewnienie czytelności tych faktur.

Dokumenty te mogą być przechowywane na terytorium innego państwa UE pod warunkiem uprzedniego poinformowania w formie pisemnej naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego właściwego w zakresie podatku akcyzowego, w odniesieniu do podatnika tego podatku, o miejscu ich przechowywania (adresie, a jeżeli adres odnosi się do innego podmiotu niż ten, który wystawił lub otrzymał fakturę – również o nazwie tego podmiotu). [/ramka]

masz pytanie, wyślij e-mail do autora [link=msilto:k.pilat@rp.pl]k.pilat@rp.pl[/link]